AOS Balance es el módulo financiero del ecosistema AOS Palace. Unifica en un solo plugin la gestión de patrocinadores, proveedores y gastos, ofreciendo al mismo tiempo un dashboard financiero en tiempo real y un portal de autogestión para que las empresas seleccionen y paguen su nivel de patrocinio sin intermediarios.
[aos_sponsorships] para que las empresas elijan su nivel, rellenen sus datos fiscales y paguen (transferencia o pasarela online) desde la web pública.Flujo completo de un patrocinio
[aos_sponsorships]. Si no tiene cuenta, se le pide que inicie sesión o se registre. Una vez autenticada, ve la rejilla de niveles disponibles con imagen, descripción y precio.| Componente | Versión mínima | Notas |
|---|---|---|
| AOS Palace Core | v2.8.0 o superior | Obligatorio. Provee ediciones, usuarios, órdenes de pago y sistema de facturas. |
| WordPress | 6.3 o superior | PHP 8.0+ recomendado. |
| AOS Pulse | Cualquier versión | Opcional. Necesario para pagos online en el portal. Sin él, solo transferencia bancaria. |
| Licencia AOS Balance | — | Sin licencia el plugin opera en modo Trial (máx. 3 patrocinadores, 3 proveedores, 3 gastos). |
AOS Balance se desactivará mostrando un aviso si AOS Palace Core no está activo en el momento de cargar la página de WordPress.
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Sube el plugin
En el panel de WordPress ve a Plugins → Añadir nuevo → Subir plugin y selecciona el archivo
aos-balance.zip. Haz clic en Instalar ahora. -
Activa el plugin
Pulsa Activar plugin tras la instalación. El instalador crea automáticamente las tablas de base de datos necesarias (
aos_bal_sponsors,aos_bal_providers,aos_bal_expenses). -
Activa tu licencia
Ve a AOS Balance → Ajustes → Licencia e introduce la clave de licencia. Sin licencia el plugin opera en modo Trial con límites de registros.
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Configura los niveles y la moneda
Ve a AOS Balance → Ajustes → Configuración para definir los niveles de patrocinio, la moneda, el IVA por defecto y la página del portal de patrocinios.
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Crea la página del portal
Crea una página WordPress e inserta el shortcode
[aos_sponsorships]. Luego selecciona esa página en Configuración → Página de patrocinios.
Las tablas se crean al activar el plugin y se actualizan automáticamente cuando hay cambios de versión de base de datos, sin necesidad de intervención manual.
Cada nivel define el "paquete" de patrocinio que una empresa puede contratar. Los niveles se muestran como tarjetas visuales en el portal público.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Clave (slug) | Identificador interno único sin espacios (ej: platinum). Una vez usado en patrocinios, no cambies el slug o los registros existentes perderán su etiqueta. |
| Etiqueta visible | Nombre que ven los usuarios y aparece en las facturas (ej: "Platino", "Oro"). |
| Precio (€) | Importe del patrocinio. Con valor 0, el portal muestra un botón de contacto en lugar del formulario de pago. |
| Descripción | Texto de ventajas o beneficios del nivel. Aparece en la tarjeta del portal de patrocinios bajo el nombre del nivel. |
| Imagen del nivel | Imagen ilustrativa seleccionada desde la biblioteca de medios de WordPress. Se muestra en la cabecera de la tarjeta. |
Añadir y eliminar niveles
Pulsa + Añadir nivel para crear una nueva tarjeta de nivel en el formulario. Para eliminar un nivel existente, haz clic en el botón ✕ Quitar de esa tarjeta. Los cambios no se guardan hasta pulsar Guardar configuración.
Si ya hay patrocinadores registrados con un nivel, no elimines ese slug del formulario — los registros existentes quedarían sin etiqueta reconocible. En su lugar, deja el nivel pero ajusta el precio a 0 para ocultarlo del portal.
Mensaje del botón "Contactar" v1.2
Debajo de todos los niveles encontrarás un campo "✉️ Mensaje del botón Contactar". Los niveles con precio 0 ("A consultar") muestran un botón Contactar en lugar del formulario de pago; al pulsarlo, el visitante ve este mensaje en una ventana emergente.
Es ideal para indicar un email, un teléfono o instrucciones para preparar una propuesta a medida. Si lo dejas vacío, el botón abre directamente el correo del administrador (comportamiento por defecto).
Migración desde versiones anteriores
Las versiones anteriores a v1.1.0 usaban dos opciones separadas (aos_bal_sponsor_levels y aos_bal_sponsor_levels_prices). Al guardar la configuración por primera vez tras actualizar, los datos legacy se migran automáticamente a la nueva opción unificada aos_bal_levels_data.
Los textos del encabezado del selector de niveles son totalmente configurables desde el panel de administración:
| Campo | Valor por defecto | Dónde aparece |
|---|---|---|
| Título del selector | "Selecciona tu nivel de patrocinio" | Encabezado <h2> sobre la rejilla de niveles |
| Subtítulo | "Elige el nivel que mejor se adapta a tu empresa. Una vez realizado el pago recibirás tu factura." | Párrafo descriptivo bajo el título |
Si los campos se dejan vacíos, el portal usa los textos por defecto en el idioma activo de WordPress.
El campo Página de patrocinios vincula la página de WordPress donde has insertado el shortcode. Este vínculo se usa para:
- Redirigir al usuario al portal tras completar el pago.
- Mostrar el botón "Ver estado del patrocinio" en la pestaña "Mi Patrocinio" del perfil.
El shortcode
Insértalo en cualquier página o entrada de WordPress. El shortcode detecta automáticamente si el usuario está logueado y muestra el estado adecuado según su situación (sin patrocinio, pago pendiente o confirmado).
Para que el portal sea accesible solo a empresas autenticadas, puedes restringir la página al rol que corresponda usando cualquier plugin de control de acceso de WordPress.
| Campo | Opciones | Efecto |
|---|---|---|
| Moneda | € Euro / $ Dólar / £ Libra | Símbolo que se muestra en precios y facturas de patrocinio. |
| IVA por defecto en gastos | 0%, 4%, 10%, 21% | Tipo de IVA sugerido al crear un nuevo gasto de proveedor. |
Los datos bancarios para las instrucciones de transferencia (IBAN, BIC/SWIFT, nombre del beneficiario) se configuran en los ajustes de facturación del AOS Palace Core (aos_bank_iban, aos_bank_swift, aos_billing_company).
Define los tipos de proveedor disponibles para el congreso. Las categorías se usan en los filtros del Dashboard Financiero y en la ficha de cada proveedor. Las predeterminadas son:
| Slug | Etiqueta por defecto |
|---|---|
venue | Sede / Venue |
catering | Catering |
av | AV / Tecnología |
transport | Transporte |
printing | Imprenta |
custom | Otros |
Añade categorías propias con el botón + Añadir categoría y elimina las que no necesites con ✕. Guarda los cambios con Guardar configuración.
El listado de patrocinadores muestra todos los registros de la edición activa. Desde aquí el administrador puede crear, editar y eliminar patrocinadores manualmente, además de gestionar el ciclo de vida de cada patrocinio.
Campos del patrocinador
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Razón social | Nombre de la empresa que aparece en la factura y en el listado. |
| Nivel | Nivel de patrocinio seleccionado (Platino, Oro, etc.). |
| Importe del contrato | Cantidad acordada. Por defecto se toma del precio del nivel, pero puede modificarse manualmente. |
| Datos fiscales | NIF/CIF, dirección fiscal y email de facturación almacenados en JSON. |
| Persona de contacto | Nombre, email y teléfono del interlocutor en la empresa patrocinadora. |
| Estado | Ver tabla de estados a continuación. |
| Orden de pago | ID de la orden en AOS Palace Core. Se genera automáticamente al procesar el pago en el portal. |
| Usuario WordPress | Cuenta de la empresa asociada. Se asigna si la empresa se registró a través del portal. |
Estados del patrocinio
El administrador puede cambiar el estado manualmente desde la ficha del patrocinador. Al marcar Pagado, el sistema lanza la cadena oficial del Core y emite la factura automáticamente.
Comprobante y factura en la ficha v1.2
Al abrir la ficha de un patrocinador, en la columna lateral encontrarás dos bloques nuevos:
- Comprobante de pago: si el patrocinador subió su justificante de transferencia desde el portal, aquí se ve —miniatura si es imagen, o indicador si es PDF— con un botón para ver / descargar el archivo. Admite JPG, PNG y PDF.
- Factura: muestra el número de factura emitida y un botón Ver / descargar factura. Si el patrocinio está pagado pero aún no tiene factura (datos antiguos), aparece un botón Generar factura ahora.
La factura del patrocinio se emite a nombre de la empresa patrocinadora (razón social y CIF de los datos fiscales capturados en la compra), no del usuario que la gestiona. Esto es un requisito legal: una factura a nombre equivocado no es válida.
Patrocinio manual desde Caja v1.2
Además del portal online y del alta manual en este listado, la secretaría técnica puede registrar un patrocinio cobrado en el momento (efectivo, tarjeta o transferencia) desde AOS Palace → Caja → pestaña Patrocinio, en el plugin Core.
El patrocinio creado desde Caja entra por el mismo flujo que el portal online: genera su orden de pago en el Core, queda en estado Pagado, produce la factura PDF y aparece en el portal del patrocinador. Por eso es importante no alterar el ciclo de estados ni el listener de confirmación de pago. Requiere indicar el email de contacto, que se usa como pagador de la factura.
Los proveedores son las empresas externas que prestan servicios al congreso (sede, catering, imprenta, etc.). Su gestión es independiente del portal de patrocinios.
Campos del proveedor
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Razón social del proveedor. |
| Categoría | Tipo de servicio (configurable en Ajustes → Categorías de Proveedor). |
| Persona de contacto | Nombre, email y teléfono. |
| NIF/CIF | Identificación fiscal del proveedor. |
| Notas | Observaciones internas libres. |
| Estado | Prospecto · Contratado · Cancelado. |
| Contrato (PDF) | Archivo adjunto almacenado en la biblioteca de medios de WordPress. |
Desde el listado puedes filtrar por categoría y ver el importe total de gastos asociados a cada proveedor.
Cada gasto registra un desembolso económico del congreso: el importe base sin IVA, el tipo de IVA, el proveedor asociado, el estado de pago y la factura en PDF.
Campos del gasto
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Concepto | Descripción breve del gasto. |
| Proveedor | Empresa proveedora vinculada (debe estar creada previamente). |
| Fecha | Fecha del gasto o de la factura. |
| Importe base (sin IVA) | Cantidad en euros sin impuestos. |
| Tipo IVA | 0%, 4%, 10% o 21%. El total con IVA se calcula automáticamente. |
| Estado de pago | Pendiente / Pago parcial / Pagado completo. |
| Cantidad ya pagada | Importe abonado en caso de pago parcial. |
| Factura PDF | Archivo adjunto desde la biblioteca de medios. |
| Nº Factura / Fecha factura / Fecha de pago | Datos de control contable. |
Resumen de pago en la ficha
Cada ficha muestra automáticamente un recuadro con Total facturado, Pagado parcialmente y Pendiente de pago, calculados a partir del importe base + IVA y la cantidad ya abonada.
El Dashboard Financiero consolida en una sola pantalla todos los datos económicos de la edición activa del congreso.
Las 3 vistas v1.3
En la parte superior del dashboard hay tres pestañas que separan las cuentas del congreso de las de la asociación:
Las cuotas de socio son ingreso recurrente de la asociación, transversal a las ediciones del congreso. No se imputan al presupuesto de ninguna edición concreta: por eso la cifra de «Cuotas» de la vista General es la misma que la de la pestaña «Cuotas de socio», y se cumple la identidad General = Congreso puro + Cuotas de socio. Las cuotas se imputan al año natural de la fecha real del pago, de modo que cuadran exactamente con la sección Socios del Core.
Bloques de métricas
Contadores de participación
Sobre las métricas financieras, una fila de contadores resume la participación de la edición: inscritos confirmados, socios activos, ponentes y —desde la v1.2— una tarjeta "Patrocinadores" con el número de patrocinios confirmados + pagados. Cada contador solo aparece si tiene al menos un registro.
Tablas y gráfico de resumen
Bajo las métricas encontrarás:
- Tabla de patrocinadores con nivel, importe y estado.
- Estado de gastos por categoría de proveedor: total facturado, pagado real y pendiente para cada tipo.
- Resumen visual: gráfico de barras comparando ingresos, gastos facturados y pagado real.
Las inscripciones en estado "En Revisión" no se incluyen en el total de ingresos. El dashboard muestra un aviso con el importe pendiente de validar.
El shortcode detecta automáticamente el estado del usuario logueado y muestra el contenido adecuado:
Modal de checkout
Al pulsar "Seleccionar" en un nivel, se abre un modal con el formulario de datos fiscales y de contacto. El formulario se pre-rellena automáticamente con los datos del perfil del usuario (aos_company, aos_nif, aos_address):
- Si el usuario tiene datos de facturación en su perfil → aviso azul informativo con enlace a "Editar perfil".
- Si el usuario no tiene datos de facturación → aviso amarillo con invitación a configurarlos en el perfil para que se carguen solos la próxima vez.
Métodos de pago
Si solo hay un método disponible (transferencia bancaria), el campo de selección se oculta. Si AOS Pulse está activo y hay múltiples métodos, aparece un selector de radio.
Subida de comprobante
Con transferencia bancaria, tras ver las instrucciones el usuario puede adjuntar el comprobante de pago en PDF, JPG o PNG. El archivo se guarda en la biblioteca de medios de WordPress y queda vinculado a la orden de pago del Core.
La pestaña "Mi Patrocinio" aparece automáticamente en el perfil de usuario gestionado por AOS Palace Core ([aos_user_profile]), pero solo si el usuario tiene al menos un registro de patrocinio para la edición activa. No es necesario configurarla.
Información que muestra v1.2
La pestaña se organiza en dos bloques:
| Bloque | Dato | Descripción |
|---|---|---|
| Detalle del patrocinio | Estado (badge) | Prospecto / Pago pendiente / Confirmado / Patrocinio activo, con color diferenciado. |
| Nivel | Etiqueta del nivel de patrocinio contratado. | |
| Importe | Importe del contrato formateado con símbolo de moneda. | |
| Datos bancarios | Visibles solo si el estado es "Pago pendiente" y el método es transferencia bancaria. | |
| Factura | Nº Factura | Número y año de la factura emitida. |
| Fecha de emisión | Fecha en que se emitió la factura. | |
| Razón social | Nombre fiscal de la empresa (campo «razón social» de los datos fiscales del patrocinio), no el nombre del usuario. | |
| NIF/CIF · Base · IVA · Total | Desglose fiscal de la factura. | |
| Ver / descargar factura | Botón que abre la factura del Core (se genera al vuelo; no depende de un PDF pre-guardado). | |
| Ver estado del patrocinio | Enlace a la página del portal si el estado es "Pago pendiente". |
La pestaña se registra con prioridad 50, lo que la sitúa después de "Mi Acreditación" de AOS Pass (prioridad 40) y antes de otras pestañas de menor prioridad.
Sin una licencia activa, AOS Balance opera en modo Trial con los siguientes límites:
| Módulo | Límite Trial | Con licencia |
|---|---|---|
| Patrocinadores | Máx. 3 registros | Sin límite |
| Proveedores | Máx. 3 registros | Sin límite |
| Gastos | Máx. 3 registros | Sin límite |
Activar la licencia
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Ve a Ajustes → Licencia
En el panel AOS Balance → Ajustes, selecciona la pestaña Licencia.
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Introduce la clave de licencia
Pega la clave que recibiste al adquirir AOS Balance en el campo correspondiente y guarda.
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Verifica el estado
El estado de la licencia aparece en la pestaña Soporte. Si la verificación con el servidor AOSYS falla, comprueba la conectividad del servidor y que la clave es correcta.
Las actualizaciones automáticas del plugin están disponibles solo con licencia activa. Sin licencia, las actualizaciones deben hacerse manualmente.
| Término | Definición |
|---|---|
| Nivel de patrocinio | Categoría de aportación económica (Platino, Oro, Plata…). Define el precio y los beneficios de cada paquete. |
| Prospecto | Registro inicial de una empresa interesada en patrocinar. No tiene aún orden de pago. |
| Orden de pago | Registro en AOS Palace Core que gestiona el flujo de cobro. Se crea al seleccionar un nivel en el portal. |
| Balance proyectado | Ingresos totales menos gastos facturados. Previsión financiera si todos los gastos se pagaran hoy. |
| Balance real (caja) | Ingresos totales menos lo realmente desembolsado en proveedores (pagos completos + parciales). |
| Comprobante de pago | Documento PDF, JPG o PNG que la empresa sube para acreditar una transferencia bancaria. |
| aos_company / aos_nif | Metadatos del perfil de usuario de WordPress donde AOS Palace almacena la razón social y el NIF de la empresa. |
| IBAN / BIC-SWIFT | Coordenadas bancarias del congreso, configuradas en AOS Palace Core y mostradas automáticamente en el portal de patrocinios. |
¿Puedo usar AOS Balance sin AOS Pulse?
Sí. Sin AOS Pulse solo estará disponible el método de transferencia bancaria en el portal de patrocinios. Los patrocinadores recibirán las instrucciones IBAN y podrán adjuntar el comprobante de pago manualmente.
¿Cómo se genera la factura del patrocinio?
Cuando el pago se confirma (manualmente por el administrador o automáticamente via AOS Pulse), AOS Balance lanza la cadena oficial del Core para generar la factura. El número y año los asigna el Core según su secuencia de facturación. La factura se emite a nombre de la empresa patrocinadora (razón social y CIF de los datos fiscales del patrocinio) y se puede ver/descargar tanto desde la ficha del administrador como desde la pestaña «Mi Patrocinio» del patrocinador.
Un socio activo no suma en «Cuotas de socio», ¿por qué?
Las cuotas se imputan al año natural de la fecha real del pago. Un socio puede estar activo pero sin ingreso asociado si se importó desde el sistema anterior sin un pago registrado (importe 0), o si su pago fue en otro año. La tesorería refleja solo el dinero realmente cobrado por el sistema, y cuadra exactamente con la sección Socios del Core.
¿Qué pasa si cambio el precio de un nivel y ya hay patrocinadores con ese nivel?
Los patrocinios existentes almacenan el importe en el campo contract_amount al momento de crearse. Cambiar el precio del nivel no afecta a los registros ya existentes.
¿Puedo tener niveles distintos por edición del congreso?
La configuración de niveles es global (no por edición). Si necesitas niveles diferentes para ediciones distintas, deberás actualizar la configuración antes de cada edición y documentar los cambios.
Un usuario tiene dos patrocinios: ¿cuál muestra "Mi Patrocinio"?
La pestaña muestra siempre el patrocinio más reciente (ORDER BY id DESC LIMIT 1) para la edición activa. El portal [aos_sponsorships] también bloquea la creación de un segundo patrocinio si ya existe uno activo.
¿Cómo configuro el perfil de usuario para que los datos se pre-rellenen?
AOS Balance lee los metadatos aos_company (razón social) y aos_nif (NIF/CIF) del perfil de WordPress. Estos metadatos los gestiona AOS Palace Core en la sección de datos de facturación del perfil de usuario. El usuario debe completarlos antes de acceder al portal de patrocinios.
¿Cómo elimino el límite Trial?
Activa una licencia válida en AOS Balance → Ajustes → Licencia. Una vez activada, los límites desaparecen y los registros existentes no se ven afectados.