AOS Paper gestiona todo el proceso de comunicaciones científicas de un congreso, desde el primer resumen del autor hasta la decisión final del comité. Soporta artículos completos y posters, una fase previa de resumen, múltiples rondas de evaluación, revisión ciega por pares y generación automática del libro de actas en PDF.
Integración con AOS Palace
AOS Paper se integra directamente en el perfil del participante a través del shortcode [aos_user_profile] de AOS Palace Core. Los autores ven la pestaña "Mis Artículos" y los revisores ven la pestaña "Mis Evaluaciones" automáticamente, sin configuración adicional. El historial de envíos persiste entre ediciones: el participante puede ver todas sus comunicaciones de congresos anteriores.
A partir de la versión 2.5, AOS Paper organiza cada envío en torno a dos conceptos independientes que conviene entender desde el principio: la fase (en qué momento del ciclo está el envío) y el tipo (artículo o poster).
Las dos fases del envío
La fase de resumen es configurable. Si el comité prefiere recibir directamente el archivo final sin paso previo, basta con desactivar el ajuste "Requiere fase de resumen previa" en AOS Paper → Ajustes.
Los dos tipos de envío
Modos del congreso
El administrador decide en los ajustes generales qué tipos acepta el congreso:
| Modo | Comportamiento |
|---|---|
| Solo artículos | Todos los envíos serán artículos. El autor no ve selector de tipo. |
| Solo posters | Todos los envíos serán posters. El autor no ve selector de tipo. |
| Ambos (artículos y posters) | El autor elige el tipo en el formulario de envío del resumen. Los cupos por participante de cada tipo son independientes. |
Cuando el congreso admite ambos tipos, el comité puede reclasificar un envío entre artículo y poster en cualquier momento si el contenido encaja mejor en el otro formato. Ver la sección "Reclasificar Artículo↔Poster" para los detalles.
AOS Paper trabaja con cuatro roles operativos. Cada persona que interactúa con el sistema lo hace desde uno de estos roles, con permisos estrictamente definidos.
Un revisor no puede evaluar un artículo en el que aparece como autor principal o co-autor. El sistema detecta y bloquea este conflicto automáticamente al intentar asignarle.
Tabla de permisos por rol
| Acción | Admin | Autor Principal | Co-Autor | Revisor |
|---|---|---|---|---|
| Enviar resumen nuevo | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Subir el archivo final tras aprobación | — | ✅ | ❌ | ❌ |
| Editar / subsanar resumen o archivo | ✅ | ✅ Solo si devuelto | ❌ | ❌ |
| Ver estado del envío | ✅ | ✅ | ✅ | — |
| Descargar documento | ✅ | ✅ | ✅ | — |
| Evaluar artículos asignados | — | ❌ | ❌ | ✅ |
| Ver todas las evaluaciones | ✅ | ❌ | ❌ | Solo las propias |
| Cambiar estado del envío | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Reclasificar tipo (artículo ↔ poster) | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Asignar revisores | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Generar libro de actas | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Componente | Requisito | Notas |
|---|---|---|
| AOS Palace Core | Activo y con licencia | Obligatorio. AOS Paper no funciona sin él. |
| WordPress | 6.0 o superior | Se recomienda la última versión estable |
| PHP | 7.4 o superior | Se recomienda PHP 8.1+. El modo editor con generación de PDF requiere las extensiones gd, mbstring e iconv activas. |
| Licencia AOSYS | Activa | Sin licencia activa, el sistema opera en modo trial con un límite de artículos. |
| Áreas temáticas | Al menos una creada | El formulario de envío requiere seleccionar un área temática. Si no hay ninguna creada, los autores no podrán enviar. |
El modo editor con PDF anónimo requiere que las extensiones PHP gd, mbstring e iconv estén activas en el servidor. Si no lo están, el modo de subida de PDF/Word sigue funcionando sin restricciones.
-
Verifica que AOS Palace Core está activo
AOS Paper requiere AOS Palace Core activo y con licencia. Compruébalo en Plugins → Plugins instalados antes de continuar.
-
Instala el plugin
Ve a Plugins → Añadir nuevo → Subir plugin, selecciona el archivo
.zipde AOS Paper y haz clic en Instalar ahora. Después actívalo. -
Activa la licencia
Ve a AOS Paper → Ajustes → Licencia e introduce tu clave AOSYS. Sin licencia activa, el sistema funciona en modo trial con un número limitado de artículos.
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Configura los ajustes del congreso
Ve a AOS Paper → Ajustes y configura los límites (máximo de autores, artículos por participante, páginas), el modo de envío y los criterios de evaluación.
-
Personaliza el correo al revisor
Ve a AOS Paper → Ajustes → Correos y adapta el asunto y el cuerpo del email que reciben los revisores al ser asignados o al iniciarse una nueva ronda.
-
Crea las áreas temáticas
Ve a AOS Paper → Temáticas y añade las áreas científicas del congreso (ej. "Inteligencia Artificial", "Bioquímica", "Educación"). Los autores deben seleccionar una al enviar.
El sistema está listo cuando el menú AOS Paper aparece en el panel de WordPress, la licencia muestra estado activo y hay al menos un área temática creada. La pestaña "Mis Artículos" aparecerá automáticamente en los perfiles de los participantes.
Todos los ajustes del comportamiento del sistema se configuran en esta sección. Los cambios se aplican de inmediato a los nuevos envíos, pero no modifican artículos ya existentes.
Límites y restricciones
| Opción | Descripción | Por defecto |
|---|---|---|
| Máx. autores por artículo | Número total de firmantes permitidos (autor principal + co-autores). Si un autor intenta añadir más co-autores de los permitidos, el sistema lo rechaza. | 5 |
| Máx. artículos por participante | Número máximo de artículos que un participante puede enviar como autor principal. No limita su participación como co-autor. | 2 |
| Máx. páginas por artículo | Límite informativo de páginas que se muestra al autor. El sistema no verifica automáticamente el conteo de páginas del documento subido. | 10 |
| Requiere inscripción al congreso | Si está activado, el autor principal debe tener una inscripción en la edición activa para poder enviar. Los co-autores también deben tener su inscripción registrada (aunque esté pendiente de pago). | Sí |
Modo de envío de artículos
Hay dos formas en que los autores pueden enviar sus comunicaciones:
El modo Editor con PDF anónimo es la opción recomendada para congresos que exigen revisión ciega real (blind peer review). Si usas la subida de PDF, la anonimización depende de que el propio autor prepare el documento sin sus datos, lo que no siempre se cumple.
Opciones de visualización del autor
| Opción | Efecto |
|---|---|
| Mostrar institución del autor | Si está activo, la institución o empresa del autor aparece junto a su nombre en el listado de artículos y en el libro de actas. |
| Mostrar país del autor | Si está activo, el país del autor aparece junto a su nombre en el listado y en el libro de actas. |
Criterios de evaluación
El campo "Criterios de evaluación para revisores" define cómo evaluarán los revisores los artículos. Escribe un criterio por línea (ej. "Originalidad", "Metodología", "Relevancia para el congreso").
Si este campo está vacío, a los revisores se les pedirá una única Puntuación General del 1 al 10. Si lo rellenas, se les pedirá puntuar cada criterio individualmente y el sistema calculará la nota media total automáticamente.
Configuración del PDF anónimo
Si usas el modo editor, estos campos configuran la cabecera que aparecerá en los PDFs generados:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre del Congreso (cabecera PDF) | Primera línea de la cabecera, en negrita |
| Subtítulo de la Cabecera PDF | Segunda línea, en cursiva (ej. "Artículo sometido a revisión por pares ciegos") |
| Año de la Edición | Aparece en la cabecera junto al nombre del congreso |
| Aviso legal / Disclaimer del PDF | Texto de confidencialidad que aparece al final de cada PDF anónimo. Se puede personalizar o mantener el texto predeterminado de revisión ciega. |
Esta sección define cómo se organiza el ciclo de envío del congreso: si los autores envían primero un resumen para su aprobación, qué formatos finales admite el comité (artículo, poster o ambos) y cuántos envíos puede realizar cada participante por cada tipo.
Configuración principal
| Opción | Descripción | Por defecto |
|---|---|---|
| Tipos de envío admitidos | Decide qué formatos finales acepta el congreso: Solo artículos, Solo posters, o Ambos. Cuando se eligen ambos, el autor selecciona el tipo al enviar su resumen. | Solo artículos |
| Requiere fase de resumen previa | Si está activo, el autor envía primero un resumen textual que el comité debe aprobar antes de que pueda subir el archivo. Si se desactiva, el autor envía directamente el archivo final. | Sí |
| Máximo de palabras del resumen | Límite del campo "Resumen" en la fase previa. El sistema rechaza el envío si se supera. Un valor de 0 significa sin límite. | 0 (sin límite) |
Cupos por tipo
Los cupos definen cuántos envíos puede realizar cada participante como autor principal. AOS Paper permite fijar cupos independientes para artículos y posters, además del cupo general legacy:
| Opción | Descripción | Por defecto |
|---|---|---|
| Máx. envíos por participante (general) | Límite global usado como valor por defecto cuando los cupos específicos no están fijados. | 2 |
| Máx. artículos por participante | Cupo específico de artículos. Si vale 0 se aplica el cupo general. Solo tiene efecto cuando el congreso admite artículos. | 0 |
| Máx. posters por participante | Cupo específico de posters. Si vale 0 se aplica el cupo general. Solo tiene efecto cuando el congreso admite posters. | 0 |
Los cupos son independientes entre tipos: si un autor tiene un cupo de 2 artículos y 1 poster, podrá enviar hasta 3 envíos en total (2 + 1) sin que un tipo consuma el cupo del otro. Esto evita que un autor "monopolice" un formato a costa del otro.
Guías mostradas al autor
El administrador puede personalizar tres textos explicativos que aparecen en el lateral del formulario del autor según el momento del proceso. Si se dejan vacíos, el sistema muestra los textos por defecto del plugin.
| Guía | Cuándo aparece |
|---|---|
| Guía mostrada al enviar el resumen | Lateral del formulario de envío del resumen, en la fase 1. |
| Guía al subir el artículo (PDF/Word) | Lateral del formulario cuando el autor sube el archivo final del artículo, en la fase 2. |
| Guía al subir el poster (PDF) | Lateral del formulario cuando el autor sube el archivo final del poster, en la fase 2. |
Las guías son perfectas para detallar requisitos específicos del congreso: límite de páginas, fuente y tamaño tipográfico, normas de citación, formato A0 vertical en posters, etc. Usa saltos de línea para separar puntos.
A partir de la versión 2.6, el administrador puede fijar una fecha y hora límite para cada tipo de envío. Una vez vencido el plazo, los autores ya no pueden iniciar nuevos envíos de ese tipo, aunque la administración conserva el control total sobre la edición.
Tres plazos independientes
Cómo configurar los plazos
-
Accede a la sección de Plazos en los Ajustes
Ve a AOS Paper → Ajustes y baja hasta la sección 📅 Plazos de Envío. Antes de los campos verás una nota indicando la zona horaria del sitio y la hora local actual, para que sepas exactamente en qué reloj se interpretan las fechas.
-
Introduce la fecha y hora límite
Cada uno de los tres campos usa un selector de fecha y hora estándar del navegador. Escribe el plazo en el formato que te muestre el navegador (ejemplo:
2026-09-30 23:59). -
Guarda los cambios
Pulsa "Guardar cambios". El plazo se aplica inmediatamente: los autores que ya estén en su perfil verán el cambio al recargar la página.
Si dejas un campo vacío, ese envío queda sin plazo — los autores podrán enviar mientras la edición esté abierta. Es lo recomendable si todavía no has decidido el plazo o si el congreso es de envío continuo.
Qué ven los autores
En la pestaña "Mis Artículos" de su perfil, los autores ven un banner azul permanente con los plazos relevantes:
Plazos de envío: 📝 Resumen hasta 30 sep 23:59 · 📄 Artículo hasta 15 nov · 🖼️ Poster hasta 22 nov
Cuando un plazo vence, su etiqueta aparece tachada con fondo rojo y la palabra "(Cerrado)". Además:
- Si el plazo de resumen ha vencido, el botón "Enviar Nuevo Resumen" aparece deshabilitado con el mensaje "🔒 Plazo de resumen cerrado".
- Si el plazo del archivo final ha vencido, el botón "Subir Artículo Final" o "Subir Poster Final" aparece deshabilitado con tooltip indicando la fecha de cierre y sugiriendo contactar con la secretaría.
Excepciones — Casos en los que el plazo NO bloquea
Hay tres situaciones en las que la acción se permite aunque el plazo haya vencido. Son decisiones de la organización, no del autor, y por tanto el plazo no aplica:
| Situación | ¿Se permite tras el plazo? |
|---|---|
| Subsanación de un envío devuelto | ✅ Sí. Si el comité ha devuelto el envío para correcciones, el autor puede subsanarlo aunque el plazo haya vencido. Sería injusto que el reloj corriera contra el autor cuando es el propio comité quien invita la corrección. |
| Reclasificación de tipo por el admin | ✅ Sí. El admin puede cambiar un envío entre artículo y poster aunque los plazos hayan vencido. Es decisión de organización. |
| Cambios de estado por el admin | ✅ Sí. El admin sigue pudiendo asignar revisores, aprobar, devolver o rechazar envíos a través de la ficha de administración, independientemente de los plazos. |
| Envío nuevo de un autor | ❌ No. Una vez vencido el plazo, ningún autor puede iniciar un envío nuevo. Si necesitas excepciones para casos concretos, valora ampliar el plazo desde Ajustes (los cambios se aplican inmediatamente). |
Los plazos se interpretan en la zona horaria del sitio web (la que tienes configurada en Ajustes → Generales → Zona horaria de WordPress). Si cambias la zona horaria del sitio, los plazos se recalculan automáticamente porque internamente se almacenan en hora local. Comprueba siempre la hora indicada en la sección de Plazos antes de guardar.
Cómo ampliar un plazo: simplemente edita la fecha en la sección de Ajustes y guarda. El nuevo plazo se aplica de inmediato — los botones bloqueados en los perfiles vuelven a activarse al recargar la página, sin necesidad de avisos individuales.
Las áreas temáticas organizan las comunicaciones del congreso por disciplina científica. Son obligatorias: el autor debe seleccionar una al enviar su artículo, y el administrador puede generar el libro de actas agrupado por temática.
Cómo gestionar las temáticas
Accede a AOS Paper → Temáticas. Funciona igual que cualquier categoría de WordPress: puedes añadir, editar y eliminar temáticas desde ese panel. Cada temática tiene nombre y descripción opcional.
Si eliminas una temática que ya está asignada a artículos existentes, esos artículos quedarán sin área temática. El administrador deberá reasignarlos manualmente. Crea las temáticas antes de abrir el período de envíos.
AOS Paper envía emails automáticos en momentos clave del proceso. El asunto y el cuerpo de cada plantilla se pueden personalizar completamente desde esta pestaña. Hay tres plantillas independientes:
Variables disponibles
Cada plantilla tiene sus propias variables. Las comunes a todas son {titulo_articulo}, {url_perfil} y {nombre_congreso}. A continuación, las específicas de cada plantilla:
Notificación al revisor
| Variable | Valor que toma | Ejemplo |
|---|---|---|
{nombre_revisor} | Nombre completo del revisor | María García López |
{titulo_articulo} | Título del envío asignado | Inteligencia Artificial en Medicina |
{numero_ronda} | Número de ronda de evaluación | 1, 2, 3… |
{url_perfil} | Enlace al panel de evaluaciones del revisor | https://congreso.com/mi-cuenta/ |
{nombre_congreso} | Nombre del sitio web del congreso | XV Congreso Internacional |
Resumen aprobado
| Variable | Valor que toma | Ejemplo |
|---|---|---|
{nombre_autor} | Nombre completo del autor principal | Carlos Fernández Ruiz |
{titulo_articulo} | Título del trabajo | Análisis estadístico de series temporales |
{tipo_envio} | Tipo final del envío | Artículo, Poster |
{url_perfil} | Enlace al panel del autor donde subirá el archivo | https://congreso.com/mi-cuenta/ |
{nombre_congreso} | Nombre del sitio web del congreso | XV Congreso Internacional |
Tipo de envío reclasificado
| Variable | Valor que toma | Ejemplo |
|---|---|---|
{nombre_autor} | Nombre completo del autor principal | Carlos Fernández Ruiz |
{titulo_articulo} | Título del trabajo | Análisis estadístico de series temporales |
{tipo_anterior} | Tipo previo del envío | Artículo |
{tipo_nuevo} | Tipo asignado tras la reclasificación | Poster |
{aviso_archivo} | Mensaje automático con el aviso de que debe subir un archivo nuevo (se rellena solo cuando el archivo anterior no era compatible con el nuevo tipo). | Vacío si el archivo se conserva |
{url_perfil} | Enlace al panel del autor | https://congreso.com/mi-cuenta/ |
{nombre_congreso} | Nombre del sitio web del congreso | XV Congreso Internacional |
La variable {numero_ronda} de la notificación al revisor vale 1 cuando es la primera asignación, y 2, 3… en rondas sucesivas. La variable {aviso_archivo} de la reclasificación queda en blanco cuando el archivo se conserva — así puedes integrarla en la plantilla sin temor a que aparezca un texto vacío feo.
El autor accede al formulario desde la pestaña "Mis Artículos" de su perfil ([aos_user_profile]) y pulsa Enviar Nuevo Resumen. Si el botón no aparece, puede deberse a que el período de envíos está cerrado, a que el participante ha alcanzado el cupo de envíos permitidos o a que la licencia del plugin está en modo trial agotado.
Si el administrador ha desactivado la "Fase de resumen previa" en los ajustes, el autor pasa directamente al formulario de subida del archivo final, sin esta fase intermedia.
Campos del formulario del resumen
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Título | Título completo del trabajo científico | Sí |
| Área temática | Disciplina científica del trabajo. Listado definido por el administrador. | Sí |
| Resumen / Abstract | Resumen textual del contenido (objetivos, metodología, conclusiones principales). Si el administrador ha fijado un máximo de palabras, el sistema rechaza el envío si se supera. | Sí |
| Tipo de envío final | Solo aparece cuando el congreso admite ambos tipos. El autor elige aquí si su trabajo será un artículo (PDF/Word) o un poster (PDF). No se podrá cambiar después sin pasar por la secretaría. | Sí (modo "Ambos") |
| Co-autores | Opcional. Se añaden por código de participante (ver sección Co-Autores). | No |
Qué ocurre al enviar el resumen
Una vez enviado el resumen, el autor no puede modificarlo hasta que el comité lo devuelva expresamente para corrección. Tampoco puede cambiar el tipo de envío elegido (artículo / poster) — solo el administrador puede hacerlo desde la ficha de gestión, en la sección de reclasificación.
Cuando el comité aprueba el resumen, el envío pasa a la fase final y el autor recibe un email automático. En su listado "Mis Artículos" aparece un nuevo botón que le permite subir el archivo definitivo:
Campos del formulario del archivo final
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Datos del envío | Título, área temática y resumen aparecen como solo lectura — fueron aprobados en la fase de resumen y no se pueden modificar aquí. Si necesitas cambiarlos, contacta con la secretaría técnica. | — |
| Archivo del artículo / poster | Documento principal del trabajo. Formato según tipo (PDF/Word para artículos, PDF para posters). El nombre del archivo no debe incluir el nombre de los autores si el congreso usa revisión ciega. | Sí |
| Palabras clave | Solo si el congreso utiliza el modo editor. | No |
Qué ocurre al subir el archivo
El archivo final se evalúa de forma independiente del resumen anterior. Las revisiones de la fase de resumen quedan archivadas como historial, pero los revisores del archivo final no las ven y evalúan el trabajo desde cero según los criterios configurados.
Los co-autores se añaden mediante el Código de Participante, el identificador único de cada congresista (visible en la pestaña "Mi Ficha" de su perfil). Este sistema evita que el autor tenga que conocer el email de sus colaboradores.
Pasos para añadir un co-autor
-
El co-autor te facilita su código de participante
Cada participante tiene un código único visible en su perfil. El co-autor debe comunicártelo antes del envío.
-
Introduce el código en el formulario
En la sección Co-Autores del formulario, escribe el código y haz clic en Verificar y Añadir. El sistema valida que el código corresponde a un participante registrado en el congreso.
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El sistema confirma y añade al co-autor
Si el código es válido, el nombre del co-autor aparece en la lista. Puedes añadir varios. Si el código no existe o el participante no tiene inscripción en el congreso, el sistema muestra un mensaje de error.
El sistema acepta co-autores con inscripciones en cualquier estado activo: pago confirmado, pago en trámite o comprobante en revisión. Solo se rechaza si el participante no tiene ninguna inscripción registrada en el congreso.
Permisos del co-autor
Los co-autores tienen acceso de solo lectura al artículo: pueden ver el estado y descargar el documento, pero no pueden editarlo ni subsanarlo. Solo el autor principal puede modificar el artículo cuando el comité lo devuelva.
La pestaña "Mis Artículos" aparece automáticamente en el perfil del participante cuando AOS Paper está activo. Muestra todos los envíos (resúmenes, artículos y posters) en los que el usuario participa como autor principal o co-autor, agrupados por edición del congreso.
Información visible por envío
| Columna | Descripción |
|---|---|
| ID | Número identificador del envío en el sistema |
| Fase / Tipo | Etiqueta visual del estado del envío en el ciclo: 📝 Resumen (fase de aprobación previa), 📄 Artículo o 🖼️ Poster (fase final con archivo subido). Cuando está en fase resumen, también se muestra el tipo destino al lado. |
| Título | Título del envío + indicador del rol (Principal / Co-autor) |
| Estado | Estado actual del envío en el proceso de revisión (ver sección de estados) |
| Autores | Lista completa de todos los firmantes del envío |
| Acciones | Botones contextuales: Editar Resumen (en fase resumen + devuelto), Subir Artículo Final / Subir Poster Final (tras aprobación del resumen), Ver Documento (cuando el archivo está subido), Subsanar (cuando el archivo final ha sido devuelto). |
Estados visibles para el autor
El listado distingue visualmente la fase: un resumen pendiente aparece con badge amarillo "📝 Resumen", mientras que un envío con archivo subido aparece con badge verde "📄 Artículo" o "🖼️ Poster" según el tipo. Esto permite a un mismo autor ver de un vistazo en qué fase está cada uno de sus envíos.
Los envíos de ediciones anteriores siguen visibles en la lista, agrupados por edición. El historial de participación del autor es permanente y nunca desaparece aunque cambie la edición activa del congreso.
Cuando el comité devuelve un envío para corrección, el estado cambia a Devuelto para Edición y aparece visible el motivo indicado por el administrador. Este es el único momento en que el autor principal puede modificar su envío.
La subsanación funciona por separado para cada fase. Si el resumen es devuelto, el autor edita el resumen (sin tocar el archivo final, que aún no existe). Si lo que se devuelve es el archivo final, el autor sube una nueva versión del archivo (sin tocar título, resumen o tipo de envío, que ya fueron aprobados en la fase anterior).
Proceso de subsanación
-
Lee el motivo de devolución
En la ficha del envío aparece un aviso con las indicaciones del comité. Lee con atención qué cambios se requieren antes de editar.
-
Haz clic en el botón de subsanación correspondiente
El botón depende de la fase: Editar Resumen si el envío está en fase de resumen, o Subsanar Artículo / Subsanar Poster si está en fase final. Solo aparece cuando el envío está en estado Devuelto para Edición.
-
Realiza las correcciones solicitadas
En fase de resumen: puedes modificar título, área temática, abstract y co-autores. En fase final: solo puedes subir un nuevo archivo (los datos del resumen están bloqueados porque ya fueron aprobados).
-
Reenvía para nueva revisión
Al guardar, el sistema registra la corrección y lo devuelve automáticamente al proceso de evaluación. Si tenía revisores asignados, se abre una nueva ronda y cada revisor recibe un email automático.
Los envíos en estado Aceptado, Rechazado o En Evaluación no pueden editarse. El botón de edición no aparece en esos casos. Si necesitas hacer cambios en un envío ya aceptado, contacta con la secretaría del congreso.
La pestaña "Mis Evaluaciones" aparece automáticamente en el perfil de los usuarios que tienen el rol de revisor cuando AOS Paper está activo. Muestra únicamente los artículos que le han sido asignados para evaluar en la ronda actual.
Qué ve el revisor y cuándo
| Situación | Qué ve el revisor |
|---|---|
| Acaba de ser asignado (ronda 1) | El artículo con estado Pendiente y un botón para evaluar. Recibe email de notificación automático. |
| Ha completado su evaluación | El artículo con estado Evaluado. Ya no puede modificar la evaluación. |
| El autor está subsanando (entre rondas) | El revisor no ve nada hasta que el autor reenvíe el artículo corregido. |
| Se abre una nueva ronda (el autor reenvió) | El artículo reaparece con el aviso "Nueva ronda de evaluación — Ronda #2". Recibe email automático. |
El revisor solo ve los artículos que le han asignado explícitamente, y solo la ronda activa de cada uno. Las evaluaciones de rondas anteriores no son visibles para el revisor — son historial interno del administrador.
El revisor accede al artículo asignado desde su pestaña "Mis Evaluaciones" y completa el formulario de evaluación. El formulario varía según los criterios configurados por el administrador.
Elementos del formulario de evaluación
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Criterios de evaluación | Si el administrador configuró criterios específicos, el revisor puntúa cada uno del 1 al 10. Si no hay criterios definidos, se pide una única Puntuación General del 1 al 10. |
| Recomendación | El revisor indica su decisión: Aceptar, Revisar (solicitar correcciones) o Rechazar. |
| Comentarios | Campo de texto libre para indicar al autor (o al comité) las observaciones, puntos a mejorar o motivos de la decisión. |
Una vez enviada la evaluación, no se puede modificar. El estado pasa a Evaluado y la evaluación queda registrada como historial. Si necesitas corregir algo, contacta con el administrador del congreso.
El revisor no ve el nombre ni los datos de los autores cuando el congreso usa el modo de revisión ciega (modo editor con PDF anónimo). Solo ve el título y el PDF del artículo sin datos de autoría.
El panel de administración muestra el listado completo de envíos (resúmenes, artículos y posters) de la edición activa con filtros combinables. Desde aquí puedes acceder a la ficha de cada envío para gestionar todo el proceso: cambiar estados, asignar revisores, reclasificar tipos y leer el historial de evaluaciones.
Filtros disponibles en el listado
| Filtro | Descripción |
|---|---|
| Título | Búsqueda por texto en el título del envío |
| Área temática | Filtra por disciplina científica |
| Estado | Filtra por estado (enviado, en evaluación, devuelto, aceptado, rechazado) |
| Fase | Nuevo en v2.5. Filtra entre 📝 Resumen (envíos pendientes de aprobación del resumen) y ✅ Final (envíos con archivo subido o pre-v2.5). |
| Tipo | Nuevo en v2.5. Filtra entre 📄 Artículo y 🖼️ Poster. |
| Autor | Búsqueda por nombre del autor principal o coautor |
| Ver todas las ediciones | Por defecto se muestra solo la edición activa. Este botón desactiva el filtro de edición para ver el histórico completo. |
Los filtros son combinables entre sí. Por ejemplo, "Fase = Resumen + Estado = En Evaluación" muestra los resúmenes que actualmente están siendo evaluados por revisores, mientras que "Tipo = Poster + Estado = Aceptado" muestra todos los posters aceptados para el libro de actas.
Información visible en el listado
Cada fila del listado muestra:
- ID del envío
- Tipo / Fase con badge visual: 📝 Resumen (amarillo) o 📄 Artículo / 🖼️ Poster (verde). En la fase de resumen también se muestra el tipo destino al lado, como pista.
- Título del envío y enlace de edición rápida en WordPress
- Área temática
- Autores: lista completa con el principal marcado con
(P) - Estado con badge de color + barra de progreso de evaluaciones (R1 2/3 Evals., Nota: 7.5)
- Acciones: ver documento, gestionar (acceso a ficha completa)
El administrador controla el estado de cada envío desde su ficha. Los estados son los mismos en ambas fases (resumen y archivo final), pero la lógica de transición tiene una particularidad importante: cuando el administrador acepta un envío que está en fase de resumen, el sistema lo pasa automáticamente a la fase final para que el autor suba el archivo.
Transición automática abstract → final: cuando el admin marca como "Aceptado" un envío en fase de resumen, el sistema (1) registra la fecha de aprobación, (2) cambia la fase a "Final", (3) deja el estado en "Enviado" para que el autor pueda actuar, y (4) envía al autor el email "Tu resumen ha sido aprobado". Las revisiones del resumen quedan archivadas como historial.
En fase final, Aceptado y Rechazado son estados finales irreversibles desde la interfaz. El envío queda permanentemente bloqueado para el autor. Si necesitas reabrirlo por error, contacta con el soporte técnico.
Los revisores se asignan desde la ficha individual de cada artículo en el panel de administración. Para acceder, haz clic en el título del artículo en el listado de AOS Paper → Artículos.
Proceso de asignación
-
Abre la ficha del artículo
Desde el listado de artículos, haz clic en el título del artículo que quieres gestionar.
-
Selecciona los revisores
En la sección de revisores de la ficha, verás la lista de todos los usuarios con rol de revisor. Marca los checkboxes de los que quieres asignar. Los revisores que son autores o co-autores del artículo aparecen marcados como bloqueados y no pueden seleccionarse.
-
Cambia el estado a "En Evaluación" y guarda
Selecciona el estado En Evaluación en el desplegable de estado y guarda los cambios. En ese momento, cada revisor seleccionado recibe automáticamente un email de notificación.
Puedes añadir o modificar revisores en cualquier momento mientras el artículo está En Evaluación. Si asignas un revisor nuevo después de la primera asignación, también recibirá el email de notificación automáticamente.
AOS Paper soporta múltiples rondas de evaluación sobre el mismo artículo. Cuando el comité devuelve un artículo para corrección y el autor lo subsana, el sistema abre automáticamente una nueva ronda de evaluación con los mismos revisores.
Flujo completo de una segunda ronda
Historial de rondas (vista del administrador)
La ficha de cada artículo en el panel de administración muestra el historial completo de todas las rondas de evaluación: puntuaciones, recomendaciones y comentarios de cada revisor en cada ronda. Este historial es inmutable — las evaluaciones pasadas no pueden modificarse ni eliminarse.
No hay límite de rondas. Un artículo puede pasar por tantas rondas de revisión como el comité considere necesario antes de tomar la decisión final de aceptar o rechazar.
A veces el comité, tras revisar un envío, considera que el trabajo encajaría mejor en el otro formato: un artículo extenso que en realidad sería un poster excelente, o un poster con tanta sustancia metodológica que merece presentarse como artículo. AOS Paper permite al administrador reasignar el tipo del envío sin pedirle al autor que vuelva a enviar todo desde cero.
Cuándo está disponible la reclasificación
| Situación | ¿Se puede reclasificar? |
|---|---|
| Congreso configurado como "Solo artículos" o "Solo posters" | ❌ No. El modo fija el tipo único permitido. |
| Envío con estado Aceptado o Rechazado | ❌ No. La decisión final está cerrada. |
| Resto de casos (modo "Ambos" + estado abierto) | ✅ Sí. El bloque "Reclasificar tipo" aparece en la ficha del envío. |
Proceso de reclasificación
-
Accede a la ficha del envío
Desde AOS Paper → Artículos, abre el envío que quieres reclasificar. En la columna derecha aparece un bloque ámbar titulado "🔁 Reclasificar tipo (Artículo ↔ Poster)".
-
Revisa los avisos previos
El sistema te mostrará automáticamente dos avisos importantes si proceden:
- Aviso de archivo (rojo): si el envío tiene archivo final subido y el formato no es compatible con el nuevo tipo, el archivo se eliminará y el autor deberá subir uno nuevo.
- Aviso de cupo (amarillo): si el autor principal ya tiene cubierto el cupo del nuevo tipo, el cambio se aplicará como excepción al cupo y quedará registrado en el log de auditoría.
-
Indica el motivo del cambio
Escribe en el campo de texto el motivo de la reclasificación (ej. "El contenido encaja mejor en formato póster"). Este texto queda registrado en el historial de auditoría del envío y es visible solo para el administrador.
-
Decide si notificar al autor
Por defecto, la casilla "Notificar al autor por email" está marcada. El autor recibirá una explicación con los tipos antes y después, y, si corresponde, el aviso de que debe subir un archivo nuevo. Desmarca la casilla solo si vas a comunicárselo personalmente.
-
Confirma el cambio
Pulsa el botón "Cambiar a Artículo/Poster". El sistema mostrará una confirmación final con un resumen de las consecuencias (archivo eliminado, excepción al cupo, etc.). Acepta para aplicar el cambio.
Compatibilidad de archivos por tipo
Cuando el envío tiene archivo final subido, el sistema decide automáticamente si conservarlo o eliminarlo según la siguiente tabla:
| Archivo previo | Nuevo tipo: Artículo | Nuevo tipo: Poster |
|---|---|---|
| ✅ Se conserva | ✅ Se conserva | |
| DOC / DOCX | ✅ Se conserva | ❌ Se elimina (poster solo acepta PDF) |
| Sin archivo (todavía en resumen) | — | — |
Si el archivo se elimina, el estado del envío vuelve automáticamente a Enviado para que el autor pueda subir uno nuevo en el formato correcto. Las evaluaciones que hubiera tenido el archivo eliminado quedan archivadas como historial, pero los revisores tendrán que volver a evaluar el archivo nuevo.
Historial de reclasificaciones
Cada reclasificación queda registrada como una línea en el bloque "🧾 Historial de reclasificaciones" al final de la ficha del envío. Las entradas son append-only: no se pueden modificar ni eliminar. Cada línea incluye:
- Fecha y hora exacta del cambio
- Identificador del administrador que lo realizó
- Tipo origen → tipo destino
- Marca [archivo reseteado] si el archivo se eliminó
- Marca [EXCEPCIÓN A CUPO] si el cambio superó el cupo permitido
- Motivo introducido por el administrador
Las excepciones a cupo son una decisión consciente del organizador: si la secretaría técnica considera que el trabajo merece cambiar de formato aunque el autor supere el cupo configurado para el nuevo tipo, el sistema lo permite sin retirar ningún envío anterior. Esto es coherente con la práctica habitual de IEEE, Springer o ACM. Si quieres evitarlo, retira manualmente un envío antes de reclasificar.
El panel de revisores ofrece una vista global del trabajo de evaluación: cuántos artículos tiene asignados cada revisor, cuántos ha evaluado y cuántos están pendientes. Permite identificar rápidamente qué revisores tienen carga de trabajo y cuáles tienen evaluaciones atrasadas.
Desde este panel el administrador también puede gestionar contingencias: reasignar artículos de un revisor a otro, o transferir la autoría principal de un artículo si el autor original ya no puede continuar en el congreso.
El módulo de actas genera el libro de proceedings del congreso en PDF, incluyendo todos los artículos en estado Aceptado de la edición activa, organizados por área temática.
Cómo generar el libro de actas
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Ve a AOS Paper → Actas
Accede al módulo de generación de actas desde el menú de AOS Paper.
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Configura las opciones de generación
Selecciona si quieres incluir todos los artículos aceptados o filtrar por área temática, y ajusta el orden de presentación.
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Haz clic en "Generar Actas"
El sistema compila todos los artículos y genera el PDF. La generación puede tardar unos segundos si hay muchos artículos o imágenes.
Las actas incluyen únicamente artículos con estado Aceptado. Los artículos en cualquier otro estado (enviado, en evaluación, devuelto, rechazado) no se incluyen en el libro de proceedings.
| Término | Definición |
|---|---|
| Envío | Cualquier comunicación científica que un autor manda al congreso. Engloba tanto los resúmenes pendientes de aprobación como los artículos o posters finales. |
| Artículo / Comunicación | Trabajo científico completo, habitualmente extenso, enviado en formato PDF, DOC o DOCX. |
| Poster | Comunicación visual en una sola página (típicamente A0 vertical) enviada en formato PDF. |
| Fase de resumen (Abstract) | Primera fase del ciclo, en la que el autor envía solo título, área temática y un resumen textual del trabajo para aprobación previa del comité, antes de subir el archivo final. |
| Fase final | Segunda fase del ciclo, tras la aprobación del resumen, en la que el autor sube el archivo definitivo (artículo o poster). |
| Tipo de envío | Formato final del trabajo: artículo o poster. El administrador configura qué tipos acepta el congreso (solo artículos, solo posters o ambos). |
| Reclasificación | Acción del administrador que cambia el tipo de un envío entre artículo y poster después de la aprobación del resumen. Queda registrada en el log de auditoría. |
| Excepción a cupo | Situación en la que el administrador reclasifica un envío y el autor principal supera el cupo configurado para el nuevo tipo. El sistema acepta el cambio y lo marca en el log como decisión organizativa. |
| Cupo por tipo | Número máximo de envíos que cada autor principal puede realizar de un tipo concreto. Los cupos de artículos y posters son independientes. |
| Plazo de envío | Fecha y hora límite a partir de la cual un autor ya no puede iniciar un envío nuevo de un tipo concreto. AOS Paper permite tres plazos independientes: resumen, archivo final de artículo, archivo final de poster. La subsanación de envíos devueltos por el comité y las acciones del admin no se ven afectadas por los plazos. |
| Área temática | Categoría científica a la que pertenece el envío. El administrador las define y el autor selecciona una al enviar. |
| Autor principal | El participante que envía el trabajo. Es el único que puede editarlo y subsanarlo. Solo puede ser uno por envío. |
| Co-autor | Participante adicional que firma el envío. Tiene acceso de solo lectura. |
| Código de participante | Identificador único de cada congresista, visible en su perfil. Se usa para añadir co-autores sin compartir emails. |
| Revisión ciega (Blind Peer Review) | Sistema de evaluación en el que los revisores no conocen la identidad de los autores. En modo editor, AOS Paper genera un PDF anónimo para garantizarlo. |
| Ronda de evaluación | Ciclo completo de revisión de un envío. Cada vez que el autor subsana y reenvía, se abre una nueva ronda con los mismos revisores. |
| Subsanar | Corregir y reenviar un envío según las indicaciones del comité cuando está en estado "Devuelto para Edición". Funciona separadamente para resumen y archivo final. |
| Libro de actas / Proceedings | Documento PDF que reúne todos los artículos aceptados del congreso, organizados por área temática. |
| Criterios de evaluación | Dimensiones de calidad científica por las que los revisores puntúan cada envío (ej. originalidad, metodología, redacción). |
| Modo trial | Estado de AOS Paper sin licencia activa, que limita el número total de envíos que se pueden realizar. |
¿Cuál es la diferencia entre la fase de resumen y la fase final?
En la fase de resumen, el autor envía solo título, área temática y un resumen textual para que el comité decida si el trabajo merece pasar al siguiente paso. En la fase final, ya con el resumen aprobado, el autor sube el archivo definitivo (artículo PDF/Word o poster PDF). Cada fase tiene su propia ronda de evaluación y los revisores ven solo lo que les corresponde en cada momento. Si el comité prefiere recibir directamente el archivo final, puede desactivar la fase de resumen en los ajustes.
¿Puedo cambiar el tipo de mi envío de artículo a poster (o viceversa)?
Como autor, no directamente. Una vez elegido el tipo al enviar el resumen, queda fijado en tu perfil. Sin embargo, el administrador del congreso sí puede reclasificarlo desde la ficha de gestión si considera que el contenido encaja mejor en el otro formato. Cuando ocurre, recibirás un email automático explicándote el cambio y, si tu archivo no es compatible con el nuevo tipo, las instrucciones para subir uno nuevo.
Como autor he enviado un poster y la secretaría lo ha cambiado a artículo. ¿Qué pasa con mi archivo?
Depende del formato del archivo previo. Si subiste el poster en PDF, el archivo se conserva (porque PDF también es válido para artículos). Si el cambio fuera al revés (artículo → poster) y tu archivo era DOC o DOCX, el sistema lo eliminaría porque los posters solo aceptan PDF — recibirás un email indicándote que subas un archivo nuevo. Las evaluaciones previas, si las hubiera, quedan archivadas como historial.
Si el congreso admite artículos y posters, ¿cómo cuentan los cupos?
Los cupos son independientes. Si el congreso permite, por ejemplo, 2 artículos y 1 poster por participante, podrás enviar hasta 3 trabajos en total: dos artículos y un poster. El cupo de un tipo no consume el del otro. Si el administrador no ha fijado cupos específicos para artículos o posters, se aplica el cupo general legacy como valor por defecto para ambos.
El botón "Enviar Nuevo Resumen" aparece deshabilitado con un candado
Significa que el plazo de envío del resumen, configurado por el administrador en AOS Paper → Ajustes → Plazos de Envío, ya ha vencido. Al pasar el ratón por encima del botón verás la fecha exacta del cierre. Si necesitas una excepción, contacta con la secretaría técnica — pueden ampliar el plazo desde los ajustes (el cambio se aplica inmediatamente).
Tengo un envío devuelto pero el plazo ya pasó. ¿Puedo subsanarlo?
Sí, siempre. Los plazos no afectan a la subsanación de envíos que el comité ha devuelto para corrección. La razón es simple: si el comité te invitó a corregir, sería injusto que el reloj corriera en tu contra. El botón Editar Resumen o Subsanar Artículo/Poster seguirá disponible mientras el envío esté en estado "Devuelto para Edición", independientemente de los plazos.
¿Por qué los plazos de artículo y poster son independientes?
Porque suelen cerrar en fechas distintas. Los posters se preparan más rápido y muchos congresos amplían su plazo unas semanas más después del cierre de los artículos. Si tu congreso solo admite un tipo (artículos o posters), simplemente deja vacío el plazo del tipo que no usas — no se mostrará en el banner de los autores.
El administrador me ha aceptado el resumen, pero no aparece el botón para subir el archivo
Comprueba en tu listado de "Mis Artículos" que el envío ya tiene la etiqueta verde "📄 Artículo" o "🖼️ Poster" (en vez del amarillo "📝 Resumen"). Si la etiqueta sigue siendo de resumen, el cambio aún no se ha aplicado — vuelve a cargar la página. Si la etiqueta es ya final pero no ves el botón Subir Artículo Final o Subir Poster Final, comprueba que el estado del envío es Enviado. Si por algún motivo está en otro estado, contacta con la secretaría técnica.
El botón "Enviar Nuevo Resumen" no aparece en el perfil
Puede deberse a varias causas: (1) el período de envíos está cerrado porque la edición activa está archivada, (2) el participante ha alcanzado el cupo de envíos como autor principal (revisa los cupos por tipo, son independientes), o (3) AOS Paper está en modo trial y el límite de envíos de prueba se ha agotado. El administrador puede verificar cuál es la causa en AOS Paper → Ajustes.
No puedo añadir a un participante como co-autor
El sistema requiere que el co-autor tenga una inscripción registrada en el congreso (puede estar pendiente de pago, en trámite o confirmada). Si el participante no tiene ninguna inscripción, no puede añadirse como co-autor. Comprueba en AOS Palace Core si el participante tiene algún pedido en la edición activa.
El revisor no puede ser seleccionado para un artículo
El sistema bloquea automáticamente la asignación de revisores que son autores o co-autores del artículo que se quiere evaluar. Esto protege la integridad de la revisión ciega. Selecciona un revisor que no figure en la lista de autores del artículo.
El revisor dice que no recibió el email de notificación
Verifica que: (1) la dirección de email del revisor es correcta en su perfil de WordPress, (2) WordPress puede enviar emails en este servidor (comprueba con un plugin de test de email), y (3) el email no ha llegado a la carpeta de spam. Puedes personalizar el texto del email en AOS Paper → Ajustes → Correos.
El PDF anónimo no se genera en modo editor
El modo editor requiere extensiones PHP específicas en el servidor. Comprueba con el servicio de alojamiento que las extensiones gd, mbstring e iconv están activas. Como alternativa temporal, puedes cambiar al modo "Subida de PDF/Word" mientras se resuelve.
¿Puedo reabrir un artículo que ya está aceptado?
No desde la interfaz de administración estándar. Los estados "Aceptado" y "Rechazado" son decisiones finales que bloquean permanentemente la edición del artículo. Si necesitas revertir un estado por error, contacta con el soporte técnico de OlbiaSystem.
El listado de artículos muestra solo la edición actual. ¿Cómo veo los de ediciones anteriores?
En el panel de administración de artículos, hay un botón "Ver todas las ediciones" que desactiva el filtro de edición activa y muestra el historial completo. En el perfil del participante, los artículos de todas las ediciones son siempre visibles sin necesidad de ningún filtro adicional.
¿Puedo cambiar el modo de envío (PDF/editor) a mitad del período de envíos?
Técnicamente sí, el ajuste se aplica de inmediato. Sin embargo, es recomendable no cambiarlo una vez que los autores ya han comenzado a enviar, ya que los artículos existentes quedan con el modo original y los nuevos usarían el nuevo modo. Si es imprescindible, comunícalo a los autores con antelación.