AOS Broadcast es la extensión de comunicación masiva del ecosistema AOS Palace. Permite al equipo organizador enviar correos electrónicos dirigidos a grupos concretos de participantes — ponentes, revisores, socios, staff — sin necesidad de exportar listas ni usar herramientas externas.
Todos los mensajes se envían en segundo plano para no bloquear el panel de administración, quedan registrados con el estado de entrega de cada destinatario y pueden programarse con antelación.
Tabla de roles del sistema
| Rol | Descripción | Quién lo gestiona |
|---|---|---|
| Administrador | Crea y envía mensajes, accede al registro de entregas y configura los datos del remitente. | Secretaría / Comité organizador |
| Participante | Destinatario de los mensajes. Puede darse de baja a través del enlace de baja incluido en los correos. | Congresista inscrito |
Al redactar un mensaje puedes seleccionar uno o varios segmentos de destinatarios. El sistema calcula automáticamente cuántas personas recibirán el correo según los participantes registrados en la edición activa del congreso.
Los segmentos se resuelven en tiempo real según el congreso activo. Si hay varias ediciones configuradas en AOS Palace Core, los destinatarios siempre corresponden a la edición que esté activa en ese momento.
| Segmento | A quién incluye |
|---|---|
| Participante | Asistentes con inscripción confirmada al congreso. |
| Socio | Participantes que son socios activos con cuota al corriente. |
| Ponente | Presentadores de comunicaciones aceptadas. |
| Revisor | Miembros del comité científico con tareas de evaluación asignadas. |
| Moderador | Moderadores de sesión o sala. |
| Staff | Equipo organizador y personal del congreso. |
| Invitado | Asistentes invitados de forma especial. |
| Voluntario | Colaboradores voluntarios del evento. |
Puedes combinar varios segmentos en un mismo mensaje. Por ejemplo, seleccionar Ponente y Moderador a la vez para comunicar algo específico sobre las sesiones del congreso.
| Requisito | Versión mínima | Notas |
|---|---|---|
| AOS Palace Core | v2.11.0 o superior | Obligatorio. AOS Broadcast no se activa si el Core no está instalado y activo. |
| WordPress | 6.0+ | Versiones anteriores no están soportadas. |
| PHP | 8.0+ | Necesario para el espacio de nombres y la sintaxis moderna del plugin. |
| WP-Cron | Activo | Imprescindible para el procesamiento en cola y los envíos programados. Si WP-Cron está desactivado en tu instalación, los mensajes no se entregarán automáticamente. |
| Servidor de correo (SMTP) | — | AOS Broadcast usa la función de correo de WordPress. Se recomienda configurar un plugin SMTP (ej. WP Mail SMTP) para garantizar la entrega. |
Si el servidor de alojamiento tiene desactivado WP-Cron, los mensajes programados y los envíos en cola no funcionarán. Consulta con tu proveedor de hosting o configura un cron real del sistema operativo que llame a wp-cron.php periódicamente.
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Verifica que AOS Palace Core está activo
En el listado de plugins de WordPress, comprueba que AOS Palace Core aparece como activo. Sin él, AOS Broadcast no se cargará.
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Sube el archivo del plugin
Ve a Plugins → Añadir nuevo → Subir plugin y selecciona el archivo
aos-broadcast.zip. También puedes descomprimir la carpeta directamente enwp-content/plugins/. -
Activa el plugin
En la lista de plugins localiza AOS Broadcast y pulsa Activar. El sistema crea automáticamente las tablas de base de datos necesarias.
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Configura el remitente
Ve a AOS Broadcast → Ajustes e introduce el nombre y la dirección de correo desde la que se enviarán los mensajes (ver sección Ajustes del remitente).
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Activa la licencia (opcional en trial)
Si dispones de una licencia comercial, introdúcela en AOS Broadcast → Ajustes → Licencia. Sin licencia, el plugin funciona en modo trial con un límite de envíos.
Cuando la instalación es correcta, aparece el menú AOS Broadcast en la barra lateral de administración de WordPress con las opciones Mensajes, Nuevo Mensaje, Registro de envíos y Ajustes.
Desde AOS Broadcast → Ajustes puedes definir los datos del remitente que verán los destinatarios en su bandeja de entrada. Estos ajustes se aplican a todos los mensajes enviados desde el plugin.
| Opción | Descripción | Valor por defecto |
|---|---|---|
| Nombre del remitente | El nombre que aparece en el campo De: del correo. Usa el nombre del congreso o de la organización. | Nombre del sitio WordPress |
| Dirección de correo | La dirección desde la que se envían los mensajes. Asegúrate de que es una dirección válida y que tu servidor de correo tiene permiso para enviar desde ella. | Correo del administrador de WordPress |
Para evitar que los correos caigan en spam, configura un plugin SMTP y usa una dirección de correo del mismo dominio que tu sitio. Las direcciones de Gmail o Hotmail como remitentes en servidores de terceros suelen ser filtradas.
AOS Broadcast incluye un modo trial que permite probar todas las funcionalidades del plugin con un límite en el número total de correos que se pueden enviar. Una vez alcanzado ese límite, los envíos quedan bloqueados hasta que se active una licencia comercial.
Para activar la licencia, ve a AOS Broadcast → Ajustes e introduce tu clave de licencia en el campo correspondiente. La verificación se realiza automáticamente en línea.
Desde AOS Broadcast → Nuevo Mensaje accedes al compositor de mensajes. Rellena los campos siguientes y elige entre guardar como borrador, programar el envío o enviarlo de inmediato.
Campos del compositor
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Asunto | La línea de asunto del correo. Aparece en la bandeja de entrada de los destinatarios. Puedes incluir variables como {{site_name}}. |
| Responder a | Dirección a la que se redirigen las respuestas de los destinatarios. Si lo dejas en blanco, se usa la dirección del remitente configurada en Ajustes. |
| Destinatarios | Selecciona uno o más segmentos de participantes. El sistema muestra en tiempo real cuántas personas recibirán el mensaje. |
| Cuerpo del mensaje | Contenido del correo en formato HTML. Puedes pegar diseño HTML directamente o escribirlo en el editor. Usa las variables personalizadas para personalizar el texto (ver sección Variables personalizadas). |
Acciones disponibles
El contador de destinatarios en tiempo real se actualiza automáticamente al seleccionar o deseleccionar segmentos. Úsalo para confirmar el alcance del mensaje antes de enviarlo.
Lista de mensajes
Desde AOS Broadcast → Mensajes puedes ver todos los mensajes creados, filtrarlos por estado (Borradores, Programados, En envío, Enviados, Fallidos) y acceder a cada uno para editarlo o consultar sus resultados.
Las variables personalizadas se sustituyen automáticamente por el valor real de cada destinatario en el momento del envío. Escríbelas exactamente como aparecen aquí, con las llaves dobles incluidas.
Ejemplo de uso
Hola {{first_name}}, te informamos de los cambios en el programa del congreso {{site_name}}.
Si un destinatario no tiene el campo de nombre relleno en su perfil, la variable {{first_name}} aparecerá en blanco en el correo recibido. Comprueba que los perfiles de los participantes estén completos antes de enviar.
La opción de programar un envío te permite preparar el mensaje con antelación y dejar que el sistema lo entregue en el momento exacto que necesitas, sin tener que estar presente.
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Rellena el mensaje completo
Escribe el asunto, selecciona los destinatarios y redacta el cuerpo del mensaje con todas las variables que necesites.
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Elige la opción "Programar"
En las acciones del compositor, selecciona Programar en lugar de Enviar ahora.
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Selecciona la fecha y hora
Introduce el día y la hora de entrega en el selector de fecha. La hora usa la zona horaria configurada en WordPress.
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Confirma la programación
El mensaje queda en estado Programado en la lista de mensajes. El sistema revisará automáticamente cada pocos minutos si hay mensajes cuya hora de entrega ha llegado.
La entrega programada depende de que WP-Cron esté funcionando correctamente. Si tu sitio tiene poco tráfico, el envío puede retrasarse ligeramente respecto a la hora exacta. Para entornos de producción con tráfico bajo, configura un cron del sistema operativo para mayor precisión.
Cada mensaje pasa por una serie de estados a lo largo de su ciclo de vida. Puedes ver el estado actual en la lista de mensajes de AOS Broadcast → Mensajes.
Desde AOS Broadcast → Registro de envíos puedes ver el resultado detallado de cada mensaje: cuántos correos se entregaron correctamente, cuántos fallaron y a quién.
Información disponible en el registro
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Destinatario | Nombre y dirección de correo del participante al que se envió el mensaje. |
| Estado | Resultado de la entrega individual: Entregado, Pendiente o Fallido. |
| Fecha de entrega | Marca de tiempo exacta en la que se procesó el envío al destinatario. |
| Detalle del error | En caso de fallo, muestra el motivo. Útil para diagnosticar problemas de configuración del servidor de correo. |
Usa el registro de envíos después de cada campaña para identificar participantes que no han recibido el correo. Si hay muchos fallidos, puede indicar un problema con la configuración SMTP del servidor.
Resumen por mensaje
En la lista de mensajes (AOS Broadcast → Mensajes), cada mensaje enviado muestra un resumen con el total de destinatarios, cuántos recibieron el correo y cuántos fallaron. Pulsa sobre un mensaje para acceder al registro completo de esa campaña.
| Término | Definición |
|---|---|
| Mensaje | El correo electrónico que se crea en el compositor de AOS Broadcast, con su asunto, cuerpo y lista de destinatarios. |
| Segmento | Grupo de participantes definido por su rol en el congreso (ponente, revisor, socio, etc.) al que se puede dirigir un mensaje. |
| Borrador | Un mensaje guardado que aún no se ha programado ni enviado. Puede editarse en cualquier momento. |
| Cola de envío | El sistema de procesamiento en segundo plano que entrega los correos en lotes para no sobrecargar el servidor. |
| Variable personalizada | Un marcador de posición como {{first_name}} que se sustituye automáticamente por el valor real de cada destinatario en el momento del envío. |
| Envío programado | Un mensaje al que se ha asignado una fecha y hora de entrega futura. El sistema lo procesa automáticamente cuando llega ese momento. |
| Registro de envíos | El historial de entregas de un mensaje, con el estado individual de cada destinatario (entregado, pendiente o fallido). |
| Lote | Grupo de destinatarios procesados en una misma ejecución de la cola (10 correos por lote). Permite distribuir los envíos masivos en el tiempo. |
| Enlace de baja | URL personal que incluye la variable {{unsubscribe_url}} y permite al destinatario retirarse de futuras comunicaciones del congreso. |
| Edición activa | La edición del congreso marcada como activa en AOS Palace Core. Los destinatarios de cada mensaje se calculan siempre en base a la edición activa. |
| Modo trial | Estado del plugin cuando no tiene licencia comercial activa. Permite enviar hasta un cupo limitado de correos para evaluar la herramienta. |
He enviado un mensaje pero los destinatarios aún no lo han recibido. ¿Qué ha pasado?
Los envíos se procesan en cola en segundo plano. Dependiendo del número de destinatarios y del tráfico del sitio, puede tardar algunos minutos en completarse. Consulta AOS Broadcast → Mensajes y verifica que el estado es En envío o Enviado. Si el estado sigue siendo Programado pasado bastante tiempo, comprueba que WP-Cron está funcionando correctamente en tu instalación.
Los correos llegan a la carpeta de spam de los destinatarios. ¿Cómo lo soluciono?
Este problema suele deberse a que el servidor no está correctamente autenticado para enviar correos desde el dominio del sitio. Instala y configura un plugin SMTP (como WP Mail SMTP) con las credenciales de tu proveedor de correo. Además, asegúrate de que el dominio tiene configurados los registros SPF, DKIM y DMARC correctamente.
¿Puedo enviar el mismo mensaje a varios segmentos a la vez?
Sí. En el compositor de mensajes puedes seleccionar múltiples segmentos simultáneamente. El sistema elimina automáticamente los duplicados: si un participante pertenece a dos segmentos seleccionados, solo recibirá el mensaje una vez.
¿Puedo editar un mensaje que ya está programado?
Sí. Mientras el mensaje está en estado Programado, puedes acceder a él desde la lista de mensajes, modificarlo y volver a guardarlo. Una vez que pasa a En envío o Enviado, ya no se puede editar.
El registro muestra muchos envíos en estado "Fallido". ¿Qué significa?
Indica que el servidor de correo no pudo entregar el mensaje a esas direcciones. Las causas más comunes son: dirección de correo incorrecta o inexistente, servidor SMTP mal configurado, límites de envío del servidor de alojamiento alcanzados, o el servidor remoto rechaza el correo por políticas antispam. Revisa el detalle del error en el registro para identificar la causa exacta.
¿Hay algún límite en el número de destinatarios por mensaje?
No hay un límite fijo por mensaje, pero ten en cuenta que el servidor de alojamiento puede tener restricciones sobre el número de correos por hora. Los envíos se procesan en lotes de 10 para minimizar este impacto. Si necesitas enviar a centenares de destinatarios y el servidor tiene límites bajos, considera contactar con tu proveedor para ampliar esos límites o usar un servicio de correo transaccional dedicado (SendGrid, Mailgun, etc.).