AOS Match gestiona el Foro de Transferencia y Ronda de Negocios de un congreso: el espacio donde entidades y profesionales publican lo que ofrecen o necesitan, se descubren entre sí en un directorio cruzado, y acuerdan reuniones 1 a 1 que el equipo organizador agenda en salas y franjas horarias concretas durante el evento.
El plugin se integra automáticamente con AOS Palace Core: desde el perfil de cada usuario aparece la pestaña Mis Reuniones sin ninguna configuración adicional, y todas las notificaciones viajan por el Mailer Hub compartido del ecosistema.
Roles del sistema
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Administrador | Acceso completo: ajustes, temáticas, ofertas/demandas, salas, reuniones, correos y estadísticas. Puede forzar la aceptación o cancelación de cualquier reunión y crear un match manual entre dos listings. |
| Participante | Registra su perfil de foro (individual o en representación de una entidad), publica ofertas/demandas, navega el directorio, solicita y gestiona sus reuniones desde su perfil. |
AOS Match no define un rol de WordPress nuevo. Cualquier usuario con sesión iniciada y elegible según los ajustes de la edición (ver Ajustes Generales) puede registrarse como participante del foro; el acceso al panel de administración sigue la capacidad estándar manage_options.
| Componente | Versión mínima | Tipo | Notas |
|---|---|---|---|
| AOS Palace Core | v2.28.0 | Obligatorio | Proporciona ediciones, participantes, el perfil de usuario, el Mailer Hub y las URLs de páginas (aos_ev_get_page_url()). |
| WordPress | 6.0 | Obligatorio | — |
| PHP | 7.4 | Obligatorio | — |
| AOS Pass | — | Opcional | Si está activo, un participante que registra su perfil de foro queda automáticamente visible para AOS Pass/AOS Cert como asistente, incluso sin inscripción de pago al congreso ("solo foro"). |
Si AOS Palace Core no está activo, AOS Match no se cargará correctamente. Actívalo siempre primero.
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Verifica que AOS Palace Core está activo
Ve a Plugins → Plugins instalados y confirma que AOS Palace Core aparece como activo.
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Sube e instala AOS Match
Ve a Plugins → Añadir nuevo → Subir plugin, selecciona el archivo
aos-match.zipy haz clic en Instalar ahora. -
Activa el plugin
Haz clic en Activar plugin. Se crean automáticamente las tablas de base de datos necesarias (ofertas/demandas, reuniones, mensajes, salas, valoraciones, plantillas de correo).
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Introduce la licencia
Ve a AOS Match → Ajustes → Licencia, pega tu clave y haz clic en Activar. Sin licencia el plugin funciona en modo de prueba de 30 días.
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Configura el foro para la edición activa
En AOS Match → Ajustes → General, define el nombre del foro, las fechas y, si lo necesitas, el límite de reuniones por oferta/demanda.
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Crea tus temáticas
Ve a AOS Match → Temáticas y da de alta las categorías bajo las que se clasificarán las ofertas y demandas.
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Publica las páginas con los shortcodes
Crea una página con
[aos_match_register](registro de ofertas/demandas) y otra con[aos_match_directory](directorio), y guarda sus URLs en Ajustes → General para que el resto del plugin pueda enlazarlas.
La pestaña Mis Reuniones aparecerá automáticamente en el perfil de todos los participantes. No requiere configuración adicional.
Accede a AOS Match → Ajustes para encontrar cinco pestañas: General, Correos, Shortcodes, Licencia y Soporte. Todos los ajustes de la pestaña General son por edición: cada congreso tiene su propia configuración, y cambiar de edición activa en el Core no borra la configuración de las anteriores.
Pestaña General
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Nombre del foro | Texto que aparece en el directorio, los correos y los títulos de página. Por defecto "Foro de Transferencia y Ronda de Negocios". |
| Requiere inscripción al congreso | Si se activa, solo pueden registrarse como participantes del foro quienes ya tengan una inscripción activa en el congreso (vía AOS Palace Core). Si se desactiva, cualquier usuario con sesión iniciada puede participar aunque no esté inscrito. |
| Apertura / cierre de registro | Ventana de fechas en la que se admiten nuevas ofertas/demandas. |
| Cierre de rondas | A partir de esta fecha, los participantes ya no pueden solicitar ni aceptar nuevas reuniones (siguen pudiendo rechazar, cancelar y chatear). El administrador conserva control total en todo momento: sigue pudiendo crear matches manuales y forzar cambios de estado. |
| Límite de reuniones por oferta / por demanda | Nº máximo de reuniones activas (pendiente, aceptada o confirmada) que puede acumular una misma oferta o demanda. 0 = sin límite. |
| URL del directorio / URL de registro | Las páginas donde has colocado [aos_match_directory] y [aos_match_register] — el plugin las usa para generar enlaces correctos en correos, avisos y el submenú de "Mis Reuniones". |
Al crear una nueva edición del congreso, usa el botón "Duplicar de la edición anterior" en Ajustes para copiar la configuración y las temáticas de golpe, en vez de rehacerlas desde cero.
AOS Match ofrece un periodo de prueba de 30 días naturales desde la primera activación, con todas las funciones disponibles (a diferencia de otros plugins del ecosistema, aquí el trial no limita por número de registros, sino por tiempo — más adecuado a un uso estacional ligado a las fechas del congreso).
| Situación | Qué ocurre |
|---|---|
| Trial vigente, sin licencia | El plugin funciona con normalidad. Se muestra un aviso en el admin con los días restantes. |
| Trial expirado, sin licencia | Todas las páginas de administración, el directorio, el registro y la pestaña "Mis Reuniones" quedan bloqueados con un aviso. Solo las pestañas Licencia y Soporte de Ajustes siguen accesibles. |
| Licencia activa | Sin límites ni avisos. La licencia se valida contra el servidor del licenciador cada vez. |
La clave de licencia se introduce en AOS Match → Ajustes → Licencia. Los datos ya introducidos (ofertas, demandas, reuniones, mensajes) nunca se borran por expirar el trial — simplemente dejan de ser accesibles hasta que se active una licencia.
Cada oferta o demanda debe tener obligatoriamente una temática asociada — sin ella no se puede publicar. Ve a AOS Match → Temáticas para gestionar el árbol de categorías (con subtemáticas opcionales) de la edición activa.
Si el congreso también usa AOS Paper, el botón "Importar desde AOS Paper" copia de un tirón las temáticas científicas ya definidas allí, evitando duplicar el trabajo de clasificación.
El shortcode [aos_match_register] guía al participante en dos pasos: primero su perfil de foro, después las ofertas y/o demandas que quiera publicar.
Paso 1 — Perfil de foro
El participante elige, mediante tarjetas visuales de selección, si acude a título individual o en representación de una entidad (empresa, institución). Si elige entidad, indica su nombre y una breve descripción — estos campos nunca se rellenan automáticamente desde los datos de inscripción al congreso, para evitar mezclar el perfil profesional con el de facturación. El cambio entre individual/entidad se guarda al instante, sin necesidad de pulsar un botón de guardar aparte.
Paso 2 — Ofertas y demandas
Con el perfil ya creado, el participante puede publicar tantas ofertas y demandas como quiera (0..N), cada una con:
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Tipo | Sí | Oferta (lo que aporta) o Demanda (lo que busca). |
| Temática | Sí | Debe elegir una de las temáticas configuradas por el organizador. |
| Título | Sí | Resumen corto que se ve en el directorio. |
| Descripción | Sí | Detalle de la oferta/demanda. |
Cada oferta/demanda puede editarse, darse de baja temporalmente ("pausada", deja de verse en el directorio pero no se borra) o eliminarse por completo, todo desde la misma página de registro.
Si la edición tiene activado "Requiere inscripción al congreso", el formulario de registro no se muestra a quien no tenga una inscripción activa — en su lugar aparece un aviso invitándole a inscribirse primero.
El shortcode [aos_match_directory] muestra un listado cruzado: si el participante tiene una oferta activa, ve todas las demandas del resto de participantes (y viceversa) — nunca ofertas contra ofertas ni demandas contra demandas, porque el objetivo es conectar necesidades complementarias. El listado se puede filtrar por temática.
Desde cada resultado del directorio, el participante pulsa "Solicitar reunión" eligiendo con cuál de sus propias ofertas/demandas quiere emparejarla — así arranca el ciclo de la reunión descrito en la siguiente sección.
Si ya existe una solicitud activa entre el mismo par de ofertas/demandas, el sistema lo detecta y no permite duplicarla.
Una reunión en AOS Match sigue siempre una aceptación bilateral: nunca se confirma sola por el simple paso del tiempo, y siempre necesita una acción explícita de cada una de las dos partes (o del organizador, que puede intervenir en cualquier momento con carácter excepcional).
Es un error habitual confundir el atajo de administrador "Confirmar reunión" (que salta directamente de Pendiente/Aceptada a Confirmada en un solo clic, pensado como excepción cuando algo se ha atascado) con el camino normal, que siempre pasa por el destinatario aceptando primero y el solicitante confirmando después.
Confirmada ≠ agendada. Una reunión puede estar "Confirmada" sin sala ni franja asignada todavía — eso es precisamente lo que el Dashboard del admin señala como "requiere tu acción". La sala/franja se asigna aparte, ver Asignación de Sala.
Si un participante cancela una reunión que ya tenía sala/franja asignada, el sistema envía automáticamente una alerta por correo a todos los administradores, porque supone un hueco de agenda que hay que reorganizar.
Dentro de la ficha de cada reunión activa hay dos espacios independientes, pensados para necesidades distintas:
Chat de la reunión
Conversación compartida, visible siempre para las dos partes desde el momento en que se envía un mensaje. Admite texto y un adjunto opcional (archivo subido o enlace externo).
Documentación de preparación
Notas y archivos privados por defecto — cada participante ve siempre los suyos propios, pero solo ve los de la otra parte si esta decide compartirlos explícitamente con el botón "Compartir con la otra parte". Ideal para preparar la reunión sin exponer información todavía provisional.
Los archivos adjuntos se sirven mediante descarga protegida: solo las dos partes de la reunión (y el administrador) pueden acceder a ellos, nunca son de acceso público directo.
Ve a AOS Match → Salas para gestionar el espacio físico donde se celebrarán las reuniones. Una franja es un hueco de tiempo concreto en una sala, con una capacidad de reuniones simultáneas.
Generar franjas en bloque (recomendado)
Con decenas o cientos de reuniones que agendar en dos o tres días de congreso, crear una franja a la vez es inviable. El formulario principal de Salas genera de una tacada todas las franjas estrechas y consecutivas necesarias a partir de:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Sala | Nombre o número de la sala/espacio físico. |
| Fecha | Día del congreso. |
| Rango horario | Hora de inicio y fin del bloque disponible (p. ej. 9:00–14:00). |
| Duración por reunión | Minutos que dura cada franja estrecha (p. ej. 20 minutos). |
| Reuniones en paralelo | Cuántas mesas/reuniones distintas caben a la vez en esa sala durante cada franja. |
Con esos datos, el sistema calcula y crea automáticamente todas las franjas necesarias en un solo paso.
Alta manual de una sola franja
Para casos puntuales, un formulario avanzado y plegado por defecto permite dar de alta una única franja con sus propios horarios y capacidad.
Cada franja muestra su ocupación en formato X / Y (reuniones asignadas / capacidad). El estado "Abierta"/"Cerrada" de una franja es un interruptor manual del organizador — nunca se cierra sola al llenarse.
Solo las reuniones en estado Confirmada son candidatas a recibir sala/franja. Desde AOS Match → Reuniones, cada fila confirmada muestra un desplegable con las franjas disponibles.
Asignación manual
Al elegir una franja del desplegable, el sistema comprueba que ninguna de las dos partes tenga ya otra reunión confirmada cuyo horario se solape con el elegido — si hay conflicto, rechaza la asignación indicando cuál de los dos participantes choca.
Asignación automática
El botón "Asignar sala automáticamente" recorre todas las reuniones confirmadas sin sala y les asigna la primera franja libre compatible con ambos participantes, sin sobrescribir las que ya tienen sala asignada. Al terminar, muestra cuántas reuniones se asignaron y cuántas no encontraron ninguna franja compatible.
La comprobación de conflicto es por tiempo + participante, no por sala: dos reuniones en la misma franja horaria pero en salas distintas nunca chocan; la misma persona en dos reuniones con horarios solapados, sí — aunque hubiera "hueco" de capacidad en la franja.
En cuanto una reunión confirmada llega al final de su franja asignada, pasa automáticamente a Celebrada — sin necesidad de ninguna tarea programada, el propio plugin lo comprueba cada vez que alguien consulta sus reuniones o el panel de administración.
Cómo valora un participante
En la ficha de una reunión celebrada aparece una tarjeta de valoración con tres opciones y una nota corta opcional:
| Opción | Cuándo elegirla |
|---|---|
| Muy útil, quiero seguir en contacto | La reunión abre una vía de colaboración real. |
| Ha ido bien, sin necesidad de seguimiento | Reunión correcta pero sin continuidad prevista. |
| No ha sido útil para mí | No encajaba lo que se ofrecía y lo que se buscaba. |
Cada parte valora de forma independiente y privada: no hay visibilidad cruzada entre lo que valora un participante y lo que valora el otro. Si se reenvía el formulario, corrige la valoración anterior en vez de duplicarla.
En cuanto una reunión pasa a "Celebrada", ambas partes reciben un correo invitándolas a valorar, con un enlace directo a la ficha de la reunión.
Lo que ve el organizador
El Dashboard (Resumen) agrega todas las valoraciones recibidas por opción, y la vista de Reuniones muestra cuántas de las dos partes han valorado cada reunión celebrada (X / 2), sin exponer el contenido individual.
AOS Match → Resumen es la primera pantalla que ve el organizador. Reúne de un vistazo:
AOS Match → Ofertas y Demandas lista todas las ofertas/demandas registradas, con la reunión activa asociada (si la hay) visible directamente en la fila.
Alta manual
El administrador puede dar de alta una oferta o demanda en nombre de un participante — por ejemplo, cuando alguien se registra en un mostrador físico durante el congreso. Usa el mismo buscador dinámico de usuarios que el resto del ecosistema, y el resultado tiene acceso idéntico al autoregistro desde su propio perfil.
Match manual
El administrador puede crear directamente una reunión entre una oferta y una demanda concretas, sin pasar por el directorio — útil cuando el propio organizador detecta una sinergia. La reunión se crea en estado Pendiente, exactamente igual que si la hubiera solicitado el participante: no se auto-confirma.
Aceptar o cancelar manualmente
Junto a la reunión activa de cada registro hay dos botones: "Confirmar reunión" (fuerza el paso a Confirmada sin esperar la aceptación bilateral — pensado como vía de escape, no como flujo normal) y "Cancelar reunión", ambos disponibles en cualquier momento como control de última instancia del organizador.
Exportación CSV
Exporta el listado completo de ofertas y demandas de la edición (o de todas las ediciones) a un archivo CSV listo para Excel.
AOS Match → Reuniones es la vista completa de todas las reuniones de la edición, filtrable por estado, con columnas de participantes, temática, estado, sala/franja asignada, valoración recibida y fecha de creación.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Estado | Insignia de color según el estado actual (ver Estados de una Reunión). |
| Sala / franja | Desplegable de asignación (solo en confirmadas) o la sala ya asignada (en celebradas), con ocupación X/Y. |
| Valoración | X / 2 valoraciones recibidas, solo en reuniones celebradas. |
| Acciones | Confirmar reunión manualmente (si sigue pendiente/aceptada) o cancelarla (en cualquier estado activo). |
También desde aquí: el botón "Asignar sala automáticamente" (ver Asignación de Sala) y la exportación CSV completa con los mismos filtros aplicados en pantalla.
Cuando un participante accede a su perfil en la web del congreso, encuentra la pestaña Mis Reuniones junto a las demás pestañas del ecosistema AOS Palace. Está completamente gestionada por AOS Match y no requiere configuración de páginas ni shortcodes.
Contenido de la pestaña
Una reunión Confirmada y ya agendada solo puede cancelarla el participante desde su propia ficha — al hacerlo, si tenía sala/franja asignada, se alerta automáticamente al organizador (ver Estados de una Reunión).
Puedes consultar y copiar estos shortcodes también desde AOS Match → Ajustes → Shortcodes.
[aos_match_register] — Registro de ofertas y demandas
Muestra el flujo completo de alta: perfil de foro (individual/entidad) y gestión de ofertas/demandas. Debe colocarse en una página protegida solo para usuarios con sesión iniciada.
[aos_match_register]
[aos_match_directory] — Directorio cruzado
Muestra el listado de ofertas/demandas de la contraparte, filtrable por temática, con el botón de solicitar reunión.
[aos_match_directory]
Guarda las URLs de ambas páginas en Ajustes → General — el plugin las usa para generar enlaces correctos en avisos y correos, incluida la pestaña "Mis Reuniones" del perfil.
Ve a AOS Match → Ajustes → Correos para personalizar el asunto y el cuerpo de cada tipo de notificación, por edición. Si no personalizas una plantilla, se usa un texto por defecto razonable. Todos los correos viajan por el Mailer Hub compartido de AOS Palace Core.
| Plantilla | Se envía cuando… |
|---|---|
| Reunión solicitada | Un participante solicita una reunión — al destinatario. |
| Solicitud aceptada | El destinatario acepta — al solicitante, invitándole a confirmar. |
| Reunión confirmada | Ambas partes han confirmado — a las dos. |
| Reunión rechazada | El destinatario rechaza la solicitud — al solicitante. |
| Reunión cancelada | Una de las partes cancela — a la otra. |
| Alerta admin: reunión agendada cancelada | Se cancela una reunión que ya tenía sala/franja asignada — a todos los administradores. |
| Nuevo mensaje en el hilo | Se escribe un mensaje de chat — a la otra parte. |
| Reunión celebrada — invitación a valorar | La reunión pasa a "Celebrada" — a ambas partes. |
Merge tags disponibles
| Tag | Significado |
|---|---|
{user_full_name} | Nombre completo de quien recibe el correo. |
{counterpart_name} | Nombre (o entidad) de la otra parte de la reunión. |
{forum_name} | Nombre del foro configurado en Ajustes → General. |
{meeting_topic} | Temática de la reunión. |
{meeting_url} | Enlace directo a la reunión en "Mis Reuniones". |
{admin_meeting_url} | Enlace al panel de Reuniones del admin — solo relevante en la alerta de cancelación, ya que el destinatario no es parte de la reunión. |
{profile_url} | Enlace al perfil del participante. |
{edition_name} | Nombre de la edición del congreso. |
| Término | Definición |
|---|---|
| Oferta | Registro de un participante que aporta algo (producto, servicio, colaboración). |
| Demanda | Registro de un participante que busca algo. El directorio siempre cruza ofertas con demandas. |
| Temática | Categoría (con subtemáticas opcionales) bajo la que se clasifica cada oferta/demanda. |
| Reunión | Cita 1 a 1 entre una oferta y una demanda, con su propio estado, chat, documentación y (si procede) sala/franja. |
| Solicitante / Destinatario | Quien inicia la solicitud de reunión, y quien la recibe. El paso "aceptar" es siempre del destinatario; el paso "confirmar", siempre del solicitante. |
| Franja | Hueco de tiempo concreto en una sala del congreso, con una capacidad de reuniones simultáneas. |
| Sala | Espacio físico del congreso donde se agrupan varias franjas horarias. |
| Match manual | Reunión creada directamente por el administrador entre una oferta y una demanda, sin pasar por el directorio. |
| Modo Trial | Periodo de 30 días desde la activación en el que el plugin funciona sin licencia, con todas las funciones disponibles. |
| Edición activa | El congreso actualmente en curso, configurado en AOS Palace Core. Ajustes, temáticas, ofertas/demandas, salas y reuniones siempre pertenecen a una edición concreta. |
No encuentro el botón de "Aceptar" en una reunión, ¿es un error?
No. El botón "Aceptar" solo lo ve el destinatario de una reunión Pendiente (nunca el solicitante, y nunca en una reunión ya Confirmada). Si has usado el atajo del admin "Confirmar reunión" para probar, la reunión salta directamente a Confirmada y ese botón nunca llega a aparecer — prueba con dos usuarios distintos, uno como solicitante y otro como destinatario, para ver el recorrido real.
¿Por qué una reunión "Confirmada" no tiene sala asignada?
Porque son dos pasos independientes. La confirmación bilateral (o el forzado del admin) solo cambia el estado; asignar sala/franja es una acción aparte que hace el organizador desde Reuniones, manual o automáticamente. El Dashboard señala precisamente estas reuniones como "requiere tu acción".
¿Puede una misma persona tener dos reuniones en la misma franja horaria si hay capacidad libre?
No. El sistema comprueba conflictos por tiempo + participante, no por capacidad de la sala: si el horario de dos reuniones se solapa y comparten a un participante, siempre se bloquea, aunque la franja tenga hueco de sobra para otra pareja distinta.
¿Cuándo pasa una reunión a "Celebrada" exactamente?
En cuanto termina la hora de fin de la franja que tenía asignada, y alguien (participante o admin) visita una página que muestra reuniones — no hay una tarea programada corriendo en segundo plano, la comprobación es al vuelo. Una reunión confirmada sin sala asignada nunca pasa sola a Celebrada.
¿Puedo ver lo que valoró la otra parte de mi reunión?
No. Cada valoración es privada de quien la escribe. Solo el organizador ve el agregado de todas las valoraciones (nunca el contenido individual atribuido a una persona) desde el Dashboard.
¿Qué pasa si cancelo una reunión ya agendada?
La reunión pasa a "Cancelada" y se avisa a la otra parte. Además, si tenía sala/franja asignada, se envía automáticamente una alerta a todos los administradores, ya que se ha liberado un hueco de agenda que conviene reorganizar (por ejemplo, reasignándolo con "Asignar sala automáticamente").
¿La pestaña "Mis Reuniones" aparece automáticamente en el perfil?
Sí. Al activar AOS Match la pestaña se añade automáticamente al perfil de usuario de AOS Palace Core. No es necesario configurar shortcodes ni páginas adicionales para que los participantes accedan a ella — sí conviene configurar las URLs del directorio y del registro en Ajustes → General para que los enlaces internos funcionen correctamente.