AOS Palace Core es el componente central (Hub) del ecosistema AOS Palace. Gestiona usuarios, inscripciones, servicios y facturación base, mientras expone los puntos de integración necesarios para que las extensiones satélite añadan funcionalidades especializadas sin modificar el núcleo.
Roles del sistema
| Actor | Perfil en el sistema | Acceso principal |
|---|---|---|
| Administrador | Control total | Control total del sistema, ajustes y gestión de todo el CRM |
| Secretaría | Gestión operativa | Listado de participantes, gestión de pedidos y validación de pagos |
| Participante | Usuario estándar | Perfil propio, catálogo de servicios, mis servicios |
| Ponente | Autor con presentación | Perfil propio, subir presentación |
| Revisor | Evaluador científico | Perfil propio, revisar comunicaciones |
| Asistente | Solo lectura | Acceso al perfil propio sin edición |
| Componente | Versión mínima | Notas |
|---|---|---|
| WordPress | 6.0 | Se recomienda la última versión estable |
| PHP | 7.4 | Testado en PHP 8.1 y 8.2. Compatibilidad total con PHP 8.x |
| Licencia AOSYS | Activa | Requerida para recibir actualizaciones automáticas y soporte |
| Plugin dependiente | Ninguno | AOS Palace Core es autónomo. Las extensiones lo requieren a él |
AOS Palace Core es el único plugin del ecosistema que no tiene dependencias. Sin embargo, todas las extensiones (AOS Pulse, AOS Paper, etc.) requieren que este plugin esté activo y con licencia válida.
- Descarga el plugin
Obtén el archivo
.zipdesde el panel de clientes de OlbiaSystem o a través de la actualización automática de WordPress si ya tienes una licencia activa. - Sube e instala en WordPress
Ve a Plugins → Añadir nuevo → Subir plugin, selecciona el archivo
.zipy haz clic en Instalar ahora. - Activa el plugin
Una vez instalado, haz clic en Activar. El sistema creará automáticamente las tablas necesarias en la base de datos y registrará los perfiles de usuario del ecosistema.
- Introduce la clave de licencia
Ve a AOS Palace → Ajustes → Licencia, pega tu clave de licencia AOSYS y haz clic en Activar licencia. Verás el estado Activa al completarlo.
- Crea las páginas de frontend
Crea páginas de WordPress para Login, Registro y Mi Cuenta, e inserta los shortcodes correspondientes. Después configura sus URLs en AOS Palace → Ajustes → General.
- Configura la primera edición
Ve a AOS Palace → Ediciones, crea tu primera edición del congreso y márcala como activa. Todos los servicios y registros quedarán vinculados a esta edición.
La instalación está completa cuando aparece el menú AOS Palace en el escritorio de WordPress y el estado de licencia muestra Activa.
Si necesitas actualizar el sistema tras una actualización de versión, simplemente desactiva y vuelve a activar el plugin. Este es el procedimiento oficial del ecosistema AOS Palace.
Accede a través de AOS Palace → Ajustes → General.
| Opción | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| URL de Login | Página donde está el shortcode [aos_user_login]. Sustituye al login estándar de WordPress en todo el sistema. | /acceso |
| URL de Registro | Página del formulario [aos_user_register]. Enlazada desde el formulario de login. | /registro |
| URL de Mi Cuenta | Página del perfil [aos_user_profile]. Redirección tras login exitoso. | /mi-cuenta |
| Mensaje de éxito | Texto que aparece en el frontend al completar una compra satisfactoriamente. | "Tu inscripción ha sido registrada." |
Una vez configurada la URL de Login, el sistema sustituye automáticamente todas las referencias al login estándar de WordPress. Los participantes siempre aterrizan en tu página personalizada.
Configura en AOS Palace → Ajustes → Pagos y Facturación.
Datos del emisor
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Razón social | Nombre de la entidad emisora de facturas |
| NIF/CIF | Número de identificación fiscal del emisor |
| Dirección fiscal | Domicilio legal del emisor |
| Logo de factura | Imagen seleccionable de la Biblioteca de medios |
| Pie de factura | Texto legal al pie del PDF |
Datos bancarios
| Opción | Descripción |
|---|---|
| IBAN | Cuenta bancaria donde se realizan los ingresos. Se muestra en el checkout del participante. |
| SWIFT/BIC | Código SWIFT (opcional, para transferencias internacionales). |
| Instrucciones adicionales | Texto libre junto a los datos bancarios. |
IVA y numeración
| Opción | Descripción | Por defecto |
|---|---|---|
| Nombre del impuesto | Etiqueta del impuesto (ej. IVA, IGIC) | IVA |
| Porcentaje | Tipo impositivo en porcentaje | 21 |
| Precios incluyen impuesto | Sufijo "(IVA inc.)" o "(+ IVA X%)" en el catálogo | Sí |
| Máscara de factura | Patrón de numeración secuencial (ej. CONG-{YEAR}-{NUM:4}) | — |
La factura PDF siempre muestra el desglose completo (base imponible + IVA + total) independientemente del ajuste de precios.
Accede en AOS Palace → Ajustes → Correos Electrónicos.
[nombre][referencia][total][iban][swift][instrucciones][nombre][referencia][servicios][total][nombre][referencia][nombre][email][url_login]Las ediciones son el eje central del sistema. Cada edición del congreso se gestiona de forma independiente. Todo el catálogo de servicios, inscripciones y facturas queda vinculado a la edición activa.
Crear una edición
- Ve a AOS Palace → Ediciones → Añadir nueva
Rellena el título (nombre del congreso y año), el contenido descriptivo y opcionalmente la imagen destacada (póster o logo del evento).
- Publica la edición
Haz clic en Publicar. Una edición en borrador no es reconocida como activa aunque se configure como tal.
- Márcala como edición activa
Ve a AOS Palace → Ajustes → General y selecciona esta edición en el desplegable Edición activa.
Cambiar la edición activa no afecta a los pedidos ya existentes. Los registros anteriores conservan su asociación con la edición original. El cambio solo afecta a los nuevos pedidos y al catálogo visible.
Shortcode de listado de ediciones
[aos_edition_list order="DESC"]Ve a AOS Palace → Servicios → Añadir nuevo. Los servicios son los productos que los participantes pueden contratar: inscripciones al congreso, cuotas de socio, talleres, cenas de gala, etc.
| Campo | Descripción | Notas |
|---|---|---|
| Precio estándar | Precio para participantes no socios | Requerido |
| Precio de socio | Precio reducido para socios activos | Opcional |
| Es cuota de socio | Marca el servicio como cuota de membresía. Siempre visible para no socios, sin restricciones de audiencia. | Solo uno por edición |
| Es inscripción | Identifica el servicio como inscripción oficial al congreso. AOS Pass lo usa para validar el acceso al evento. | — |
| Audiencia | Todos, solo socios o solo no socios. La cuota de socio ignora este filtro. | — |
| Activo | Si está desactivado, el servicio no aparece en el catálogo. | — |
El sistema ajusta automáticamente los precios del carrito en función del estado de socio del participante, tanto al navegar por el catálogo como en el momento de confirmar el pedido.
El precio final siempre se calcula en el servidor, nunca a partir de lo que el navegador envíe. Esto garantiza que los precios sean correctos independientemente de cualquier manipulación.
Accede en AOS Palace → Participantes. Al hacer clic en un participante, accedes a su ficha completa:
| Bloque | Información |
|---|---|
| Datos personales | Nombre, apellidos, email, institución, país, NIF/Pasaporte, teléfono, foto de perfil |
| Dirección postal | Dirección, código postal, ciudad, provincia (usada en facturas) |
| Estado de membresía | General, pendiente de validación o socio activo. El administrador puede cambiarlo manualmente. |
| Actividades | Ponente, Revisor, Invitado y Staff. Marcar como Staff da acceso automático al escáner de acreditación de AOS Pass. |
| Código de participante | Identificador único del congresista. Sirve para que otros lo añadan en compras grupales sin compartir su email. |
| Historial de pedidos | Todos los pedidos del participante, agrupados por proceso de compra, con estado, importe total y enlace de descarga de la factura si está disponible. |
| Nota AOS Pass | Solo visible si AOS Pass está activo. Permite dejar instrucciones para el personal de acreditación. |
Estados de membresía
AOS Palace Core crea los siguientes perfiles de usuario en WordPress al activarse. Determinan qué puede hacer cada tipo de persona tanto en el panel de administración como en el frontend.
Permisos clave por perfil
| Permiso | Quién lo tiene | Qué permite |
|---|---|---|
| Administración completa | Administrador | Acceso total al panel de AOS Palace: ajustes, participantes, pedidos, facturas |
| Gestión de pedidos | Secretaría, Administrador | Ver, validar y gestionar pedidos de participantes |
| Listado de participantes | Secretaría, Administrador | Consultar y editar la ficha de cualquier congresista |
| Acreditador | Staff (asignado), Secretaría, Administrador | Escanear los QR de acceso en AOS Pass |
| Enviar comunicaciones | Participante, Ponente | Enviar artículos o comunicaciones en AOS Paper |
| Revisar comunicaciones | Revisor | Evaluar los artículos asignados en AOS Paper |
Marcar un participante como Staff en su ficha CRM le da automáticamente permiso para escanear QRs de acreditación en AOS Pass, sin necesidad de cambiarle el perfil de usuario.
Los pedidos se gestionan desde AOS Palace → Escritorio y desde la ficha de cada participante en el CRM. Cada pedido puede contener uno o varios servicios del mismo proceso de compra.
Con AOS Pulse (integración Stripe), los pagos con tarjeta se confirman automáticamente. No es necesaria ninguna acción manual del administrador.
Login de usuarios
Formulario de acceso personalizado con recuperación de contraseña integrada.
[aos_user_login]Registro de nuevos usuarios
Formulario de alta de nuevos participantes con lista de países cerrada y acceso automático tras el registro.
[aos_user_register]Catálogo de servicios e inscripción
Muestra el catálogo de servicios de la edición activa con precios dinámicos, carrito y proceso de compra individual o grupal.
[aos_registration_form]Perfil del participante
Panel de cuenta completo con pestañas: Mi Ficha, Editar Perfil y Mis Servicios. Las extensiones activas añaden sus propias pestañas automáticamente.
[aos_user_profile]Listado de ediciones
Muestra todas las ediciones del congreso en formato acordeón interactivo. La edición activa aparece pre-expandida.
[aos_edition_list order="DESC"][aos_registration_form] y [aos_user_profile] requieren que el usuario esté autenticado. Si no ha iniciado sesión, es redirigido al login automáticamente.
| Plantilla | Cuándo se envía | Destinatario | Variables |
|---|---|---|---|
| Pedido recibido | Tras completar el proceso de compra | Participante (pagador) | [nombre] [referencia] [total] [iban] |
| Pago validado | Cuando la secretaría confirma el pago | Participante (pagador) | [nombre] [referencia] [servicios] |
| Pedido cancelado | Al cancelar el pedido | Participante (pagador) | [nombre] [referencia] |
| Bienvenida | Tras completar el registro | Nuevo usuario | [nombre] [email] [url_login] |
Accede en AOS Palace → Extensiones. Muestra el estado de todas las extensiones instaladas: si están activas, si tienen licencia válida y el acceso directo a su configuración.
| Extensión | Función | Estado |
|---|---|---|
| AOS Pulse | Pasarelas de pago (Stripe, PayPal, Redsys) | Activa |
| AOS Paper | Gestión de comunicaciones y artículos científicos | Activa |
| AOS Program | Programa visual del congreso | Activa |
| AOS Pass | Acreditaciones físicas y check-in por QR | Activa |
| AOS Cert | Certificados y diplomas dinámicos en PDF | Activa |
| AOS Palace Virtual | Salas de streaming y contenido online | Planificada |
Las extensiones se conectan al Core de forma automática al activarse. El Core no necesita saber qué extensiones están instaladas; cada extensión se registra a sí misma en los puntos de integración correspondientes.
| Término | Definición |
|---|---|
| Edición activa | La edición del congreso marcada como actual. Filtra el catálogo de servicios, los pedidos y todos los datos del sistema. Solo puede haber una edición activa al mismo tiempo. |
| Proceso de compra | Conjunto de servicios adquiridos en una misma sesión de pago. Puede incluir varios servicios para varios beneficiarios y se gestiona como un único pedido. |
| Código de participante | Identificador único de cada congresista. Lo usan otros para añadirle como beneficiario en compras grupales, sin necesidad de compartir el email. |
| Beneficiario | La persona que recibe el servicio. Puede ser diferente del pagador cuando alguien compra servicios en nombre de otros. |
| Pagador | La persona que realiza y paga el proceso de compra. En inscripciones individuales coincide con el beneficiario. |
| Cuota de socio | Servicio especial de membresía. Al confirmarse su pago, el participante pasa a ser socio activo y accede a los precios reducidos del catálogo. |
| Inscripción | Servicio que acredita la participación oficial en el congreso. Cuando está confirmado, AOS Pass lo reconoce como acceso válido al evento. |
| Hub | Nombre coloquial de AOS Palace Core, por ser el centro del que dependen todas las extensiones del ecosistema. |
| AOSYS | Sistema de licencias de OlbiaSystem SL. Cada plugin del ecosistema AOS incluye su propio cliente de licencias independiente. |
¿Puedo tener varias ediciones del congreso activas a la vez?
No. El sistema admite solo una edición activa al mismo tiempo. Las demás quedan archivadas y pueden consultarse, pero no reciben nuevos pedidos ni aparecen en el catálogo.
¿Por qué un participante no ve los precios de socio aunque sea socio?
El estado de membresía debe ser socio activo confirmado, no pendiente de validación. Verifica en la ficha CRM del participante cuál es su estado actual. Si aparece como "Pendiente de validación", significa que la cuota está registrada pero el pago aún no ha sido confirmado por la secretaría.
El enlace de recuperación de contraseña redirige al login estándar de WordPress en lugar del nuestro.
Configura la URL de Login en AOS Palace → Ajustes → General. El sistema necesita conocer la URL de tu página de acceso personalizada para construir correctamente el enlace de recuperación.
¿Cómo actualizo el sistema tras instalar una nueva versión del plugin?
Desactiva y vuelve a activar el plugin desde Plugins → Plugins instalados. Esto aplica automáticamente cualquier cambio estructural necesario de forma segura.
Los pedidos grupales muestran solo el primer servicio en la factura.
A partir de la versión 2.8.0 este problema está resuelto. Si sigues viéndolo, regenera la factura desde la ficha del participante. El sistema incluye ahora correctamente todos los servicios del mismo proceso de compra.
¿Puedo usar AOS Palace en un WordPress Multisite?
Sí, el plugin es totalmente compatible con instalaciones Multisite. Las tablas del sistema son compartidas entre todos los subsitios de la red.