AOS Stay es la extensión del ecosistema AOS Palace encargada de toda la gestión de alojamiento del congreso. Permite al comité organizador configurar hoteles y asignar contingentes de habitaciones, gestionar las solicitudes de reserva de los asistentes y coordinar la logística de viaje de los ponentes invitados.
El plugin se integra automáticamente con AOS Palace Core: las reservas confirmadas se sincronizan con los pagos y, desde el perfil de cada usuario, aparece la pestaña Mis Reservas sin ninguna configuración adicional.
Roles del sistema
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Administrador | Acceso completo: hoteles, cupos, reservas, logística y exportaciones. |
| Participante inscrito | Ver disponibilidad, solicitar y cancelar su propia reserva desde el perfil. |
| Ponente | Todo lo anterior más el formulario de datos de logística de viaje. |
| Componente | Versión mínima | Tipo | Notas |
|---|---|---|---|
| AOS Palace Core | v2.8.0 | Obligatorio | Proporciona la gestión de ediciones, participantes y el perfil de usuario. |
| WordPress | 6.0 | Obligatorio | — |
| PHP | 8.1 | Obligatorio | Se requieren tipos de unión y propiedades tipadas. |
| AOS Program | v1.5.0 | Opcional | Si está activo, identifica automáticamente a los ponentes para mostrarles el formulario de logística. |
Si AOS Palace Core no está activo, AOS Stay no se cargará y mostrará un aviso en el panel de plugins.
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Verifica que AOS Palace Core está activo
Ve a Plugins → Plugins instalados y confirma que AOS Palace Core aparece como activo.
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Sube e instala AOS Stay
Ve a Plugins → Añadir nuevo → Subir plugin, selecciona el archivo
aos-stay.zipy haz clic en Instalar ahora. -
Activa el plugin
Haz clic en Activar plugin. En ese momento se crean automáticamente las tablas de base de datos necesarias.
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Introduce la licencia
Ve a AOS Stay → Ajustes → Licencia, pega tu clave de licencia y haz clic en Activar. Sin licencia el plugin funciona en modo de prueba con límites reducidos.
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Configura las etiquetas de fecha
En AOS Stay → Ajustes → General puedes personalizar los textos de las etiquetas de llegada y salida que verán los participantes.
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Crea tu primer hotel
Ve a AOS Stay → Hoteles → Nuevo Hotel y completa los datos. Ya puedes empezar a añadir cupos.
La pestaña Mis Reservas aparecerá automáticamente en el perfil de todos los participantes inscritos. No se necesita ninguna configuración adicional de shortcodes.
Accede a AOS Stay → Ajustes para encontrar tres pestañas: General, Shortcodes, Licencia y Soporte.
Pestaña General
| Opción | Descripción | Valor por defecto |
|---|---|---|
| Etiqueta Check-in | Texto de la etiqueta de fecha de llegada que ven los participantes en el formulario de reserva y en su ficha. | Llegada |
| Etiqueta Check-out | Texto de la etiqueta de fecha de salida. | Salida |
Si el congreso es en inglés puedes cambiar las etiquetas a Check-in y Check-out para que los participantes internacionales las reconozcan de inmediato.
AOS Stay puede funcionar en dos modos. El modo trial está pensado para que puedas explorar el plugin antes de adquirir la licencia, pero tiene límites operativos:
| Capacidad | Modo Trial | Con Licencia |
|---|---|---|
| Hoteles | Máximo 3 | Ilimitados |
| Reservas | Máximo 20 | Ilimitadas |
| Cupos | Ilimitados | Ilimitados |
| Exportación Rooming List | Disponible | Disponible |
| Logística de ponentes | Disponible | Disponible |
Cuando se alcanza un límite, el sistema bloquea la operación y muestra un aviso para que el administrador o el participante pueda actuar. Los datos existentes no se borran al cambiar de modo trial a licencia completa.
La clave de licencia se introduce en AOS Stay → Ajustes → Licencia. Necesitas conexión a Internet para validarla.
El catálogo de hoteles es el punto de partida. Cada hotel que crees podrá tener varios cupos de habitaciones asociados. Ve a AOS Stay → Hoteles para ver la lista de todos los hoteles registrados.
Crear un hotel
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Haz clic en "Nuevo Hotel"
Desde la lista de hoteles o desde el Panel de AOS Stay.
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Rellena los datos del hotel
Nombre, número de estrellas (1–5), dirección, ciudad, web (opcional) y descripción para los participantes.
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Guarda
El hotel queda disponible para asociarle cupos de habitaciones.
En modo trial solo se pueden crear hasta 3 hoteles. Al alcanzar el límite, el botón de nuevo hotel quedará desactivado y se mostrará un aviso.
Editar o eliminar un hotel
En la tabla de hoteles, cada fila tiene los botones Editar y Eliminar. Eliminar un hotel solo es posible si no tiene reservas activas asociadas; en caso contrario deberás cancelar primero esas reservas.
Un cupo es el bloque de habitaciones de un tipo determinado que el hotel ha puesto a disposición del congreso. Puedes tener varios cupos por hotel (por ejemplo, 20 habitaciones individuales y 10 dobles). Ve a AOS Stay → Cupos.
Crear un cupo
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Hotel | Hotel al que pertenece este cupo. |
| Tipo de habitación | Individual, Doble, Twin, Suite u Otro. |
| Total de habitaciones | Número total de habitaciones del contingente. |
| Precio por noche | Precio que se mostrará al participante en el formulario de reserva. |
| Moneda | Código de moneda (p. ej., EUR, USD). Por defecto EUR. |
| Descripción | Texto opcional con detalles adicionales del cupo (vista al mar, cama extra, etc.). |
La disponibilidad se calcula en tiempo real: el sistema descuenta automáticamente las habitaciones con reservas en estado Pendiente o Confirmada, de modo que no se puede sobre-vender un cupo.
El cupo muestra en todo momento cuántas habitaciones quedan disponibles. Cuando llega a cero, deja de aparecer en el formulario de reserva del participante.
La sección AOS Stay → Reservas muestra la tabla completa de todas las solicitudes de alojamiento del congreso activo. Desde aquí el administrador puede cambiar el estado de cualquier reserva, filtrar por estado y exportar el Rooming List.
Cambiar el estado de una reserva
En la columna Estado de la tabla de reservas hay un desplegable por cada fila. Al cambiar el valor, el sistema guarda el nuevo estado automáticamente sin necesidad de recargar la página.
Flujo habitual de una reserva
Los participantes solo pueden cancelar reservas en estado Pendiente. Una reserva Confirmada solo la puede cancelar el administrador, ya que puede implicar gestiones con el hotel.
El Rooming List es el documento que acredita ante el hotel qué habitaciones están ocupadas y por quién. AOS Stay lo genera en formato CSV listo para abrir en Excel o enviarlo al hotel.
Cómo exportar
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Ve a AOS Stay → Reservas
Asegúrate de que estás viendo las reservas del congreso activo.
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Filtra por hotel (opcional)
Si tienes varios hoteles, usa el filtro para exportar solo las reservas de un hotel concreto.
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Haz clic en "Exportar Rooming List"
Se descarga un archivo CSV con codificación UTF-8. Cada fila corresponde a una reserva e incluye: nombre del participante, email, hotel, tipo de habitación, fechas de entrada y salida, número de noches, precio total y notas.
Exporta solo las reservas en estado Confirmada filtrando por ese estado antes de hacer clic en exportar. Así evitas incluir solicitudes que aún no están cerradas.
Los ponentes invitados tienen necesidades logísticas adicionales: traslados desde el aeropuerto, requisitos dietéticos, horarios de llegada y salida. AOS Stay pone a su disposición un formulario específico en su perfil y ofrece al administrador una vista centralizada de toda esta información.
¿Quién ve el formulario de logística?
El formulario aparece automáticamente en la pestaña Mis Reservas del perfil del usuario si se cumple alguna de estas condiciones:
- El participante tiene el rol de ponente en AOS Program (si está activo).
- El administrador le ha asignado manualmente el marcador de ponente desde el CRM del Core.
Datos que puede registrar el ponente
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Medio de transporte | Vuelo, tren, autobús, coche propio u otro. |
| Fecha y hora de llegada | Para coordinar el traslado al hotel. |
| Referencia de llegada | Número de vuelo, tren o referencia del viaje de llegada. |
| Fecha y hora de salida | Para la logística de regreso. |
| Servicio de shuttle | El ponente indica si necesita traslado organizado por la secretaría. |
| Requisitos dietéticos | Vegetariano, sin gluten, alergias u otras restricciones. |
| Necesidades especiales | Texto libre para cualquier otra necesidad. |
Vista de administrador
En AOS Stay → Logística Ponentes el administrador ve la tabla completa de todos los ponentes con sus datos de viaje y puede añadir notas internas por cada uno. También puede exportar esta información a CSV para compartirla con el proveedor de traslados.
Cuando un participante accede a su perfil en la web del congreso, encuentra la pestaña Mis Reservas junto a las demás pestañas del ecosistema AOS Palace. Esta pestaña está completamente gestionada por AOS Stay y no requiere ninguna configuración de páginas ni shortcodes.
Contenido de la pestaña
Cancelar una reserva
El participante puede cancelar su reserva si está en estado Pendiente. En la ficha de reserva activa aparece el botón Cancelar reserva. Al confirmar, la habitación vuelve a estar disponible para otros participantes.
Una reserva en estado Confirmada no puede cancelarse desde el perfil. El participante debe contactar con la organización para gestionarlo.
Aunque la pestaña Mis Reservas en el perfil del Core es la forma recomendada de acceso, AOS Stay también ofrece dos shortcodes para incrustar la funcionalidad en cualquier página o entrada de WordPress.
Puedes consultar los shortcodes disponibles, sus atributos y ejemplos de uso en AOS Stay → Ajustes → Shortcodes.
[aos_stay_portal] — Portal completo
Muestra el portal completo: reserva activa, formulario de nueva reserva, historial y (si el usuario es ponente) el formulario de logística. Equivale al contenido completo de la pestaña Mis Reservas.
[aos_stay_portal]
[aos_stay_portal login_message="Inicia sesión para gestionar tu alojamiento"]
| Atributo | Descripción | Por defecto |
|---|---|---|
login_message | Texto que se muestra a los usuarios que no han iniciado sesión. | Debes iniciar sesión para acceder a tu reserva de hotel. |
[aos_stay_mis_reservas] — Solo historial
Muestra únicamente la tabla con el historial de reservas del usuario. Útil para páginas de "Mi cuenta" donde ya hay otros shortcodes del ecosistema.
[aos_stay_mis_reservas]
| Atributo | Descripción | Por defecto |
|---|---|---|
login_message | Texto para usuarios no autenticados. | Debes iniciar sesión para ver tus reservas. |
empty_message | Texto cuando el usuario no tiene ninguna reserva registrada. | No tienes reservas registradas. |
Protege la página que contiene estos shortcodes con un plugin de restricción de acceso o con las reglas de membresía de tu sitio para que solo los participantes registrados puedan verla.
| Término | Definición |
|---|---|
| Hotel | Establecimiento de alojamiento registrado en AOS Stay. Puede tener varios cupos de habitaciones. |
| Cupo | Contingente de habitaciones de un tipo concreto que el hotel reserva para el congreso. Cada cupo tiene su propio precio y disponibilidad. |
| Reserva | Solicitud de una o varias noches en un cupo concreto, realizada por un participante para el congreso activo. |
| Rooming List | Listado completo de todas las reservas confirmadas que se entrega al hotel para facilitar el check-in de los asistentes. |
| Disponibilidad | Número de habitaciones de un cupo que todavía pueden reservarse. Se calcula descontando las reservas pendientes y confirmadas. |
| Ponente | Participante marcado como orador o moderador en el congreso. Accede al formulario de logística de viaje. |
| Logística | Datos de viaje del ponente: medio de transporte, fechas y horas de llegada y salida, necesidad de shuttle y requisitos dietéticos. |
| Modo Trial | Estado del plugin cuando no hay licencia activa. Funciona con límites: máximo 3 hoteles y 20 reservas. |
| Edición activa | El congreso actualmente en curso, configurado en AOS Palace Core. Los cupos y reservas siempre pertenecen a una edición concreta. |
¿Los participantes pueden hacer varias reservas en el mismo congreso?
No. El sistema permite una única reserva activa por participante y edición. Si quieren cambiar de hotel o tipo de habitación, deben cancelar la reserva actual (si está pendiente) y realizar una nueva solicitud.
¿Qué pasa con el cupo cuando se cancela una reserva?
La habitación vuelve automáticamente al cupo disponible. El participante o cualquier otro asistente podrá reservarla de inmediato.
¿Puedo tener cupos de distintos hoteles activos al mismo tiempo?
Sí. Puedes registrar todos los hoteles y cupos que necesites. En el formulario de reserva del participante se mostrarán todos los cupos con habitaciones disponibles para que elija el que prefiera.
¿La pestaña "Mis Reservas" aparece automáticamente en el perfil?
Sí. Al activar AOS Stay la pestaña se añade automáticamente al perfil de usuario de AOS Palace Core. No es necesario configurar shortcodes ni páginas adicionales para que los participantes accedan a ella.
¿AOS Stay funciona con Multisite de WordPress?
Sí. El plugin usa el prefijo de tabla correcto para entornos Multisite, por lo que no hay conflictos entre distintos sitios de la red.
¿Qué información incluye el Rooming List exportado?
El CSV incluye: nombre completo del participante, dirección de email, hotel, tipo de habitación, fecha de llegada, fecha de salida, número de noches, precio total, divisa y notas del participante. El archivo se descarga con codificación UTF-8 para evitar problemas con caracteres especiales en Excel.
¿Puedo usar AOS Stay sin AOS Program?
Sí. AOS Program es una dependencia opcional. Si no está activo, el formulario de logística de ponentes seguirá disponible para los usuarios que tengan el marcador de ponente asignado manualmente desde el CRM de AOS Palace Core.