AOS Paper gestiona todo el proceso de comunicaciones científicas de un congreso: desde que el autor envía su artículo hasta que el comité decide si se acepta o se rechaza. El sistema soporta múltiples rondas de evaluación, revisión ciega por pares y generación automática del libro de actas en PDF.
Integración con AOS Palace
AOS Paper se integra directamente en el perfil del participante a través del shortcode [aos_user_profile] de AOS Palace Core. Los autores ven la pestaña "Mis Artículos" y los revisores ven la pestaña "Mis Evaluaciones" automáticamente, sin configuración adicional. El historial de artículos persiste entre ediciones: el participante puede ver todas sus comunicaciones de congresos anteriores.
AOS Paper trabaja con cuatro roles operativos. Cada persona que interactúa con el sistema lo hace desde uno de estos roles, con permisos estrictamente definidos.
Un revisor no puede evaluar un artículo en el que aparece como autor principal o co-autor. El sistema detecta y bloquea este conflicto automáticamente al intentar asignarle.
Tabla de permisos por rol
| Acción | Admin | Autor Principal | Co-Autor | Revisor |
|---|---|---|---|---|
| Enviar artículo nuevo | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Editar / subsanar artículo | ✅ | ✅ Solo si devuelto | ❌ | ❌ |
| Ver estado del artículo | ✅ | ✅ | ✅ | — |
| Descargar documento | ✅ | ✅ | ✅ | — |
| Evaluar artículos asignados | — | ❌ | ❌ | ✅ |
| Ver todas las evaluaciones | ✅ | ❌ | ❌ | Solo las propias |
| Cambiar estado de artículo | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Asignar revisores | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Generar libro de actas | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Componente | Requisito | Notas |
|---|---|---|
| AOS Palace Core | Activo y con licencia | Obligatorio. AOS Paper no funciona sin él. |
| WordPress | 6.0 o superior | Se recomienda la última versión estable |
| PHP | 7.4 o superior | Se recomienda PHP 8.1+. El modo editor con generación de PDF requiere las extensiones gd, mbstring e iconv activas. |
| Licencia AOSYS | Activa | Sin licencia activa, el sistema opera en modo trial con un límite de artículos. |
| Áreas temáticas | Al menos una creada | El formulario de envío requiere seleccionar un área temática. Si no hay ninguna creada, los autores no podrán enviar. |
El modo editor con PDF anónimo requiere que las extensiones PHP gd, mbstring e iconv estén activas en el servidor. Si no lo están, el modo de subida de PDF/Word sigue funcionando sin restricciones.
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Verifica que AOS Palace Core está activo
AOS Paper requiere AOS Palace Core activo y con licencia. Compruébalo en Plugins → Plugins instalados antes de continuar.
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Instala el plugin
Ve a Plugins → Añadir nuevo → Subir plugin, selecciona el archivo
.zipde AOS Paper y haz clic en Instalar ahora. Después actívalo. -
Activa la licencia
Ve a AOS Paper → Ajustes → Licencia e introduce tu clave AOSYS. Sin licencia activa, el sistema funciona en modo trial con un número limitado de artículos.
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Configura los ajustes del congreso
Ve a AOS Paper → Ajustes y configura los límites (máximo de autores, artículos por participante, páginas), el modo de envío y los criterios de evaluación.
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Personaliza el correo al revisor
Ve a AOS Paper → Ajustes → Correos y adapta el asunto y el cuerpo del email que reciben los revisores al ser asignados o al iniciarse una nueva ronda.
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Crea las áreas temáticas
Ve a AOS Paper → Temáticas y añade las áreas científicas del congreso (ej. "Inteligencia Artificial", "Bioquímica", "Educación"). Los autores deben seleccionar una al enviar.
El sistema está listo cuando el menú AOS Paper aparece en el panel de WordPress, la licencia muestra estado activo y hay al menos un área temática creada. La pestaña "Mis Artículos" aparecerá automáticamente en los perfiles de los participantes.
Todos los ajustes del comportamiento del sistema se configuran en esta sección. Los cambios se aplican de inmediato a los nuevos envíos, pero no modifican artículos ya existentes.
Límites y restricciones
| Opción | Descripción | Por defecto |
|---|---|---|
| Máx. autores por artículo | Número total de firmantes permitidos (autor principal + co-autores). Si un autor intenta añadir más co-autores de los permitidos, el sistema lo rechaza. | 5 |
| Máx. artículos por participante | Número máximo de artículos que un participante puede enviar como autor principal. No limita su participación como co-autor. | 2 |
| Máx. páginas por artículo | Límite informativo de páginas que se muestra al autor. El sistema no verifica automáticamente el conteo de páginas del documento subido. | 10 |
| Requiere inscripción al congreso | Si está activado, el autor principal debe tener una inscripción en la edición activa para poder enviar. Los co-autores también deben tener su inscripción registrada (aunque esté pendiente de pago). | Sí |
Modo de envío de artículos
Hay dos formas en que los autores pueden enviar sus comunicaciones:
El modo Editor con PDF anónimo es la opción recomendada para congresos que exigen revisión ciega real (blind peer review). Si usas la subida de PDF, la anonimización depende de que el propio autor prepare el documento sin sus datos, lo que no siempre se cumple.
Opciones de visualización del autor
| Opción | Efecto |
|---|---|
| Mostrar institución del autor | Si está activo, la institución o empresa del autor aparece junto a su nombre en el listado de artículos y en el libro de actas. |
| Mostrar país del autor | Si está activo, el país del autor aparece junto a su nombre en el listado y en el libro de actas. |
Criterios de evaluación
El campo "Criterios de evaluación para revisores" define cómo evaluarán los revisores los artículos. Escribe un criterio por línea (ej. "Originalidad", "Metodología", "Relevancia para el congreso").
Si este campo está vacío, a los revisores se les pedirá una única Puntuación General del 1 al 10. Si lo rellenas, se les pedirá puntuar cada criterio individualmente y el sistema calculará la nota media total automáticamente.
Configuración del PDF anónimo
Si usas el modo editor, estos campos configuran la cabecera que aparecerá en los PDFs generados:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre del Congreso (cabecera PDF) | Primera línea de la cabecera, en negrita |
| Subtítulo de la Cabecera PDF | Segunda línea, en cursiva (ej. "Artículo sometido a revisión por pares ciegos") |
| Año de la Edición | Aparece en la cabecera junto al nombre del congreso |
| Aviso legal / Disclaimer del PDF | Texto de confidencialidad que aparece al final de cada PDF anónimo. Se puede personalizar o mantener el texto predeterminado de revisión ciega. |
Las áreas temáticas organizan las comunicaciones del congreso por disciplina científica. Son obligatorias: el autor debe seleccionar una al enviar su artículo, y el administrador puede generar el libro de actas agrupado por temática.
Cómo gestionar las temáticas
Accede a AOS Paper → Temáticas. Funciona igual que cualquier categoría de WordPress: puedes añadir, editar y eliminar temáticas desde ese panel. Cada temática tiene nombre y descripción opcional.
Si eliminas una temática que ya está asignada a artículos existentes, esos artículos quedarán sin área temática. El administrador deberá reasignarlos manualmente. Crea las temáticas antes de abrir el período de envíos.
AOS Paper envía automáticamente un email a los revisores en dos situaciones. El asunto y el cuerpo de ese email se pueden personalizar completamente desde esta pestaña.
Variables disponibles en la plantilla
| Variable | Valor que toma | Ejemplo |
|---|---|---|
{nombre_revisor} | Nombre completo del revisor | María García López |
{titulo_articulo} | Título del artículo asignado | Inteligencia Artificial en Medicina |
{numero_ronda} | Número de ronda de evaluación | 1, 2, 3… |
{url_perfil} | Enlace al panel de evaluaciones del revisor | https://congreso.com/mi-cuenta/ |
{nombre_congreso} | Nombre del sitio web del congreso | XV Congreso Internacional |
La variable {numero_ronda} vale 1 cuando es la primera asignación, y 2, 3… en rondas sucesivas. Puedes usar la misma plantilla para todos los casos — el número de ronda deja claro si es la primera evaluación o una revisión posterior.
El autor accede al formulario de envío desde la pestaña "Mis Artículos" de su perfil ([aos_user_profile]) y pulsa el botón Añadir Nuevo Artículo. Si el botón no aparece, puede deberse a que el período de envíos está cerrado o a que el participante ha alcanzado el límite de artículos permitidos.
Campos del formulario
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Título del artículo | Título completo de la comunicación científica | Sí |
| Área temática | Disciplina científica del artículo. Listado definido por el administrador. | Sí |
| Resumen / Abstract | Resumen del contenido del artículo | Sí |
| Documento adjunto | Solo en modo Subida de PDF/Word. Formatos aceptados: PDF, DOC y DOCX. | Sí (modo PDF) |
| Palabras clave | Solo en modo Editor. Palabras clave separadas por comas. | No |
| Cuerpo del artículo | Solo en modo Editor. Editor de texto completo con soporte para encabezados, tablas e imágenes. | Sí (modo editor) |
| Co-autores | Opcional. Se añaden por código de participante (ver sección Co-Autores). | No |
Qué ocurre al enviar
Una vez enviado el artículo, el autor no puede modificarlo hasta que el comité lo devuelva expresamente para corrección. El estado "Enviado" indica que está en manos del comité organizador.
Los co-autores se añaden mediante el Código de Participante, el identificador único de cada congresista (visible en la pestaña "Mi Ficha" de su perfil). Este sistema evita que el autor tenga que conocer el email de sus colaboradores.
Pasos para añadir un co-autor
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El co-autor te facilita su código de participante
Cada participante tiene un código único visible en su perfil. El co-autor debe comunicártelo antes del envío.
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Introduce el código en el formulario
En la sección Co-Autores del formulario, escribe el código y haz clic en Verificar y Añadir. El sistema valida que el código corresponde a un participante registrado en el congreso.
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El sistema confirma y añade al co-autor
Si el código es válido, el nombre del co-autor aparece en la lista. Puedes añadir varios. Si el código no existe o el participante no tiene inscripción en el congreso, el sistema muestra un mensaje de error.
El sistema acepta co-autores con inscripciones en cualquier estado activo: pago confirmado, pago en trámite o comprobante en revisión. Solo se rechaza si el participante no tiene ninguna inscripción registrada en el congreso.
Permisos del co-autor
Los co-autores tienen acceso de solo lectura al artículo: pueden ver el estado y descargar el documento, pero no pueden editarlo ni subsanarlo. Solo el autor principal puede modificar el artículo cuando el comité lo devuelva.
La pestaña "Mis Artículos" aparece automáticamente en el perfil del participante cuando AOS Paper está activo. Muestra todos los artículos en los que el usuario participa como autor principal o co-autor, agrupados por edición del congreso.
Información visible por artículo
| Columna | Descripción |
|---|---|
| ID | Número identificador del artículo en el sistema |
| Título | Título del artículo + indicador del rol (Principal / Co-autor) |
| Estado | Estado actual del artículo en el proceso de revisión (ver sección de estados) |
| Autores | Lista completa de todos los firmantes del artículo |
| Acciones | Botones según el estado: "Ver Documento", "Editar / Subsanar" (solo si devuelto) |
Estados visibles para el autor
Los artículos de ediciones anteriores siguen visibles en la lista, agrupados por edición. El historial de participación del autor es permanente y nunca desaparece aunque cambie la edición activa del congreso.
Cuando el comité devuelve un artículo para corrección, el estado cambia a Devuelto para Edición y aparece visible el motivo indicado por el administrador. Este es el único momento en que el autor principal puede modificar su artículo.
Proceso de subsanación
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Lee el motivo de devolución
En la ficha del artículo aparece un aviso con las indicaciones del comité. Lee con atención qué cambios se requieren antes de editar.
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Haz clic en "Editar / Subsanar"
Solo aparece este botón cuando el artículo está en estado Devuelto para Edición. Al abrirlo, verás el formulario de edición con el contenido actual del artículo.
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Realiza las correcciones solicitadas
Puedes modificar el título, el resumen, el área temática, los co-autores y el documento o el contenido del editor. No es necesario cambiar todo — solo lo que el comité ha señalado.
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Haz clic en "Subsanar y Enviar a Revisión"
Al enviar, el sistema registra la corrección y lo devuelve automáticamente al proceso de evaluación. Si el artículo tenía revisores asignados, se abre una nueva ronda y cada revisor recibe un email automático.
Los artículos en estado Aceptado, Rechazado o En Evaluación no pueden editarse. El botón de edición no aparece en esos casos. Si necesitas hacer cambios en un artículo ya aceptado, contacta con la secretaría del congreso.
La pestaña "Mis Evaluaciones" aparece automáticamente en el perfil de los usuarios que tienen el rol de revisor cuando AOS Paper está activo. Muestra únicamente los artículos que le han sido asignados para evaluar en la ronda actual.
Qué ve el revisor y cuándo
| Situación | Qué ve el revisor |
|---|---|
| Acaba de ser asignado (ronda 1) | El artículo con estado Pendiente y un botón para evaluar. Recibe email de notificación automático. |
| Ha completado su evaluación | El artículo con estado Evaluado. Ya no puede modificar la evaluación. |
| El autor está subsanando (entre rondas) | El revisor no ve nada hasta que el autor reenvíe el artículo corregido. |
| Se abre una nueva ronda (el autor reenvió) | El artículo reaparece con el aviso "Nueva ronda de evaluación — Ronda #2". Recibe email automático. |
El revisor solo ve los artículos que le han asignado explícitamente, y solo la ronda activa de cada uno. Las evaluaciones de rondas anteriores no son visibles para el revisor — son historial interno del administrador.
El revisor accede al artículo asignado desde su pestaña "Mis Evaluaciones" y completa el formulario de evaluación. El formulario varía según los criterios configurados por el administrador.
Elementos del formulario de evaluación
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Criterios de evaluación | Si el administrador configuró criterios específicos, el revisor puntúa cada uno del 1 al 10. Si no hay criterios definidos, se pide una única Puntuación General del 1 al 10. |
| Recomendación | El revisor indica su decisión: Aceptar, Revisar (solicitar correcciones) o Rechazar. |
| Comentarios | Campo de texto libre para indicar al autor (o al comité) las observaciones, puntos a mejorar o motivos de la decisión. |
Una vez enviada la evaluación, no se puede modificar. El estado pasa a Evaluado y la evaluación queda registrada como historial. Si necesitas corregir algo, contacta con el administrador del congreso.
El revisor no ve el nombre ni los datos de los autores cuando el congreso usa el modo de revisión ciega (modo editor con PDF anónimo). Solo ve el título y el PDF del artículo sin datos de autoría.
El panel de administración muestra el listado completo de artículos de la edición activa con filtros por estado, área temática y búsqueda por texto. Desde aquí puedes acceder a la ficha de cada artículo para gestionar todo el proceso de evaluación.
Filtros disponibles en el listado
| Filtro | Descripción |
|---|---|
| Estado | Filtra por estado del artículo (enviado, en evaluación, devuelto, aceptado, rechazado) |
| Área temática | Filtra por disciplina científica del artículo |
| Búsqueda | Búsqueda por texto en el título del artículo |
| Ver todas las ediciones | Por defecto se muestra solo la edición activa. Este botón desactiva el filtro de edición para ver el histórico completo. |
Información visible en el listado
Cada fila del listado muestra: ID del artículo, título, área temática, autor principal, número de revisores asignados, número de evaluaciones completadas, estado actual y acceso a la ficha completa.
El administrador controla el estado de cada artículo desde su ficha. El ciclo de vida de un artículo sigue este flujo:
Aceptado y Rechazado son estados finales irreversibles desde la interfaz. El artículo queda permanentemente bloqueado para el autor. Si necesitas reabrirlo por error, contacta con el soporte técnico.
Los revisores se asignan desde la ficha individual de cada artículo en el panel de administración. Para acceder, haz clic en el título del artículo en el listado de AOS Paper → Artículos.
Proceso de asignación
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Abre la ficha del artículo
Desde el listado de artículos, haz clic en el título del artículo que quieres gestionar.
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Selecciona los revisores
En la sección de revisores de la ficha, verás la lista de todos los usuarios con rol de revisor. Marca los checkboxes de los que quieres asignar. Los revisores que son autores o co-autores del artículo aparecen marcados como bloqueados y no pueden seleccionarse.
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Cambia el estado a "En Evaluación" y guarda
Selecciona el estado En Evaluación en el desplegable de estado y guarda los cambios. En ese momento, cada revisor seleccionado recibe automáticamente un email de notificación.
Puedes añadir o modificar revisores en cualquier momento mientras el artículo está En Evaluación. Si asignas un revisor nuevo después de la primera asignación, también recibirá el email de notificación automáticamente.
AOS Paper soporta múltiples rondas de evaluación sobre el mismo artículo. Cuando el comité devuelve un artículo para corrección y el autor lo subsana, el sistema abre automáticamente una nueva ronda de evaluación con los mismos revisores.
Flujo completo de una segunda ronda
Historial de rondas (vista del administrador)
La ficha de cada artículo en el panel de administración muestra el historial completo de todas las rondas de evaluación: puntuaciones, recomendaciones y comentarios de cada revisor en cada ronda. Este historial es inmutable — las evaluaciones pasadas no pueden modificarse ni eliminarse.
No hay límite de rondas. Un artículo puede pasar por tantas rondas de revisión como el comité considere necesario antes de tomar la decisión final de aceptar o rechazar.
El panel de revisores ofrece una vista global del trabajo de evaluación: cuántos artículos tiene asignados cada revisor, cuántos ha evaluado y cuántos están pendientes. Permite identificar rápidamente qué revisores tienen carga de trabajo y cuáles tienen evaluaciones atrasadas.
Desde este panel el administrador también puede gestionar contingencias: reasignar artículos de un revisor a otro, o transferir la autoría principal de un artículo si el autor original ya no puede continuar en el congreso.
El módulo de actas genera el libro de proceedings del congreso en PDF, incluyendo todos los artículos en estado Aceptado de la edición activa, organizados por área temática.
Cómo generar el libro de actas
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Ve a AOS Paper → Actas
Accede al módulo de generación de actas desde el menú de AOS Paper.
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Configura las opciones de generación
Selecciona si quieres incluir todos los artículos aceptados o filtrar por área temática, y ajusta el orden de presentación.
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Haz clic en "Generar Actas"
El sistema compila todos los artículos y genera el PDF. La generación puede tardar unos segundos si hay muchos artículos o imágenes.
Las actas incluyen únicamente artículos con estado Aceptado. Los artículos en cualquier otro estado (enviado, en evaluación, devuelto, rechazado) no se incluyen en el libro de proceedings.
| Término | Definición |
|---|---|
| Artículo / Comunicación | Trabajo científico enviado por el autor para su evaluación y posible inclusión en el congreso. |
| Área temática | Categoría científica a la que pertenece el artículo. El administrador las define y el autor selecciona una al enviar. |
| Autor principal | El participante que envía el artículo. Es el único que puede editarlo y subsanarlo. Solo puede ser uno por artículo. |
| Co-autor | Participante adicional que firma el artículo. Tiene acceso de solo lectura. |
| Código de participante | Identificador único de cada congresista, visible en su perfil. Se usa para añadir co-autores sin compartir emails. |
| Revisión ciega (Blind Peer Review) | Sistema de evaluación en el que los revisores no conocen la identidad de los autores. En modo editor, AOS Paper genera un PDF anónimo para garantizarlo. |
| Ronda de evaluación | Ciclo completo de revisión de un artículo. Cada vez que el autor subsana y reenvía, se abre una nueva ronda con los mismos revisores. |
| Subsanar | Corregir y reenviar un artículo según las indicaciones del comité cuando está en estado "Devuelto para Edición". |
| Libro de actas / Proceedings | Documento PDF que reúne todos los artículos aceptados del congreso, organizados por área temática. |
| Criterios de evaluación | Dimensiones de calidad científica por las que los revisores puntúan cada artículo (ej. originalidad, metodología, redacción). |
| Modo trial | Estado de AOS Paper sin licencia activa, que limita el número total de artículos que se pueden enviar. |
El botón "Añadir Nuevo Artículo" no aparece en el perfil
Puede deberse a varias causas: (1) el período de envíos está cerrado porque la edición activa está archivada, (2) el participante ha alcanzado el límite de artículos como autor principal, o (3) AOS Paper está en modo trial y el límite de artículos de prueba se ha agotado. El administrador puede verificar cuál es la causa en AOS Paper → Ajustes.
No puedo añadir a un participante como co-autor
El sistema requiere que el co-autor tenga una inscripción registrada en el congreso (puede estar pendiente de pago, en trámite o confirmada). Si el participante no tiene ninguna inscripción, no puede añadirse como co-autor. Comprueba en AOS Palace Core si el participante tiene algún pedido en la edición activa.
El revisor no puede ser seleccionado para un artículo
El sistema bloquea automáticamente la asignación de revisores que son autores o co-autores del artículo que se quiere evaluar. Esto protege la integridad de la revisión ciega. Selecciona un revisor que no figure en la lista de autores del artículo.
El revisor dice que no recibió el email de notificación
Verifica que: (1) la dirección de email del revisor es correcta en su perfil de WordPress, (2) WordPress puede enviar emails en este servidor (comprueba con un plugin de test de email), y (3) el email no ha llegado a la carpeta de spam. Puedes personalizar el texto del email en AOS Paper → Ajustes → Correos.
El PDF anónimo no se genera en modo editor
El modo editor requiere extensiones PHP específicas en el servidor. Comprueba con el servicio de alojamiento que las extensiones gd, mbstring e iconv están activas. Como alternativa temporal, puedes cambiar al modo "Subida de PDF/Word" mientras se resuelve.
¿Puedo reabrir un artículo que ya está aceptado?
No desde la interfaz de administración estándar. Los estados "Aceptado" y "Rechazado" son decisiones finales que bloquean permanentemente la edición del artículo. Si necesitas revertir un estado por error, contacta con el soporte técnico de OlbiaSystem.
El listado de artículos muestra solo la edición actual. ¿Cómo veo los de ediciones anteriores?
En el panel de administración de artículos, hay un botón "Ver todas las ediciones" que desactiva el filtro de edición activa y muestra el historial completo. En el perfil del participante, los artículos de todas las ediciones son siempre visibles sin necesidad de ningún filtro adicional.
¿Puedo cambiar el modo de envío (PDF/editor) a mitad del período de envíos?
Técnicamente sí, el ajuste se aplica de inmediato. Sin embargo, es recomendable no cambiarlo una vez que los autores ya han comenzado a enviar, ya que los artículos existentes quedan con el modo original y los nuevos usarían el nuevo modo. Si es imprescindible, comunícalo a los autores con antelación.