AOS Palace Core es el componente central (Hub) del ecosistema AOS Palace. Gestiona usuarios, inscripciones, servicios y facturación base, mientras expone los puntos de integración necesarios para que las extensiones satélite añadan funcionalidades especializadas sin modificar el núcleo.
Roles del sistema
| Actor | Perfil en el sistema | Acceso principal |
|---|---|---|
| Administrador | Control total | Control total del sistema, ajustes y gestión de todo el CRM |
| Secretaría | Gestión operativa | Listado de participantes, gestión de pedidos y validación de pagos |
| Participante | Usuario estándar | Perfil propio, catálogo de servicios, mis servicios |
| Ponente | Autor con presentación | Perfil propio, subir presentación |
| Revisor | Evaluador científico | Perfil propio, revisar comunicaciones |
| Asistente | Solo lectura | Acceso al perfil propio sin edición |
| Componente | Versión mínima | Notas |
|---|---|---|
| WordPress | 6.0 | Se recomienda la última versión estable |
| PHP | 7.4 | Testado en PHP 8.1 y 8.2. Compatibilidad total con PHP 8.x |
| Licencia AOSYS | Activa | Requerida para recibir actualizaciones automáticas y soporte |
| Plugin dependiente | Ninguno | AOS Palace Core es autónomo. Las extensiones lo requieren a él |
AOS Palace Core es el único plugin del ecosistema que no tiene dependencias. Sin embargo, todas las extensiones (AOS Pulse, AOS Paper, etc.) requieren que este plugin esté activo y con licencia válida.
- Descarga el plugin
Obtén el archivo
.zipdesde el panel de clientes de OlbiaSystem o a través de la actualización automática de WordPress si ya tienes una licencia activa. - Sube e instala en WordPress
Ve a Plugins → Añadir nuevo → Subir plugin, selecciona el archivo
.zipy haz clic en Instalar ahora. - Activa el plugin
Una vez instalado, haz clic en Activar. El sistema creará automáticamente las tablas necesarias en la base de datos y registrará los perfiles de usuario del ecosistema.
- Introduce la clave de licencia
Ve a AOS Palace → Ajustes → Licencia, pega tu clave de licencia AOSYS y haz clic en Activar licencia. Verás el estado Activa al completarlo.
- Crea las páginas de frontend
Crea páginas de WordPress para Login, Registro y Mi Cuenta, e inserta los shortcodes correspondientes. Después configura sus URLs en AOS Palace → Ajustes → General.
- Configura la primera edición
Ve a AOS Palace → Ediciones, crea tu primera edición del congreso y márcala como activa. Todos los servicios y registros quedarán vinculados a esta edición.
La instalación está completa cuando aparece el menú AOS Palace en el escritorio de WordPress y el estado de licencia muestra Activa.
Si necesitas actualizar el sistema tras una actualización de versión, simplemente desactiva y vuelve a activar el plugin. Este es el procedimiento oficial del ecosistema AOS Palace.
Accede a través de AOS Palace → Ajustes → General.
| Opción | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| URL de Login | Página donde está el shortcode [aos_user_login]. Sustituye al login estándar de WordPress en todo el sistema. | /acceso |
| URL de Registro | Página del formulario [aos_user_register]. Enlazada desde el formulario de login. | /registro |
| URL de Mi Cuenta | Página del perfil [aos_user_profile]. Redirección tras login exitoso. | /mi-cuenta |
| Mensaje de éxito | Texto que aparece en el frontend al completar una compra satisfactoriamente. | "Tu inscripción ha sido registrada." |
Una vez configurada la URL de Login, el sistema sustituye automáticamente todas las referencias al login estándar de WordPress. Los participantes siempre aterrizan en tu página personalizada.
Configura en AOS Palace → Ajustes → Pagos y Facturación.
Datos del emisor
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Razón social | Nombre de la entidad emisora de facturas |
| NIF/CIF | Número de identificación fiscal del emisor |
| Dirección fiscal | Domicilio legal del emisor |
| Logo de factura | Imagen seleccionable de la Biblioteca de medios |
| Pie de factura | Texto legal al pie del PDF |
Datos bancarios
| Opción | Descripción |
|---|---|
| IBAN | Cuenta bancaria donde se realizan los ingresos. Se muestra en el checkout del participante. |
| SWIFT/BIC | Código SWIFT (opcional, para transferencias internacionales). |
| Instrucciones adicionales | Texto libre junto a los datos bancarios. |
IVA y numeración
| Opción | Descripción | Por defecto |
|---|---|---|
| Nombre del impuesto | Etiqueta del impuesto (ej. IVA, IGIC) | IVA |
| Porcentaje | Tipo impositivo en porcentaje | 21 |
| Precios incluyen impuesto | Sufijo "(IVA inc.)" o "(+ IVA X%)" en el catálogo | Sí |
| Máscara de factura | Patrón de numeración secuencial (ej. CONG-{YEAR}-{NUM:4}) | — |
La factura PDF siempre muestra el desglose completo (base imponible + IVA + total) independientemente del ajuste de precios.
Las Entidades Asociadas son organizaciones (universidades, colegios profesionales, sociedades científicas, federaciones…) cuyos miembros tienen derecho a un descuento especial en los servicios del congreso. El sistema permite configurarlas, ofrecerlas en el formulario de registro, validar la pertenencia con documento acreditativo y aplicar automáticamente el descuento.
Configura todo en AOS Palace → Ajustes → Configuración, en el bloque Entidades Asociadas.
Cómo añadir una entidad
- Pulsa "+ Añadir Entidad"
Aparecerá una nueva fila editable en la tabla.
- Completa los datos
Nombre: el que verá el participante (ej. Universidad de Sevilla). Tipo: porcentaje (%) o cantidad fija (€). Valor: la cuantía del descuento.
- Guarda los cambios
El sistema asigna a cada entidad un identificador estable. Si más adelante editas el nombre o el descuento, los participantes que ya pertenezcan a esa entidad mantienen su asociación.
- Activa la opción en los servicios que correspondan
En el editor de cada servicio, marca "Aplicar descuento de Entidades Asociadas". Solo en estos servicios se aplicará el descuento.
Opciones de visualización y comportamiento
| Opción | Descripción | Por defecto |
|---|---|---|
| Mostrar descuento al usuario | Controla si el desplegable de selección de entidad (en el formulario de registro y en el perfil) muestra el % o la cantidad junto al nombre. Si se desactiva, el participante solo ve el nombre. El descuento se aplica igualmente; esta opción solo afecta a la información visible. | Sí — mostrar |
| Acumular descuentos | Decide cómo se combinan el descuento de Estudiante y el de Entidad Asociada cuando un participante tiene ambas condiciones validadas y el servicio admite los dos. | No — aplicar el más beneficioso |
Cómo se combinan los descuentos
El bloque Acumular descuentos y la opción Mostrar descuento al usuario solo aparecen si hay al menos una entidad configurada. Si no usas Entidades Asociadas, el resto del sistema funciona exactamente igual que antes (precio estándar, socio y estudiante).
El descuento de una entidad puede ser porcentaje (capado al 100%, no se permiten descuentos mayores) o cantidad fija en euros. El precio nunca baja de 0 €: si el descuento fijo supera el precio del servicio, el resultado es 0 €.
Accede en AOS Palace → Ajustes → Correos Electrónicos.
[nombre][referencia][total][iban][swift][instrucciones][nombre][referencia][servicios][total][nombre][referencia][nombre][email][url_login]Las ediciones son el eje central del sistema. Cada edición del congreso se gestiona de forma independiente. Todo el catálogo de servicios, inscripciones y facturas queda vinculado a la edición activa.
Crear una edición
- Ve a AOS Palace → Ediciones → Añadir nueva
Rellena el título (nombre del congreso y año), el contenido descriptivo y opcionalmente la imagen destacada (póster o logo del evento).
- Publica la edición
Haz clic en Publicar. Una edición en borrador no es reconocida como activa aunque se configure como tal.
- Márcala como edición activa
Desde el lateral derecho del editor de la edición, pulsa "ACTIVAR EDICIÓN". También puedes hacerlo desde AOS Palace → Ajustes → General.
Cambiar la edición activa no afecta a los pedidos ya existentes. Los registros anteriores conservan su asociación con la edición original. El cambio solo afecta a los nuevos pedidos y al catálogo visible.
Estructura del editor de edición
Desde la versión 2.15 el editor de una edición se organiza en cinco bloques para facilitar el llenado progresivo de información:
Todos los campos de los bloques nuevos son opcionales. Puedes rellenarlos progresivamente a medida que la edición avanza: el programa cuando se cierre, el libro de actas tras el evento, la galería al final. Los bloques vacíos no se renderizan en el frontend (graceful degradation).
Shortcode unificado de ediciones v2.15
Desde la versión 2.15, los antiguos [aos_edition_list] y [aos_edition_summary] se han fusionado en un único shortcode con atributos. El antiguo [aos_edition_summary] sigue funcionando como alias por compatibilidad.
[aos_edition_list]| Atributo | Valores | Función |
|---|---|---|
order | DESC (defecto) o ASC | Orden por año de la edición |
open | ID de edición | Edición pre-expandida en el acordeón. Por defecto, la activa. |
id | ID de edición | Filtra a UNA edición concreta |
year | YYYY (ej. 2024) | Filtra por año |
only_active | 1 | Muestra solo la edición activa |
limit | N (entero) | Máximo de ediciones a mostrar |
style | list (defecto) o single | list = acordeón interactivo. single = card resumen (equivalente al antiguo summary). |
Ejemplos prácticos
[aos_edition_list]Todas las ediciones en acordeón, ordenadas de la más reciente a la más antigua. La edición activa aparece pre-expandida.
[aos_edition_list year="2024"]Solo la edición de 2024, panel desplegado por defecto.
[aos_edition_list only_active="1" style="single"]Card resumen de la edición activa (logo, lema, lugar, fechas y stats). Equivalente al antiguo [aos_edition_summary].
[aos_edition_list limit="3"]Solo las tres ediciones más recientes. Útil para una sección "Últimas ediciones" en la portada.
El shortcode [aos_edition_summary] sigue activo como alias deprecated. Las páginas existentes que lo usen seguirán funcionando exactamente igual; internamente delega en [aos_edition_list style="single"].
El sistema permite mantener un archivo histórico completo de todas las ediciones celebradas, incluso aquellas anteriores a la instalación de AOS Palace. Cada edición puede acompañarse de cifras finales, documentos, comités, premios, galería de fotos, vídeo resumen y logos de patrocinadores. Toda esta información aparece de forma elegante en el acordeón público del shortcode [aos_edition_list].
Comportamiento de las estadísticas
El sistema aplica la regla "manual gana si está rellenado, automático si no". Las cifras automáticas se calculan desde la base de datos en tiempo real; los overrides manuales tienen prioridad cuando se rellenan, lo que permite tres escenarios:
| Métrica | Edición activa / futura | Edición histórica importada |
|---|---|---|
| Asistentes | Auto desde inscripciones completadas; override manual gana si rellenado | Manual obligatorio (BD está vacía) |
| Ponencias | Auto desde comunicaciones aceptadas; override manual gana si rellenado | Manual obligatorio |
| Pósters | Solo manual (el sistema no los distingue) | Solo manual |
| Países representados | Solo manual | Solo manual |
| Resto de campos (sede, docs, comités, premios, galería, vídeo, patrocinadores) | Manual siempre, opcional | Manual siempre, opcional |
El override manual también es útil en ediciones activas tras cerrar: si quieres congelar la cifra final de asistentes (por ejemplo incluyendo invitados externos sin inscripción formal), basta con rellenar el campo override y se mostrará ese valor en lugar del cálculo automático.
Registrar una edición histórica paso a paso
Imagina que quieres registrar la edición de 2018 que se celebró antes de instalar AOS:
- Crear la edición con datos básicos
Ve a AOS Palace → Ediciones → Añadir nueva. Pon como título "Congreso 2018", año 2018, lema, lugar y fechas. Sube logo y poster si los tienes.
- Marcar como Edición histórica
En el sidebar derecho, marca el checkbox "Edición histórica". Esto añade un badge ámbar "Histórica" en la lista pública para indicar que es una edición conservada por archivo.
- Rellenar los overrides de estadísticas
En Estadísticas e información histórica introduce las cifras finales reales: 342 asistentes, 87 ponencias, 15 pósters, 12 países. Como la BD está vacía para esta edición, estos valores son la única fuente posible.
- Añadir sede ampliada
Dirección, ciudad, país y URL de Google Maps. Aparecerá en el acordeón un bloque 📍 Sede con enlace al mapa.
- Subir documentos
URL del programa PDF, libro de actas PDF y la web oficial archived si existe. El botón "Subir / elegir PDF" abre la biblioteca de medios de WordPress.
- Documentar comités y premios
En el bloque Contenidos enriquecidos rellena los comités organizativo y científico (editor rico con formato), añade los premios entregados con categoría y ganador, sube los logos de los patrocinadores y crea la galería de fotos del evento. Opcionalmente, pega la URL del vídeo resumen de YouTube/Vimeo y se embebe automáticamente.
- Publicar
Pulsa Publicar. La edición histórica aparecerá en el shortcode
[aos_edition_list]con badge ámbar "Histórica" y todos sus contenidos accesibles al expandir el acordeón.
Bloques del acordeón en el frontend
Cada panel del acordeón se construye automáticamente con los bloques que tengan contenido. Si un campo está vacío, el bloque entero se omite (no aparecen títulos huérfanos). El orden es:
Badges visuales en la lista
El toggle "Edición histórica" es solo visual. NO cambia la lógica de los overrides: estos siempre prevalecen sobre el cálculo automático cuando están rellenados, independientemente del estado del toggle. El toggle existe para que el visitante sepa de un vistazo que esa edición es del archivo y no la edición actual.
Ve a AOS Palace → Servicios → Añadir nuevo. Los servicios son los productos que los participantes pueden contratar: inscripciones al congreso, cuotas de socio, talleres, cenas de gala, etc.
| Campo | Descripción | Notas |
|---|---|---|
| Precio estándar | Precio para participantes no socios | Requerido |
| Precio de socio | Precio reducido para socios activos | Opcional |
| Precio estudiante Nuevo v2.13 | Precio reducido para estudiantes con condición VALIDADA por la organización. Si está vacío, el servicio no aplica descuento de estudiante. | Opcional |
| Aplicable a entidades asociadas Nuevo v2.13 | Casilla que activa el descuento configurado en Entidades Asociadas. Si el participante pertenece a una entidad validada, recibe automáticamente el % o cantidad fija definida. | Opcional |
| Es cuota de socio | Marca el servicio como cuota de membresía. Siempre visible para no socios, sin restricciones de audiencia. | Solo uno por edición |
| Es inscripción | Identifica el servicio como inscripción oficial al congreso. AOS Pass lo usa para validar el acceso al evento. | — |
| Audiencia | Todos, solo socios o solo no socios. La cuota de socio ignora este filtro. | — |
| Activo | Si está desactivado, el servicio no aparece en el catálogo. | — |
| Limitación temporal Nuevo v2.14 | Toggle para definir una fecha límite. Pasada esa fecha, el servicio queda marcado como Cerrado. | Opcional |
| Limitación de plazas Nuevo v2.14 | Toggle para definir un cupo máximo. Cuando se alcanza, queda marcado como Agotado. | Opcional |
| Visibilidad cuando no esté disponible Nuevo v2.14 | Define qué pasa cuando expira o se agota: visible en catálogo con badge (recomendado) u ocultar del catálogo. | Por defecto: visible con badge |
Los cuatro precios (estándar, socio, estudiante, entidad asociada) conviven sin conflicto. El sistema selecciona automáticamente el que corresponde a cada participante en función de su perfil validado y, si están activadas las acumulaciones, combina varios.
Para los detalles completos sobre las limitaciones de fecha y plazas, mira la sección Disponibilidad y Plazas.
Desde la versión 2.14, cada servicio del congreso puede configurarse con limitaciones de disponibilidad. Las dos dimensiones son independientes: puedes activar solo fecha, solo plazas, ambas o ninguna. Ambas son opcionales (los servicios existentes siguen funcionando exactamente igual si no las activas).
Casos de uso típicos
Limitación temporal
- Abre el servicio
Ve a AOS Palace → Servicios, abre el servicio que quieres limitar y baja hasta el bloque Limitaciones de disponibilidad.
- Marca "Este servicio tiene fecha límite de inscripción"
Aparecerá un campo de fecha. Selecciona el día en el que dejará de aceptar inscripciones.
- Guarda
Pulsa Actualizar. El servicio queda disponible hasta las 23:59:59 del día indicado (hora del servidor WordPress). A partir del día siguiente, se considera cerrado.
La fecha se interpreta en la zona horaria configurada en Ajustes generales de WordPress → Zona horaria. Asegúrate de tenerla configurada correctamente para tu país.
Limitación de plazas
- Marca "Este servicio tiene un cupo máximo de plazas"
Aparecerá un campo numérico. Introduce el número máximo de inscripciones que admite el servicio.
- Guarda
Bajo el campo aparece en tiempo real el contador "Ocupadas ahora mismo: X", útil para saber el estado actual sin salir del editor.
¿Qué cuenta como plaza ocupada?
Cualquier inscripción en estado pendiente, en revisión o completada ocupa una plaza. Las inscripciones canceladas o rechazadas liberan plaza automáticamente.
El sistema protege el cupo contra la sobreventa en momentos de alta concurrencia: si dos participantes hacen checkout simultáneo de las últimas plazas disponibles, solo uno de los dos podrá completar el pedido. El segundo verá un mensaje claro indicándole que las plazas se agotaron mientras intentaba pagar.
Visibilidad cuando no esté disponible
Cuando un servicio expira (fecha pasada) o se agota (plazas llenas), el sistema decide qué hacer con él en el catálogo público. Esta decisión la tomas tú con el desplegable Visibilidad cuando no esté disponible:
Aviso "Solo quedan X plazas"
Cuando un servicio tiene cupo limitado y las plazas restantes están en 20% o menos del total O 5 plazas o menos en valor absoluto, aparece automáticamente un aviso amarillo en la tarjeta del catálogo. El propósito es generar urgencia sin saturar con números cuando aún hay margen.
Esto se calcula automáticamente: no hace falta configurarlo. Para un servicio con 50 plazas el aviso aparece cuando quedan 10 o menos; para uno con 5 plazas aparece desde el inicio.
Columna "Disponibilidad" en el listado de servicios
En el listado de AOS Palace → Servicios, la columna Disponibilidad muestra el estado actual de cada servicio con un vistazo rápido:
Si un participante tiene un servicio agotado o expirado en su carrito antes de que se cierre, al pulsar "Finalizar compra" el sistema rechazará el pedido completo con un mensaje claro indicando los servicios afectados y la razón. Tendrá que eliminarlos del carrito antes de poder continuar.
Desde la versión 2.13, el sistema cuenta con un motor centralizado de cálculo de precios que aplica las mismas reglas en el catálogo, en el AJAX de validación de participantes en compras grupales y en el momento de confirmar el pedido. Esto garantiza que el precio que ve el usuario es exactamente el que se cobra.
Tipos de precio que considera el motor
Reglas operativas
Visualización del descuento en el catálogo
Cuando un participante recibe un descuento (estudiante, entidad o acumulado), la tarjeta del servicio muestra el precio final en verde, el precio base tachado al lado, y una etiqueta indicando qué descuento se ha aplicado:
El precio final siempre se calcula en el servidor, nunca a partir de lo que el navegador envíe. Esto garantiza que los precios sean correctos independientemente de cualquier manipulación.
Accede en AOS Palace → Participantes. Al hacer clic en un participante, accedes a su ficha completa:
| Bloque | Información |
|---|---|
| Datos personales | Nombre, apellidos, email, institución, país, NIF/Pasaporte, teléfono, foto de perfil |
| Dirección postal | Dirección, código postal, ciudad, provincia (usada en facturas) |
| Estado de membresía | General, pendiente de validación o socio activo. El administrador puede cambiarlo manualmente. |
| Actividades | Ponente, Revisor, Invitado y Staff. Marcar como Staff da acceso automático al escáner de acreditación de AOS Pass. |
| Documentos acreditativos Nuevo v2.13 | Bloque visible cuando el participante ha declarado ser estudiante o pertenecer a una entidad asociada. Permite ver el documento aportado y validar o rechazar la condición. Ver sección dedicada. |
| Código de participante | Identificador único del congresista. Sirve para que otros lo añadan en compras grupales sin compartir su email. |
| Historial de pedidos | Todos los pedidos del participante, agrupados por proceso de compra, con estado, importe total y enlace de descarga de la factura si está disponible. |
| Nota AOS Pass | Solo visible si AOS Pass está activo. Permite dejar instrucciones para el personal de acreditación. |
Estados de membresía
Los descuentos de Estudiante y Entidad Asociada solo se aplican cuando la organización ha verificado el documento aportado por el participante. Hasta entonces, el sistema considera la condición como pendiente y el participante paga el precio base.
Estados posibles de un documento
Cómo validar o rechazar desde la ficha del participante
- Abre la ficha del participante
Ve a AOS Palace → Participantes y selecciona el participante. Si ha declarado ser estudiante o pertenecer a una entidad, verás el bloque 📄 Documentos acreditativos antes del historial de pedidos.
- Revisa el documento
Pulsa "Ver documento aportado" para abrirlo en una nueva pestaña. Comprueba que es legible, está vigente y acredita realmente la condición declarada.
- Decide
Pulsa "✓ Validar" si el documento es correcto. El descuento se aplicará automáticamente en el próximo cálculo (catálogo, carrito o validación AJAX). Pulsa "✕ Rechazar" si no procede; te pedirá un motivo opcional que será visible para el participante.
Re-subida desde el perfil del participante
Si la organización rechaza un documento, el participante ve el motivo en su área privada (Mi Cuenta → Editar perfil → Documentos acreditativos) y puede subir uno nuevo. Al hacerlo, el estado vuelve automáticamente a Pendiente de revisión y el motivo del rechazo desaparece.
El participante también puede declarar pertenencia a una entidad después del registro: si en el momento de registrarse no marcó la opción y más tarde lo desea, desde su perfil puede seleccionar la entidad y subir el documento. Solo aparece esta opción si la organización tiene entidades configuradas.
Mientras el documento esté pendiente o rechazado, el participante no recibe el descuento aunque el servicio lo admita. Esta es una salvaguarda intencional: nunca se cobra menos a quien todavía no ha demostrado su condición.
Las extensiones del ecosistema pueden conectarse al hook aos_ev_document_validated para enviar notificaciones por email automáticas al participante cuando su documento se valida o se rechaza. Consulta a tu desarrollador si necesitas esta integración.
AOS Palace Core crea los siguientes perfiles de usuario en WordPress al activarse. Determinan qué puede hacer cada tipo de persona tanto en el panel de administración como en el frontend.
Permisos clave por perfil
| Permiso | Quién lo tiene | Qué permite |
|---|---|---|
| Administración completa | Administrador | Acceso total al panel de AOS Palace: ajustes, participantes, pedidos, facturas |
| Gestión de pedidos | Secretaría, Administrador | Ver, validar y gestionar pedidos de participantes |
| Listado de participantes | Secretaría, Administrador | Consultar y editar la ficha de cualquier congresista |
| Acreditador | Staff (asignado), Secretaría, Administrador | Escanear los QR de acceso en AOS Pass |
| Enviar comunicaciones | Participante, Ponente | Enviar artículos o comunicaciones en AOS Paper |
| Revisar comunicaciones | Revisor | Evaluar los artículos asignados en AOS Paper |
Marcar un participante como Staff en su ficha CRM le da automáticamente permiso para escanear QRs de acreditación en AOS Pass, sin necesidad de cambiarle el perfil de usuario.
Los pedidos se gestionan desde AOS Palace → Escritorio y desde la ficha de cada participante en el CRM. Cada pedido puede contener uno o varios servicios del mismo proceso de compra.
Con AOS Pulse (integración Stripe), los pagos con tarjeta se confirman automáticamente. No es necesaria ninguna acción manual del administrador.
Login de usuarios
Formulario de acceso personalizado con recuperación de contraseña integrada.
[aos_user_login]Registro de nuevos usuarios
Formulario de alta de nuevos participantes con lista de países cerrada y acceso automático tras el registro.
[aos_user_register]Catálogo de servicios e inscripción
Muestra el catálogo de servicios de la edición activa con precios dinámicos, carrito y proceso de compra individual o grupal.
[aos_registration_form]Perfil del participante
Panel de cuenta completo con pestañas: Mi Ficha, Editar Perfil y Mis Servicios. Las extensiones activas añaden sus propias pestañas automáticamente.
[aos_user_profile]Listado y resumen de ediciones v2.15
Muestra todas las ediciones del congreso en formato acordeón interactivo con sus contenidos enriquecidos (sede, documentos, comités, premios, galería, vídeo, patrocinadores). Mismo shortcode con atributos para listar todas o filtrar a una sola edición.
[aos_edition_list]Variantes útiles:
[aos_edition_list year="2024"][aos_edition_list only_active="1" style="single"]Tabla completa de atributos en la sección Gestión de Ediciones.
Resumen de edición (alias deprecated)
El antiguo [aos_edition_summary] sigue funcionando como alias por compatibilidad. Internamente delega en [aos_edition_list style="single"]. Para nuevas implementaciones, usa directamente la forma nueva.
[aos_edition_summary][aos_registration_form] y [aos_user_profile] requieren que el usuario esté autenticado. Si no ha iniciado sesión, es redirigido al login automáticamente.
| Plantilla | Cuándo se envía | Destinatario | Variables |
|---|---|---|---|
| Pedido recibido | Tras completar el proceso de compra | Participante (pagador) | [nombre] [referencia] [total] [iban] |
| Pago validado | Cuando la secretaría confirma el pago | Participante (pagador) | [nombre] [referencia] [servicios] |
| Pedido cancelado | Al cancelar el pedido | Participante (pagador) | [nombre] [referencia] |
| Bienvenida | Tras completar el registro | Nuevo usuario | [nombre] [email] [url_login] |
Accede en AOS Palace → Extensiones. Muestra el estado de todas las extensiones instaladas: si están activas, si tienen licencia válida y el acceso directo a su configuración.
| Extensión | Función | Estado |
|---|---|---|
| AOS Pulse | Pasarelas de pago (Stripe, PayPal, Redsys) | Activa |
| AOS Cert | Certificados y diplomas dinámicos en PDF | Activa |
| AOS Paper | Gestión de comunicaciones y artículos científicos | Activa |
| AOS Program | Programa visual del congreso | Activa |
| AOS Broadcast | Comunicación masiva segmentada por rol de participante | Activa |
| AOS Pass | Acreditaciones físicas y check-in por QR | Activa |
| AOS Palace Virtual | Salas de streaming y contenido online | Activa |
| AOS Stay | Gestión de alojamiento, hoteles y reservas de participantes | Activa |
| AOS Balance | Módulo financiero: patrocinadores, proveedores y gastos | Activa |
Las extensiones se conectan al Core de forma automática al activarse. El Core no necesita saber qué extensiones están instaladas; cada extensión se registra a sí misma en los puntos de integración correspondientes.
| Término | Definición |
|---|---|
| Edición activa | La edición del congreso marcada como actual. Filtra el catálogo de servicios, los pedidos y todos los datos del sistema. Solo puede haber una edición activa al mismo tiempo. |
| Proceso de compra | Conjunto de servicios adquiridos en una misma sesión de pago. Puede incluir varios servicios para varios beneficiarios y se gestiona como un único pedido. |
| Código de participante | Identificador único de cada congresista. Lo usan otros para añadirle como beneficiario en compras grupales, sin necesidad de compartir el email. |
| Beneficiario | La persona que recibe el servicio. Puede ser diferente del pagador cuando alguien compra servicios en nombre de otros. |
| Pagador | La persona que realiza y paga el proceso de compra. En inscripciones individuales coincide con el beneficiario. |
| Cuota de socio | Servicio especial de membresía. Al confirmarse su pago, el participante pasa a ser socio activo y accede a los precios reducidos del catálogo. |
| Inscripción | Servicio que acredita la participación oficial en el congreso. Cuando está confirmado, AOS Pass lo reconoce como acceso válido al evento. |
| Entidad Asociada v2.13 | Organización (universidad, colegio profesional, sociedad científica…) cuyos miembros tienen derecho a un descuento especial. Configurable en Ajustes → Configuración. El descuento puede ser un porcentaje o una cantidad fija. |
| Documento acreditativo v2.13 | Archivo (PDF, JPG, PNG) que el participante aporta para demostrar su condición de estudiante o pertenencia a una entidad asociada. Debe ser validado por la organización para que se aplique el descuento correspondiente. |
| Acumulación de descuentos v2.13 | Ajuste global que decide si los descuentos de Estudiante y Entidad Asociada se combinan en cascada (Estudiante primero y luego Entidad sobre ese resultado) o se aplica solo el más beneficioso para el participante. |
| Limitación temporal v2.14 | Fecha límite a partir de la cual un servicio deja de aceptar inscripciones. Se interpreta como "disponible hasta el final del día indicado" (23:59:59 hora del servidor). |
| Cupo de plazas v2.14 | Número máximo de inscripciones que admite un servicio. Las inscripciones en estado pendiente, en revisión o completada cuentan como ocupadas; las canceladas/rechazadas liberan plaza. |
| Servicio agotado / cerrado v2.14 | Agotado: el cupo de plazas se ha alcanzado. Cerrado: la fecha límite ya pasó. Ambos se muestran como tarjeta atenuada con badge rojo y botón "No disponible" deshabilitado en el catálogo público. |
| Edición histórica v2.15 | Toggle que marca una edición como celebrada antes de la instalación de AOS Palace. Añade un badge ámbar "Histórica" al listado público. No cambia la lógica de overrides: los stats manuales siempre prevalecen sobre los automáticos cuando están rellenados. |
| Override de estadísticas v2.15 | Campos numéricos manuales para Asistentes y Ponencias. Si están rellenados, sustituyen al cálculo automático desde la base de datos. Si están vacíos, el sistema usa el cálculo automático. Permite registrar cifras finales de ediciones históricas o congelar cifras oficiales de cierre incluso para ediciones activas. |
| Contenidos enriquecidos v2.15 | Conjunto de campos opcionales de una edición que enriquecen el panel del acordeón público: sede ampliada, programa PDF, libro de actas, web oficial, hashtag, comités, premios, galería, vídeo y patrocinadores. Cada bloque se renderiza solo si tiene contenido (graceful degradation). |
| Hub | Nombre coloquial de AOS Palace Core, por ser el centro del que dependen todas las extensiones del ecosistema. |
| AOSYS | Sistema de licencias de OlbiaSystem SL. Cada plugin del ecosistema AOS incluye su propio cliente de licencias independiente. |
¿Puedo tener varias ediciones del congreso activas a la vez?
No. El sistema admite solo una edición activa al mismo tiempo. Las demás quedan archivadas y pueden consultarse, pero no reciben nuevos pedidos ni aparecen en el catálogo.
¿Por qué un participante no ve los precios de socio aunque sea socio?
El estado de membresía debe ser socio activo confirmado, no pendiente de validación. Verifica en la ficha CRM del participante cuál es su estado actual. Si aparece como "Pendiente de validación", significa que la cuota está registrada pero el pago aún no ha sido confirmado por la secretaría.
El enlace de recuperación de contraseña redirige al login estándar de WordPress en lugar del nuestro.
Configura la URL de Login en AOS Palace → Ajustes → General. El sistema necesita conocer la URL de tu página de acceso personalizada para construir correctamente el enlace de recuperación.
¿Cómo actualizo el sistema tras instalar una nueva versión del plugin?
Desactiva y vuelve a activar el plugin desde Plugins → Plugins instalados. Esto aplica automáticamente cualquier cambio estructural necesario de forma segura.
Los pedidos grupales muestran solo el primer servicio en la factura.
A partir de la versión 2.8.0 este problema está resuelto. Si sigues viéndolo, regenera la factura desde la ficha del participante. El sistema incluye ahora correctamente todos los servicios del mismo proceso de compra.
Un participante marcó "Soy estudiante" pero no le sale el precio reducido.
Comprueba que su documento acreditativo está validado en su ficha CRM (bloque Documentos acreditativos). Mientras esté en estado Pendiente o Rechazado, el descuento no se aplica. Una vez pulsas "✓ Validar", el catálogo y el carrito recalculan los precios automáticamente.
¿Por qué un servicio no muestra el descuento de entidad asociada?
Para que el descuento se aplique se deben cumplir tres condiciones: (1) hay al menos una Entidad Asociada configurada en Ajustes → Configuración, (2) el participante tiene la pertenencia validada, y (3) el servicio tiene marcada la casilla "Aplicar descuento de Entidades Asociadas" en su configuración. Verifica las tres antes de buscar el problema en otro sitio.
¿Cómo combina el sistema el descuento de socio con el de estudiante o entidad?
Por defecto los descuentos no son acumulables: el sistema aplica el precio MÁS BAJO entre socio, estudiante y entidad. Si activas la opción "Acumular descuentos" en Ajustes, el comportamiento cambia: se aplica primero el precio de Estudiante y sobre éste se aplica el descuento (% o €) de la Entidad. El precio de socio sigue compitiendo como alternativa de "precio más bajo" en el caso no acumulable.
Quiero ocultar el % de descuento al participante en el desplegable.
En Ajustes → Configuración → Entidades Asociadas, marca la opción "Mostrar descuento al usuario: No — mostrar solo el nombre de la entidad". El descuento se sigue aplicando exactamente igual; simplemente desaparece del texto del desplegable.
¿Puedo eliminar una entidad asociada que ya tiene participantes asignados?
Técnicamente sí — desaparecerá del desplegable y no se aplicará a nuevos registros. Sin embargo, los participantes que ya tenían esa entidad asignada perderán el descuento porque el sistema no encontrará la entidad referenciada. Como buena práctica, antes de eliminar una entidad cambia su descuento a 0% para "desactivarla" sin romper referencias.
¿Cómo cierro automáticamente las inscripciones unos días antes del congreso? v2.14
Edita el servicio de inscripción, activa el toggle "Este servicio tiene fecha límite de inscripción" y selecciona la fecha tope. Hasta las 23:59:59 de ese día el servicio sigue disponible; al día siguiente queda automáticamente marcado como Cerrado. Si dejas la visibilidad por defecto (visible con badge), los participantes seguirán viendo el servicio en el catálogo pero con un badge rojo CERRADO y el botón deshabilitado.
Mi visita guiada tiene 20 plazas. ¿Cómo evito que se inscriban más? v2.14
En el servicio, activa el toggle "Este servicio tiene un cupo máximo de plazas" e introduce 20. El sistema cuenta automáticamente las inscripciones activas (pendientes, en revisión y completadas) y bloquea nuevas cuando se alcanza el cupo. El sistema también protege contra sobreventa en checkout simultáneo: si dos personas pulsan "Finalizar compra" a la vez para la última plaza, solo una podrá completarla.
Cancelé una inscripción a un servicio agotado. ¿Vuelve a haber plaza disponible? v2.14
Sí, automáticamente. Las inscripciones canceladas o rechazadas liberan plaza al instante. La columna Disponibilidad del listado de servicios refleja siempre el estado actual real.
¿Cómo registro una edición de 2018 con sus cifras finales? v2.15
Crea una edición nueva con título "Congreso 2018", año 2018 y resto de datos básicos. En el sidebar marca el toggle "Edición histórica" (añadirá un badge ámbar). En el bloque Estadísticas e información histórica, rellena los overrides manuales: asistentes, ponencias, pósters, países. Como la base de datos está vacía para esa edición, los overrides son la única fuente de información, así que sus cifras se mostrarán en el frontend. Opcionalmente, completa también sede ampliada, programa PDF, comités, premios, galería de fotos, vídeo resumen y patrocinadores.
¿Por qué los stats de mi edición histórica muestran 0?
Porque no has rellenado los overrides manuales. La edición histórica importada no tiene registros en la base de datos del plugin, así que el cálculo automático arroja 0. Para que muestre cifras reales, ve al bloque Estadísticas e información histórica del editor de la edición y rellena los campos numéricos.
Quiero "congelar" la cifra final de asistentes de una edición ya cerrada. ¿Puedo? v2.15
Sí. Rellena el override manual de Asistentes en la edición (aunque NO esté marcada como histórica). En cuanto guardas, el sistema deja de usar el cálculo automático para esa edición y siempre mostrará el valor manual. Esto es útil si quieres incluir invitados externos sin inscripción formal o si el conteo oficial difiere ligeramente del de BD.
Tengo páginas usando [aos_edition_summary]. ¿Tengo que cambiarlas? v2.15
No es obligatorio. El shortcode [aos_edition_summary] sigue funcionando como alias y delega internamente en [aos_edition_list style="single"]. Tus páginas existentes no necesitan cambios. Para nuevas implementaciones, usa directamente el nuevo formato unificado.
¿Puedo usar AOS Palace en un WordPress Multisite?
Sí, el plugin es totalmente compatible con instalaciones Multisite. Las tablas del sistema son compartidas entre todos los subsitios de la red.