AOS Pass gestiona todo el proceso físico de acreditación del congreso: genera un código QR único e intransferible para cada participante, permite imprimirlo en un lanyard PDF personalizado y ofrece al staff un scanner móvil para verificar el acceso en cuestión de segundos.
Cómo se integra con AOS Palace
AOS Pass lee la información de inscripción directamente desde AOS Palace Core: sabe quién tiene el pago confirmado, cuáles son sus servicios contratados y cuál es la edición activa del congreso. El participante ve la pestaña "Mi Acreditación" automáticamente en su perfil una vez activo el plugin.
| Perfil | Qué puede hacer | Cómo se obtiene |
|---|---|---|
| Administrador | Configuración completa, generar tokens y lanyards, ver historial, gestionar salas, añadir notas CRM | Rol WordPress Administrator |
| Secretaría | Escanear QRs, registrar check-ins, ver ficha del participante en el scanner | Rol AOS Palace Secretaría |
| Staff | Escanear QRs, registrar check-ins, ver ficha del participante en el scanner | Marcado como Staff en la ficha CRM de AOS Palace |
| Participante | Ver su propio código QR, descargarlo, ver su estado de acceso | Cualquier usuario registrado con QR generado |
La capacidad de escanear QRs y registrar check-ins se concede automáticamente al marcar a un participante como Staff en su ficha CRM de AOS Palace Core. No es necesario cambiar ningún rol de WordPress.
| Componente | Requisito | Notas |
|---|---|---|
| AOS Palace Core | Activo y con licencia | Obligatorio. Sin él, AOS Pass no inicializa ningún módulo. |
| WordPress | 6.0 o superior | Se recomienda la última versión estable |
| PHP | 7.4 o superior | Se recomienda PHP 8.1+ |
| Composer | Ejecutado en el servidor | Necesario para instalar Dompdf (lanyards PDF) y la librería de generación QR. Sin ellos el scanner y el perfil del participante siguen funcionando. |
| Licencia AOSYS | Activa | Sin licencia activa, el sistema funciona en modo trial con un máximo de 5 acreditaciones. |
Si Dompdf no está instalado, el scanner y la pestaña de acreditación del participante funcionan con normalidad. Lo único que queda deshabilitado es la generación de lanyards PDF desde el panel de administración.
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Verifica que AOS Palace Core está activo
Ve a Plugins → Plugins instalados y confirma que AOS Palace Core está activo y con licencia.
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Instala el plugin
Ve a Plugins → Añadir nuevo → Subir plugin, selecciona el
.zipde AOS Pass y haz clic en Instalar ahora. Actívalo a continuación. -
Activa la licencia
Ve a AOS Pass → Ajustes → Licencia e introduce tu clave AOSYS. Sin licencia, el sistema funciona en modo trial (máximo 5 acreditaciones).
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Configura el modo de acceso
Ve a AOS Pass → Ajustes → Configuración y elige entre Congreso cerrado (semáforo verde solo para inscripciones pagadas) o Congreso abierto (verde para todos los registrados).
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Configura las etiquetas de rol y el diseño del lanyard
En la misma pantalla de Configuración, activa los roles que quieres identificar con etiquetas de color en el lanyard. En la pestaña Plantillas Lanyard, ajusta dimensiones y colores de bandas.
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Crea las salas del congreso
Ve a AOS Pass → Salas y añade las salas donde el staff realizará el control de acceso. Cada sala tiene nombre, color y aforo opcional.
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Genera los tokens QR de los participantes
Ve a AOS Pass → Lanyards PDF y usa el botón "Generar tokens para todos" para crear los QR de todos los participantes con inscripción confirmada de una sola vez.
El sistema está listo cuando el menú AOS Pass aparece en el panel, la licencia muestra estado activo y los participantes ven la pestaña "Mi Acreditación" en su perfil.
Esta configuración determina qué ve el personal de acreditación en el scanner cuando escanea el QR de un participante. Es la decisión más importante del sistema: define quién tiene acceso al congreso.
Puedes cambiar el modo de acceso en cualquier momento, incluso durante el congreso. El cambio se aplica inmediatamente a todos los escaneos posteriores.
Las etiquetas de rol son las píldoras de color que aparecen en el lanyard y en la pantalla del scanner para identificar rápidamente el tipo de participante. Se configuran por perfil del ecosistema.
| Perfil | Etiqueta por defecto | Color por defecto |
|---|---|---|
| Participante | Participante | Azul |
| Ponente | Ponente | Verde |
| Staff | Staff | Rojo |
| Asistente | Asistente | Gris |
| Invitado | Invitado | Naranja |
Para cada perfil puedes: activarlo (aparece en el lanyard), personalizar el texto de la etiqueta (máximo 20 caracteres) y elegir su color. La vista previa se actualiza en tiempo real mientras editas.
Los perfiles no activados no muestran ninguna etiqueta en el lanyard — el campo queda en blanco. Activa solo los que necesites identificar visualmente en tu congreso.
Configura el diseño visual y las dimensiones de los lanyards PDF que se imprimirán para cada participante. Hay dos orientaciones disponibles.
Orientaciones disponibles
Vertical (85 × 120 mm)
Horizontal (120 × 85 mm)
Colores de las bandas
| Banda | Descripción | Recomendación |
|---|---|---|
| Banda superior | Franja de color en la parte alta del lanyard | Color corporativo del congreso o de la institución organizadora |
| Banda inferior — automático | Toma el color de la etiqueta de rol del participante | Recomendado: diferencia visualmente a ponentes, staff, etc. de un vistazo |
| Banda inferior — color fijo | Todos los lanyards tienen el mismo color en la parte baja | Útil si todos los asistentes son del mismo tipo |
Dimensiones
Configura el ancho y alto en milímetros para cada orientación. Los valores predeterminados son los más habituales para credenciales de congreso: 85 × 120 mm en vertical y 120 × 85 mm en horizontal.
Foto del participante
Puedes activar o desactivar la inclusión de la foto de perfil del participante en el lanyard. Si está activado y el participante no tiene foto, el espacio del avatar se omite automáticamente. Si está desactivado, el lanyard es más compacto y enfocado en el texto.
Las salas representan los puntos de control del congreso donde el staff registra la entrada de los participantes: entrada general, sala plenaria, talleres, comida, etc. Cada check-in queda asociado a una sala, lo que permite saber exactamente quién entró dónde y cuándo.
Cómo crear una sala
Ve a AOS Pass → Salas y haz clic en + Nueva Sala. Completa los campos:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre visible en el selector del scanner (ej. "Entrada principal", "Sala Plenaria A") |
| Descripción | Ubicación o instrucciones adicionales para el staff (opcional) |
| Aforo máximo | Capacidad máxima de la sala. Cuando el check-in alcanza el aforo, la barra de ocupación se muestra en rojo. Dejar vacío si no hay límite. |
| Color | Color identificativo del botón de sala en el scanner móvil |
| Orden | Posición en el selector de salas del scanner. Valores menores aparecen primero. |
| Activa | Solo las salas activas aparecen en el selector del scanner. Desactivar una sala la oculta sin borrar su historial de check-ins. |
La sala seleccionada por el staff en el scanner se recuerda automáticamente en el dispositivo. No es necesario volver a seleccionarla entre escaneos consecutivos. Cada dispositivo recuerda su propia sala activa de forma independiente.
Eliminar una sala no borra el historial de check-ins asociados — simplemente los desvincula de la sala. Si vas a reorganizar las salas, es recomendable desactivarlas en lugar de eliminarlas para conservar el historial de afluencia.
La pestaña "Mi Acreditación" aparece automáticamente en el perfil del participante (shortcode [aos_user_profile]) cuando AOS Pass está activo. El participante puede ver aquí su estado de acceso y su código QR.
Qué ve el participante
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Estado de acceso | Indicador verde o rojo según el modo de acceso y el estado de pago. Incluye el nombre de la edición activa. |
| Código QR | El código QR personal del participante, generado en el momento. Puede descargarlo como imagen PNG para tenerlo en el móvil. |
| Datos de acreditación | Nombre completo, email, institución y país tal como están en su perfil. |
| Nota de organización | Si la secretaría ha añadido alguna nota interna (ej. "VIP — acceso a zona restringida"), aparece destacada en amarillo. Solo es visible para el propio participante y el staff. |
El participante puede guardar el QR como imagen en su móvil haciendo clic en "Descargar QR". Esto le permite mostrar el código sin necesidad de conexión a internet durante el congreso.
Cada participante tiene un código QR único, generado de forma criptográficamente segura. El QR no contiene ningún dato personal del participante — solo un identificador anónimo de 64 caracteres que el servidor resuelve en tiempo real.
¿Por qué este diseño?
Si alguien fotografía el QR de otro participante, lo único que obtiene es ese identificador anónimo. Sin acceso al servidor del congreso es completamente inútil. No es posible falsificar ni duplicar las acreditaciones.
Cuándo se genera el QR
El QR se genera la primera vez que el administrador o el propio participante accede a la pestaña de acreditación. También puede generarse manualmente desde el panel de administración para todos los participantes a la vez, usando el botón "Generar tokens para todos" en AOS Pass → Lanyards PDF.
Si un participante pierde su acreditación física, el administrador puede regenerar su QR desde la ficha del participante. Al regenerar, el QR anterior queda invalidado automáticamente — las copias anteriores ya no funcionarán en el scanner.
El scanner es una pantalla web optimizada para móvil que el staff usa para escanear los QR de los participantes. No requiere ninguna aplicación: se abre directamente en el navegador del móvil.
Cómo funciona el flujo de escaneo
El staff debe estar autenticado en WordPress en el mismo dispositivo que usa para escanear. Si el scanner muestra un error de acceso, comprueba que el usuario del móvil tiene el rol Staff asignado o pertenece a la Secretaría.
El semáforo es el elemento central del scanner: indica de forma inmediata y visual si el participante puede entrar al congreso.
En modo abierto: El participante tiene QR activo, independientemente del pago.
El staff puede igualmente registrar el check-in si decide permitir el acceso manualmente.
El semáforo es informativo: el staff siempre tiene la decisión final. Si un participante tiene semáforo rojo por un error administrativo (pago en trámite, retraso en confirmación), el staff puede registrar el check-in igualmente y resolverlo después con la secretaría.
Al pulsar "Registrar Check-in" en el scanner, el sistema guarda un registro con los siguientes datos:
| Dato registrado | Origen |
|---|---|
| Participante | Identificado por el QR escaneado |
| Fecha y hora exacta | Timestamp del servidor en el momento del escaneo |
| Sala | La sala activa seleccionada en el scanner (si hay salas configuradas) |
| Acreditador | El usuario de WordPress autenticado en el dispositivo del staff |
| Edición activa | La edición del congreso activa en ese momento en AOS Palace |
Si el participante ya tiene un check-in registrado ese mismo día, el botón aparece como "Ya registrado hoy" y queda deshabilitado para evitar duplicados accidentales.
El historial de check-ins es inmutable: los registros no pueden editarse ni eliminarse desde la interfaz. Esto garantiza la integridad del control de acceso como registro oficial.
Las notas de organización son mensajes que la secretaría puede añadir a la ficha de un participante. Aparecen destacadas en el scanner al escanear su QR, permitiendo dar instrucciones específicas al staff sin que el participante las vea en el panel general.
Casos de uso habituales
Ejemplos de notas que la secretaría puede añadir: "VIP — acceso a zona de ponentes", "Pendiente de entregar documentación", "Contacto con la organización antes de acceder", "Asistente con movilidad reducida — puerta lateral".
Dónde se añaden las notas
Las notas se añaden desde la ficha CRM del participante en AOS Palace → Participantes. Al final de la ficha aparece el bloque "Nota para el acreditador (AOS Pass)". El texto se guarda automáticamente sin recargar la página.
La nota también es visible para el propio participante en la pestaña "Mi Acreditación" de su perfil, marcada como "Nota de organización". Ten esto en cuenta al redactarla.
El dashboard ofrece una visión de conjunto del estado de la acreditación del congreso en tiempo real. Se actualiza cada vez que se accede a la página.
| Métrica | Descripción |
|---|---|
| Acreditaciones generadas | Número de participantes con token QR activo |
| Escaneos totales | Total de check-ins registrados en la edición activa |
| Afluencia hoy | Check-ins registrados en el día actual |
| Afluencia por sala | Distribución de check-ins entre las salas activas, con barra de ocupación respecto al aforo máximo |
El módulo de Lanyards PDF gestiona la generación de credenciales físicas para todos los participantes. Ofrece una tabla paginada con filtros para localizar y generar los lanyards que necesitas.
Filtros disponibles
| Filtro | Opciones | Descripción |
|---|---|---|
| Buscador | Texto libre | Busca por nombre o email del participante |
| Tipo | Botones por rol activo | Filtra por el rol base del participante (Participante, Ponente, Staff…) |
| Actividad | Todas · Ponentes · Revisores · Staff · Invitados · Secretaría | Filtra por la actividad asignada en AOS Palace Core |
| QR | Todos · Con QR · Sin QR | Filtra por si el participante ya tiene token generado o no |
| Orientación | Vertical · Horizontal | Selecciona el formato del lanyard antes de generar los PDFs |
Generar un lanyard individual
Haz clic en el botón ⬇ PDF de la fila del participante. Si el participante no tiene token QR, se genera automáticamente en ese momento antes de crear el PDF. El archivo se abre directamente en el navegador para descargarlo o imprimirlo.
Generar lanyards en lote
Tienes dos opciones para la generación masiva. Puedes marcar los checkboxes de los participantes que quieres y pulsar "PDF seleccionados". O puedes usar el botón "PDF todos (N)" para generar los lanyards de todos los participantes visibles con los filtros actuales. Los PDFs se generan en serie de forma automática.
La generación de PDF invalida automáticamente cualquier versión anterior del mismo lanyard. Si cambias el diseño (colores, foto, etiquetas) después de haber generado PDFs, regenera los lanyards para que los cambios se apliquen.
Cada participante necesita un token QR único antes de poder usar el sistema de acreditación. Los tokens pueden generarse de tres formas distintas.
| Forma de generación | Cuándo se usa |
|---|---|
| Masiva — "Generar tokens para todos" | Antes del congreso, para crear de una sola vez los QR de todos los participantes con inscripción confirmada. Es el método más eficiente. |
| Individual — botón en la tabla de Lanyards | Para generar o regenerar el token de un participante concreto sin afectar al resto. |
| Automática — al generar el PDF | Si un participante no tiene token y se pulsa el botón de PDF, el sistema lo genera automáticamente antes de crear el lanyard. |
Regenerar el token anula el QR anterior. Si el participante ya ha descargado su acreditación o si ya se ha impreso su lanyard, el QR impreso dejará de funcionar al regenerar. Solo regenera si el QR original está comprometido o el participante lo ha perdido.
El módulo de check-ins muestra el registro completo de todas las entradas registradas en la edición activa. Cada fila incluye el participante, la fecha y hora exacta, la sala y el acreditador que realizó el escaneo.
El historial puede filtrarse por sala y por rango de fechas, y refleja únicamente los check-ins de la edición activa. Para ver el historial de ediciones anteriores, puedes usar el botón "Ver todas las ediciones" si está disponible.
El historial de check-ins es permanente e inmutable. Los registros no pueden modificarse ni eliminarse, lo que garantiza su validez como registro oficial del control de acceso del congreso.
Cuando AOS Pass está activo, la ficha CRM de cada participante en AOS Palace muestra un bloque adicional con la información de acreditación:
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Estado del token QR | Indica si el participante tiene token generado o no. Muestra los primeros caracteres del token enmascarado. |
| Botón "Generar token QR ahora" | Visible solo si el participante no tiene token. Lo genera sin recargar la página. |
| Nota para el acreditador | Campo de texto donde la secretaría puede escribir instrucciones internas para el staff. Se guarda automáticamente. |
El personal que va a usar el scanner durante el congreso necesita permiso para escanear QRs. Hay dos formas de concederlo:
Opción 1 — Marcar como Staff en AOS Palace
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Ve a AOS Palace → Participantes → ficha del usuario
Localiza al participante que va a actuar como staff del congreso.
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Marca el checkbox "Staff" en la sección Actividades
Al guardar, el sistema concede automáticamente al usuario el permiso de escanear QRs en AOS Pass. No es necesario ningún otro cambio.
Opción 2 — Rol WordPress Staff
Si el usuario ya tiene el rol aos_staff en WordPress, obtiene automáticamente el permiso de escaneo al activar AOS Pass. Este rol puede asignarse desde Usuarios → Editar usuario → Rol en el panel de WordPress.
La opción 1 (marcar como Staff en la ficha CRM) es la más recomendada para congresos porque no requiere cambiar el rol de WordPress del participante. El usuario sigue siendo "Participante" en el sistema pero tiene el permiso adicional de acreditación.
Al desmarcar "Staff" en la ficha CRM, el permiso de escaneo se retira automáticamente, a menos que el usuario ya tenga ese permiso por su rol de WordPress. Verifica siempre el resultado antes del congreso.
Sin licencia activa, AOS Pass funciona en modo trial con las siguientes restricciones:
Indicadores de trial
Cuando el sistema está en modo trial, aparece un banner en la parte superior de todas las páginas de AOS Pass con el número de acreditaciones usadas y las restantes. Los círculos cambian de verde a naranja y finalmente a rojo a medida que se consumen las 5 acreditaciones disponibles.
Activar la licencia
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Ve a AOS Pass → Ajustes → Licencia
Accede a la pestaña de licencia desde el menú de ajustes.
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Introduce tu clave de licencia AOSYS
Cópiala desde el panel de clientes de OlbiaSystem y pégala en el campo de activación.
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Haz clic en "Activar licencia"
El sistema verifica la clave con el servidor AOSYS. Al activarse, desaparecen todos los banners de trial y se desbloquea la generación ilimitada de acreditaciones.
| Término | Definición |
|---|---|
| Token QR | Identificador único y anónimo de 64 caracteres asignado a cada participante. Es lo que codifica el código QR. No contiene datos personales. |
| Acreditación | El conjunto formado por el token QR y el lanyard PDF físico. Identifica al participante durante el congreso. |
| Lanyard | Credencial física en formato PDF lista para imprimir y llevar colgada al cuello durante el congreso. |
| Check-in | Registro de la entrada de un participante en un punto de control del congreso, con hora exacta y sala. |
| Semáforo | Indicador visual en el scanner (verde/rojo) que muestra si el participante tiene acceso permitido al congreso. |
| Sala | Punto de control del congreso donde el staff registra entradas (entrada principal, sala plenaria, taller, etc.). |
| Staff | Personal autorizado para usar el scanner y registrar check-ins. Se asigna desde la ficha CRM sin cambiar el rol de WordPress. |
| Modo cerrado | Configuración en la que el semáforo verde solo aparece para participantes con inscripción pagada y confirmada. |
| Modo abierto | Configuración en la que todos los participantes registrados con QR activo obtienen semáforo verde. |
| Etiqueta de rol | Píldora de color en el lanyard y el scanner que identifica el tipo de participante (Ponente, Staff, etc.). |
| Banda del lanyard | Franja de color en la parte superior e inferior del lanyard. La superior es corporativa; la inferior puede seguir el color del rol o ser fija. |
El QR del participante aparece como inválido al escanearlo
Comprueba que el participante tiene un token QR generado (visible en la tabla de Lanyards PDF como "Activo" o en su ficha CRM). Si no tiene token, genera uno desde cualquiera de esos puntos. Si el token existe pero el scanner falla, verifica que la URL del scanner es accesible desde el dispositivo del staff.
El scanner muestra "Sin permisos" al abrir la ficha del participante
El usuario que intenta escanear no tiene permiso para ver fichas de participantes. Verifica que está marcado como Staff en su ficha CRM de AOS Palace, o que tiene el rol de Secretaría. También puede deberse a que el usuario no ha iniciado sesión en WordPress en ese dispositivo.
La pestaña "Mi Acreditación" no aparece en el perfil del participante
Verifica que AOS Pass está activo y con licencia válida. La pestaña se añade automáticamente al shortcode [aos_user_profile] de AOS Palace Core. Si el shortcode no es de AOS Palace sino una página personalizada, la pestaña no se inyectará.
Los lanyards PDF no se pueden generar (botón deshabilitado)
Hay dos causas posibles: (1) el sistema está en modo trial y se han agotado las 5 acreditaciones — activa la licencia para desbloquearlo, o (2) Dompdf no está instalado — ejecuta composer install en la carpeta del plugin o contacta con el servicio de alojamiento.
El participante tiene semáforo rojo pero su pago está confirmado
En modo cerrado, el sistema verifica la inscripción directamente en AOS Palace Core. Si el pago está confirmado en AOS Palace pero el semáforo sigue en rojo, comprueba que el pedido tiene estado "Confirmado" (no "Revisando" o "Pendiente") en la ficha del participante. También puede estar activo el modo abierto en los ajustes si quieres evitar este tipo de situaciones durante el congreso.
¿Puedo cambiar el diseño del lanyard después de haberlos impreso?
Sí, puedes cambiar cualquier ajuste de diseño en cualquier momento. Sin embargo, los lanyards ya impresos no se actualizan automáticamente. Tendrías que regenerar los PDFs y volver a imprimirlos. El QR del lanyard sigue siendo válido independientemente del diseño.
¿Qué pasa con los check-ins al cambiar de edición activa?
Los check-ins quedan asociados a la edición en la que se registraron y no desaparecen al cambiar de edición. El historial de check-ins muestra por defecto solo la edición activa, pero el registro histórico se conserva permanentemente.