AOS Palace Core
Manual de Usuario

AOS Palace Core es el componente central (Hub) del ecosistema AOS Palace. Gestiona usuarios, inscripciones, servicios y facturación base, mientras expone los puntos de integración necesarios para que las extensiones satélite añadan funcionalidades especializadas sin modificar el núcleo.

Roles del sistema

1. Descarga el plugin

   Obtén el archivo .zip desde el panel de clientes de OlbiaSystem o a través de la actualización automática de WordPress si ya tienes una licencia activa.

2. Sube e instala en WordPress

   Ve a Plugins → Añadir nuevo → Subir plugin, selecciona el archivo .zip y haz clic en Instalar ahora.

3. Activa el plugin

   Una vez instalado, haz clic en Activar. El sistema creará automáticamente las tablas necesarias en la base de datos y registrará los perfiles de usuario del ecosistema.

4. Introduce la clave de licencia

   Ve a AOS Palace → Ajustes → Licencia, pega tu clave de licencia AOSYS y haz clic en Activar licencia. Verás el estado Activa al completarlo.

5. Crea las páginas de frontend

   Crea páginas de WordPress para Login, Registro y Mi Cuenta, e inserta los shortcodes correspondientes. Después configura sus URLs en AOS Palace → Ajustes → General.

6. Configura la primera edición

   Ve a AOS Palace → Ediciones, crea tu primera edición del congreso y márcala como activa. Todos los servicios y registros quedarán vinculados a esta edición.

Accede a través de AOS Palace → Ajustes → General.

Configura en AOS Palace → Ajustes → Pagos y Facturación.

Datos del emisor

Datos bancarios

IVA y numeración

Las Entidades Asociadas son organizaciones (universidades, colegios profesionales, sociedades científicas, federaciones…) cuyos miembros tienen derecho a un descuento especial en los servicios del congreso. El sistema permite configurarlas, ofrecerlas en el formulario de registro, validar la pertenencia con documento acreditativo y aplicar automáticamente el descuento.

Configura todo en AOS Palace → Ajustes → Configuración, en el bloque Entidades Asociadas.

Cómo añadir una entidad

1. Pulsa "+ Añadir Entidad"

   Aparecerá una nueva fila editable en la tabla.

2. Completa los datos

   Nombre: el que verá el participante (ej. Universidad de Sevilla). Tipo: porcentaje (%) o cantidad fija (€). Valor: la cuantía del descuento.

3. Guarda los cambios

   El sistema asigna a cada entidad un identificador estable. Si más adelante editas el nombre o el descuento, los participantes que ya pertenezcan a esa entidad mantienen su asociación.

4. Activa la opción en los servicios que correspondan

   En el editor de cada servicio, marca "Aplicar descuento de Entidades Asociadas". Solo en estos servicios se aplicará el descuento.

Opciones de visualización y comportamiento

Cómo se combinan los descuentos

Accede en AOS Palace → Ajustes → Correos Electrónicos.

Desde la versión 2.18, AOS Palace Core incluye el Mailer Hub: un motor centralizado por el que pasan TODOS los correos del Core y de las extensiones (AOS Cert, AOS Paper, AOS Broadcast, AOS Pulse, AOS Stay…). El propósito es triple:

Configurar el proveedor de envío

Ve a AOS Palace → Ajustes → Comunicaciones. El Mailer Hub soporta tres tipos de proveedor:

Presets SMTP con instrucciones específicas v2.18.1

Si eliges SMTP, el desplegable de Proveedor SMTP tiene presets que auto-rellenan host/puerto/cifrado y muestran instrucciones paso a paso para los casos más comunes:

Cifrado SMTP: qué opción elegir

Probar envío en tiempo real v2.18.1

El botón "Probar envío" envía un correo de prueba al destinatario que indiques. La novedad importante de v2.18.1 es que NO bloquea el admin esperando respuesta y muestra feedback paso a paso:

1. Pulsa "Probar envío"

   Aparece un panel azul con un spinner girando y van apareciendo línea a línea: Resolviendo configuración → Conectando con el servidor → Autenticando credenciales → Enviando mensaje → Esperando respuesta del servidor.

2. Si todo va bien

   El panel se vuelve verde con "✓ Test correcto" + tiempo total. Hay un botón "Mostrar log técnico completo" con la conversación SMTP real (220 smtp.example.com ESMTP, EHLO, AUTH LOGIN, etc.) para diagnóstico avanzado.

3. Si falla

   El panel se vuelve rojo con el mensaje de error concreto del servidor. Si excede 30 segundos sin respuesta, muestra el aviso "Excedido el tiempo de espera (30 s sin respuesta). El host o el puerto probablemente están bloqueados por el firewall, o las credenciales son incorrectas y el servidor no responde al rechazo."

Verificar extensiones conectadas

En la misma pestaña hay una tabla "Extensiones conectadas al Mailer Hub" que lista los plugins del ecosistema que han enviado al menos un correo en los últimos 30 días. Cada fila muestra:

• Nombre amigable (ej. AOS Cert, AOS Paper, AOS Broadcast)
• Slug interno (aos-cert, aos-paper…)
• Correos enviados en últimos 30 días
• Fecha y hora del último envío

Útil para confirmar que una extensión que acabas de instalar/configurar está enviando correctamente.

Enrutamiento por volumen

El Mailer Hub aplica una regla automática según cuántos destinatarios tenga cada envío:

Task Runner (motor de tareas en segundo plano)

El Task Runner es el complemento técnico del Mailer Hub. Procesa cualquier trabajo asíncrono del ecosistema: envío diferido de correos masivos, generación de PDFs en lote (AOS Cert), envío a la AEAT (AOS Verifactu), conciliación financiera mensual (AOS Balance)…

Cada web tiene su identidad visual. Desde Ajustes → Diseño puedes adaptar el aspecto del catálogo de servicios (el shortcode [aos_registration_form]) al diseño del sitio donde está instalado el plugin — colores, transparencias, tamaños y disposición — sin tocar el CSS del tema. Los cambios se aplican solo al catálogo y nunca afectan al resto de la web.

Disposición v2.28

Bloque contenedor

Tarjetas de servicio

Las ediciones son el eje central del sistema. Cada edición del congreso se gestiona de forma independiente. Todo el catálogo de servicios, inscripciones y facturas queda vinculado a la edición activa.

Crear una edición

1. Ve a AOS Palace → Ediciones → Añadir nueva

   Rellena el título (nombre del congreso y año), el contenido descriptivo y opcionalmente la imagen destacada (póster o logo del evento).

2. Publica la edición

   Haz clic en Publicar. Una edición en borrador no es reconocida como activa aunque se configure como tal.

3. Márcala como edición activa

   Desde el lateral derecho del editor de la edición, pulsa "ACTIVAR EDICIÓN". También puedes hacerlo desde AOS Palace → Ajustes → General.

Estructura del editor de edición

Desde la versión 2.15 el editor de una edición se organiza en cinco bloques para facilitar el llenado progresivo de información:

Shortcode unificado de ediciones v2.15

Desde la versión 2.15, los antiguos [aos_edition_list] y [aos_edition_summary] se han fusionado en un único shortcode con atributos. El antiguo [aos_edition_summary] sigue funcionando como alias por compatibilidad.

Ejemplos prácticos

Todas las ediciones en acordeón, ordenadas de la más reciente a la más antigua. La edición activa aparece pre-expandida.

Solo la edición de 2024, panel desplegado por defecto.

Card resumen de la edición activa (logo, lema, lugar, fechas y stats). Equivalente al antiguo [aos_edition_summary].

Solo las tres ediciones más recientes. Útil para una sección "Últimas ediciones" en la portada.

El sistema permite mantener un archivo histórico completo de todas las ediciones celebradas, incluso aquellas anteriores a la instalación de AOS Palace. Cada edición puede acompañarse de cifras finales, documentos, comités, premios, galería de fotos, vídeo resumen y logos de patrocinadores. Toda esta información aparece de forma elegante en el acordeón público del shortcode [aos_edition_list].

Comportamiento de las estadísticas

El sistema aplica la regla "manual gana si está rellenado, automático si no". Las cifras automáticas se calculan desde la base de datos en tiempo real; los overrides manuales tienen prioridad cuando se rellenan, lo que permite tres escenarios:

Registrar una edición histórica paso a paso

Imagina que quieres registrar la edición de 2018 que se celebró antes de instalar AOS:

1. Crear la edición con datos básicos

   Ve a AOS Palace → Ediciones → Añadir nueva. Pon como título "Congreso 2018", año 2018, lema, lugar y fechas. Sube logo y poster si los tienes.

2. Marcar como Edición histórica

   En el sidebar derecho, marca el checkbox "Edición histórica". Esto añade un badge ámbar "Histórica" en la lista pública para indicar que es una edición conservada por archivo.

3. Rellenar los overrides de estadísticas

   En Estadísticas e información histórica introduce las cifras finales reales: 342 asistentes, 87 ponencias, 15 pósters, 12 países. Como la BD está vacía para esta edición, estos valores son la única fuente posible.

4. Añadir sede ampliada

   Dirección, ciudad, país y URL de Google Maps. Aparecerá en el acordeón un bloque 📍 Sede con enlace al mapa.

5. Subir documentos

   URL del programa PDF, libro de actas PDF y la web oficial archived si existe. El botón "Subir / elegir PDF" abre la biblioteca de medios de WordPress.

6. Documentar comités y premios

   En el bloque Contenidos enriquecidos rellena los comités organizativo y científico (editor rico con formato), añade los premios entregados con categoría y ganador, sube los logos de los patrocinadores y crea la galería de fotos del evento. Opcionalmente, pega la URL del vídeo resumen de YouTube/Vimeo y se embebe automáticamente.

7. Publicar

   Pulsa Publicar. La edición histórica aparecerá en el shortcode [aos_edition_list] con badge ámbar "Histórica" y todos sus contenidos accesibles al expandir el acordeón.

Bloques del acordeón en el frontend

Cada panel del acordeón se construye automáticamente con los bloques que tengan contenido. Si un campo está vacío, el bloque entero se omite (no aparecen títulos huérfanos). El orden es:

Badges visuales en la lista

Rediseño visual del acordeón Mejora v2.16

Cada bloque del panel del acordeón se renderiza ahora con un diseño de tarjetas modernas, totalmente responsive y con accesibilidad mejorada:

Comités como fichas de personas Modelo nuevo v2.16

El modelo de comités cambia de un editor de texto a un repeater de miembros. Cada miembro tiene cuatro campos:

1. Edita la edición

   Abre el bloque Contenidos enriquecidos.

2. Pulsa "+ Añadir miembro al comité"

   Aparecerá una fila editable. Repite para cada miembro del comité organizativo. Luego haz lo mismo en el comité científico.

3. Sube foto, rellena nombre, rol y afiliación

   Pulsa el botón 📷 para abrir la WP Media Library y elegir la foto. Los demás campos son texto libre.

4. Actualiza

   El frontend mostrará automáticamente el grid de fichas en el acordeón. Si no rellenas miembros y la edición venía de v2.15.0 con texto en el editor antiguo, se sigue mostrando ese texto como fallback.

Lightbox de galería Mejora v2.16

Al pulsar en cualquier foto de la galería se abre un lightbox modal que permite navegar por todas las imágenes sin cerrar:

Ve a AOS Palace → Servicios → Añadir nuevo. Los servicios son los productos que los participantes pueden contratar: inscripciones al congreso, cuotas de socio, talleres, cenas de gala, etc.

Desde la versión 2.14, cada servicio del congreso puede configurarse con limitaciones de disponibilidad. Las dos dimensiones son independientes: puedes activar solo fecha, solo plazas, ambas o ninguna. Ambas son opcionales (los servicios existentes siguen funcionando exactamente igual si no las activas).

Casos de uso típicos

Limitación temporal

1. Abre el servicio

   Ve a AOS Palace → Servicios, abre el servicio que quieres limitar y baja hasta el bloque Limitaciones de disponibilidad.

2. Marca "Este servicio tiene fecha límite de inscripción"

   Aparecerá un campo de fecha. Selecciona el día en el que dejará de aceptar inscripciones.

3. Guarda

   Pulsa Actualizar. El servicio queda disponible hasta las 23:59:59 del día indicado (hora del servidor WordPress). A partir del día siguiente, se considera cerrado.

Limitación de plazas

1. Marca "Este servicio tiene un cupo máximo de plazas"

   Aparecerá un campo numérico. Introduce el número máximo de inscripciones que admite el servicio.

2. Guarda

   Bajo el campo aparece en tiempo real el contador "Ocupadas ahora mismo: X", útil para saber el estado actual sin salir del editor.

¿Qué cuenta como plaza ocupada?

Cualquier inscripción en estado pendiente, en revisión o completada ocupa una plaza. Las inscripciones canceladas o rechazadas liberan plaza automáticamente.

Visibilidad cuando no esté disponible

Cuando un servicio expira (fecha pasada) o se agota (plazas llenas), el sistema decide qué hacer con él en el catálogo público. Esta decisión la tomas tú con el desplegable Visibilidad cuando no esté disponible:

Aviso "Solo quedan X plazas"

Cuando un servicio tiene cupo limitado y las plazas restantes están en 20% o menos del total O 5 plazas o menos en valor absoluto, aparece automáticamente un aviso amarillo en la tarjeta del catálogo. El propósito es generar urgencia sin saturar con números cuando aún hay margen.

Columna "Disponibilidad" en el listado de servicios

En el listado de AOS Palace → Servicios, la columna Disponibilidad muestra el estado actual de cada servicio con un vistazo rápido:

Desde la versión 2.13, el sistema cuenta con un motor centralizado de cálculo de precios que aplica las mismas reglas en el catálogo, en el AJAX de validación de participantes en compras grupales y en el momento de confirmar el pedido. Esto garantiza que el precio que ve el usuario es exactamente el que se cobra.

Tipos de precio que considera el motor

Reglas operativas

Visualización del descuento en el catálogo

Cuando un participante recibe un descuento (estudiante, entidad o acumulado), la tarjeta del servicio muestra el precio final en verde, el precio base tachado al lado, y una etiqueta indicando qué descuento se ha aplicado:

Accede en AOS Palace → Participantes. Al hacer clic en un participante, accedes a su ficha completa:

Estados de membresía

Hasta la versión 2.24, la cuota de socio se trataba como un servicio más atado a la edición del congreso, y una vez marcado "socio activo" no caducaba nunca. Ahora la membresía se gestiona como lo que es: una cuota recurrente de la asociación, transversal a las ediciones y con caducidad real. El socio sigue beneficiándose de los precios reducidos del congreso por ser socio (el motor de precios no cambia), pero su membresía vive en su propia sección.

El padrón y sus vistas

La pantalla principal es el padrón: un socio por fila, con su nº de socio, modalidad, fecha de alta, fecha de expiración y estado. Arriba, unas pestañas filtran el padrón:

El buscador filtra por nombre, email o nº de socio. El botón Exportar CSV descarga el padrón (compatible con Excel).

Indicadores (KPIs) e ingresos por año fiscal

Sobre el padrón hay cuatro tarjetas: Socios activos, Por expirar (60 d), Altas nuevas e Ingresos cuotas. Junto a ellas, un selector de año fiscal (año en curso y cuatro anteriores).

La cuota se define como servicio

El importe de la cuota no se escribe a mano en cada alta: se toma del servicio que hayas marcado con la opción «Es Cuota de Socio (Membership Fee)» en Todos los servicios. Esto mantiene una única fuente de verdad para el precio, igual que el resto de servicios del Core.

Modalidad de anualidad (criterio único de la asociación)

La modalidad se configura una sola vez en Ajustes → Configuración → Socios y se aplica a todas las altas y renovaciones (no se elige socio a socio):

Dar de alta o renovar un socio

En el formulario «Añadir / renovar socio manualmente» solo escribes el email. El sistema comprueba al instante si ya existe (misma lógica que la Caja):

Sincronizar con participantes

El botón «Sincronizar con participantes» concilia el padrón con la ficha CRM en un clic. Hace tres cosas, todas idempotentes (puedes pulsarlo las veces que quieras):

• Incorpora socios heredados: los usuarios que ya figuraban como "socio activo" antes del módulo entran al padrón.
• Reconcilia importes: si un socio heredado ya había pagado su cuota con el modelo antiguo, enlaza ese pago (importe, factura y fecha reales) a su ficha de socio, para que cuente en los ingresos.
• Reajusta el reflejo: deja el "Estado de membresía" del CRM coherente con el padrón en ambos sentidos.

Recordatorios automáticos de renovación

Una tarea diaria marca como expiradas las cuotas vencidas y envía avisos por correo a través del Mailer Hub, con plantillas editables en Ajustes → Correos:

Dentro de la ficha CRM de cada participante (entre el bloque de Documentos Acreditativos y el Historial de Inscripciones) aparece un nuevo bloque "✉️ Historial de Correos" que lista los últimos 100 correos enviados al usuario en la edición activa, sin importar qué plugin del ecosistema los envió.

Qué muestra cada fila

Códigos de color de estado

Filtro por edición activa

El historial filtra estrictamente por la edición activa actual. Esto significa que cuando cambies de edición (al lanzar el siguiente congreso), el historial visible "se reinicia" desde el punto de vista del CRM — los correos antiguos siguen guardados en base de datos pero no aparecen en esta vista para evitar ruido. Si necesitas consultar historial de ediciones anteriores, hay que cambiar la edición activa temporalmente.

Retención de logs

Los registros de correos quedan guardados en la tabla aos_palace_mail_logs. Por defecto se conservan indefinidamente, pero el sistema está preparado para que en futuras versiones se añada una purga automática configurable (por ejemplo, eliminar registros de más de 180 días). Si necesitas purgar manualmente, contacta con tu desarrollador.

Los descuentos de Estudiante y Entidad Asociada solo se aplican cuando la organización ha verificado la condición declarada por el participante. Hasta entonces, el sistema considera la condición como pendiente y el participante paga el precio base.

Estados posibles

Tres formas de validar una Entidad Asociada Ampliado v2.18.2

Desde la versión 2.18.2 el panel de la ficha CRM contempla tres escenarios distintos para validar la pertenencia a una entidad asociada, según lo que el usuario haya aportado o lo que la secretaría conozca de primera mano:

Trazabilidad de la validación manual

Cada vez que una entidad se valida (sea con documento o manualmente), el sistema registra automáticamente quién, cuándo y de qué forma. Esta información queda visible en la propia ficha CRM como recordatorio para auditoría:

Esta trazabilidad se guarda en tres campos del perfil del usuario:

• aos_associated_entity_verified_source — 'document' (validación clásica) o 'manual' (validación manual)
• aos_associated_entity_verified_by — ID del administrador que validó
• aos_associated_entity_verified_at — Fecha y hora de la validación

Si posteriormente se rechaza la entidad, las tres trazas se eliminan automáticamente para no dejar información huérfana.

Cómo validar o rechazar paso a paso

1. Abre la ficha del participante

   Ve a AOS Palace → Participantes y selecciona el participante. Si ha declarado ser estudiante, pertenecer a una entidad o si hay entidades configuradas, verás el bloque 📄 Documentos acreditativos antes del historial de pedidos.

2. Caso A — Si hay documento

   Pulsa "Ver documento aportado" para abrirlo en una nueva pestaña. Comprueba que es legible, está vigente y acredita la condición declarada. Después "✓ Validar" o "✕ Rechazar" (con motivo opcional).

3. Caso B — Si no hay documento pero conoces la pertenencia

   Pulsa "🔐 Validar manualmente (sin documento)". Se te pedirá confirmación porque saltas el paso documental. Tu nombre y la fecha quedan registrados en la trazabilidad.

4. Caso C — Si el usuario no marcó ninguna entidad

   En el mismo panel aparece "Asignar entidad asociada manualmente": selecciona la entidad del desplegable y pulsa "🔐 Asignar y validar". La entidad queda asignada al perfil y validada de un golpe.

Re-subida desde el perfil del participante

Si la organización rechaza un documento, el participante ve el motivo en su área privada (Mi Cuenta → Editar perfil → Documentos acreditativos) y puede subir uno nuevo. Al hacerlo, el estado vuelve automáticamente a Pendiente de revisión y el motivo del rechazo desaparece.

El participante también puede declarar pertenencia a una entidad después del registro: si en el momento de registrarse no marcó la opción y más tarde lo desea, desde su perfil puede seleccionar la entidad y subir el documento. Solo aparece esta opción si la organización tiene entidades configuradas.

AOS Palace Core crea los siguientes perfiles de usuario en WordPress al activarse. Determinan qué puede hacer cada tipo de persona tanto en el panel de administración como en el frontend.

Permisos clave por perfil

Los pedidos se gestionan desde AOS Palace → Escritorio y desde la ficha de cada participante en el CRM. Cada pedido puede contener uno o varios servicios del mismo proceso de compra.

La pantalla AOS Palace → Caja está pensada para la secretaría técnica durante los días del congreso: permite inscribir a una persona o registrar un patrocinio que paga en el momento (efectivo, tarjeta o transferencia), creando el usuario al vuelo si todavía no existe y emitiendo la factura en el acto.

Tiene dos pestañas: Inscripción y Patrocinio. La pestaña de Patrocinio solo está operativa si AOS Balance está activo; en caso contrario muestra un aviso.

Inscripción manual

Patrocinio manual

Permite registrar un patrocinio cobrado en el momento, en cualquier nivel o con un importe personalizado. Rellena la empresa, el CIF, la dirección fiscal, el email de contacto (obligatorio), el nivel (el precio se rellena desde la configuración de AOS Balance, editable) y el método de pago.

Login de usuarios

Formulario de acceso personalizado con recuperación de contraseña integrada.

Registro de nuevos usuarios

Formulario de alta de nuevos participantes con lista de países cerrada y acceso automático tras el registro.

Catálogo de servicios e inscripción

Muestra el catálogo de servicios de la edición activa con precios dinámicos, carrito y proceso de compra individual o grupal.

Perfil del participante

Panel de cuenta completo con pestañas: Mi Ficha, Editar Perfil y Mis Servicios. Las extensiones activas añaden sus propias pestañas automáticamente.

Listado y resumen de ediciones v2.15

Muestra todas las ediciones del congreso en formato acordeón interactivo con sus contenidos enriquecidos (sede, documentos, comités, premios, galería, vídeo, patrocinadores). Mismo shortcode con atributos para listar todas o filtrar a una sola edición.

Variantes útiles:

Tabla completa de atributos en la sección Gestión de Ediciones.

Resumen de edición (alias deprecated)

El antiguo [aos_edition_summary] sigue funcionando como alias por compatibilidad. Internamente delega en [aos_edition_list style="single"]. Para nuevas implementaciones, usa directamente la forma nueva.

Accede en AOS Palace → Extensiones. Muestra el estado de todas las extensiones instaladas: si están activas, si tienen licencia válida y el acceso directo a su configuración.