Software de gestión de congresos para secretarías técnicas
Coordina las principales tareas de cada congreso desde un ecosistema conectado:
inscripciones, participantes, comunicaciones científicas, programa, acreditaciones
y certificados.
AOS Palace ayuda a reducir el trabajo duplicado y a mantener la información
organizada durante las distintas fases del evento, desde la preparación hasta
su cierre.
Interfaz ilustrativa. La configuración y los módulos utilizados dependen de las
necesidades de cada congreso.
Diseñado para secretarías técnicas
Los procesos de tu congreso, conectados en una sola plataforma
AOS Palace reúne herramientas para gestionar las distintas fases
de un congreso: desde las inscripciones y las comunicaciones científicas
hasta la programación, la acreditación y el cierre administrativo.
Configura cada evento con los módulos que necesita tu secretaría técnica.
Cada congreso tiene su propia operativa. Cuéntanos cómo trabajáis
y qué procesos queréis centralizar; revisaremos contigo qué
combinación de módulos encaja con las necesidades de vuestros eventos.
Un software de gestión de congresos pensado para tu secretaría técnica
Coordinar un congreso implica mucho más que abrir inscripciones.
Hay que gestionar participantes, pagos, comunicaciones científicas,
programa, acreditaciones y documentación, además de responder a
los cambios que surgen durante la organización.
AOS Palace reúne estos procesos en una plataforma de gestión
de congresos modular, para que tu equipo pueda trabajar con
información conectada y reducir tareas administrativas repetitivas.
La configuración se adapta a las necesidades de cada evento y a la
forma de trabajar de la organización.
La plataforma puede instalarse en la infraestructura del cliente,
según las características del proyecto, para facilitar el control
sobre el entorno en el que se alojan los datos del congreso.
De este modo, la solución se plantea como una herramienta de trabajo
para la secretaría técnica, no solo como un sistema de inscripción.
Descubre cómo se organiza el ecosistema AOS Palace y cómo se conectan sus distintas áreas de gestión.
Una solución adaptable a las necesidades de organización, gestión y seguimiento de cada congreso.
Cobros sin comisión añadida por la plataforma
Gestiona los pagos de inscripción mediante las pasarelas
configuradas para el evento. AOS Palace no añade una comisión
propia por venta; las tarifas de procesamiento que aplique
el proveedor de pago son independientes.
Mayor control sobre los datos
La instalación en infraestructura del cliente, cuando corresponda
al proyecto, permite mantener la información dentro de un entorno
gestionado por la organización. El alojamiento, las copias de
seguridad, los permisos y las medidas de seguridad deben definirse
adecuadamente para cada implantación.
Módulos según las necesidades de cada congreso
Combina las herramientas que necesite tu secretaría técnica:
gestión de participantes, evaluación de abstracts, programación
científica, acreditaciones, certificados, salas virtuales y otros
procesos. El alcance se ajusta a la operativa de cada evento.
Gestión profesional de congresos
Todo lo que implica gestionar un congreso, en un mismo entorno de trabajo
La labor de una secretaría técnica empieza mucho antes de
abrir las puertas del evento y continúa después de la última
sesión. Un software de gestión de congresos debe ayudar a coordinar esas fases y conectar la información
para evitar que el equipo dependa de procesos aislados.
01
Antes del congreso
Inscripciones y participantes
Prepara el proceso de inscripción y organiza los datos
que tu equipo necesitará para gestionar cada edición.
Formularios, tarifas y servicios
Fichas de participantes y estados de pago
Gestión de cuotas de socio y aplicación de descuentos en servicios del congreso, como las inscripciones
Datos administrativos y comunicaciones
Áreas relacionadas AOS Core · AOS Pulse · AOS Broadcast
02
Preparación científica
Comunicaciones y programa
Coordina la recepción y evaluación de trabajos
científicos, y organiza el programa a partir de las
sesiones y actividades previstas.
Recepción y evaluación de abstracts
Asignación de horarios y salas
Organización de ponentes y actividades
Áreas relacionadas AOS Paper · AOS Program
03
Durante el evento
Accesos y sesiones
Facilita la operativa de la secretaría técnica durante
el congreso, tanto en eventos presenciales como en
formatos virtuales o híbridos.
Acreditaciones y control de acceso
Gestión de salas y emisiones online
Comunicaciones e información al participante
Áreas relacionadas AOS Pass · AOS Virtual · AOS Broadcast
04
Cierre y seguimiento
Certificados y administración
Organiza las tareas que quedan pendientes tras el
evento y reúne la información necesaria para su
seguimiento administrativo y económico.
Generación y envío de certificados verificables mediante código QR
Revisión de ingresos, gastos y facturación
Comunicaciones posteriores al congreso
Áreas relacionadas AOS Cert · AOS Balance · AOS Verifactu
Una estructura de costes clara
AOS Palace no añade una comisión propia por cada
inscripción vendida. Las tarifas de procesamiento
de las pasarelas de pago se aplican de acuerdo con
el proveedor contratado.
Infraestructura y control de los datos
Según las características del proyecto, AOS Palace
puede instalarse en la infraestructura del cliente.
El alojamiento, los permisos y las medidas de seguridad
deben definirse para cada implantación.
Para organizaciones que gestionan congresos
Tecnología adaptada a quienes organizan congresos profesionales
AOS Palace está orientado principalmente a secretarías técnicas
y agencias OPC que necesitan coordinar las distintas fases de
sus eventos. También puede encajar en sociedades científicas,
universidades y otras instituciones que organizan congresos,
jornadas y encuentros profesionales.
Perfil prioritario
Secretarías técnicas y agencias OPC
Para equipos que coordinan congresos para clientes y
necesitan mantener bajo control la inscripción, la
gestión de participantes, la planificación científica
y las tareas administrativas. AOS Palace permite
conectar estos procesos y reducir parte del
trabajo duplicado que aparece cuando la información
se reparte entre herramientas y documentos diferentes.
Gestión de participantes
Comunicaciones científicas
Programa y acreditaciones
Facturación y certificados
Panel de control para el cliente
Organización científica
Sociedades médicas y científicas
Para sociedades que organizan congresos científicos,
reuniones profesionales y jornadas de actualización.
Pueden utilizar herramientas como AOS Paper para recibir y evaluar comunicaciones científicas, y AOS Program para coordinar sesiones,
ponencias y horarios.
Recepción y evaluación de abstracts
Organización del programa científico
Gestión de inscritos y certificados
Ámbito académico e institucional
Universidades e instituciones públicas
Para departamentos universitarios, centros de
investigación y organismos que organizan jornadas,
simposios, cursos y encuentros profesionales. La
plataforma ayuda a estructurar las inscripciones,
ordenar la información del evento y gestionar
documentación y certificados según las necesidades
de cada actividad.
Inscripciones y participantes
Programa y sesiones
Certificados y documentación
Un mismo enfoque, distintas necesidades: la configuración de AOS Palace se define según el tipo de evento,
los procesos que necesita gestionar cada organización y los módulos
que encajan en su operativa.
Servicios profesionales
Apoyo técnico para la gestión de tus congresos
AOS Palace está diseñado para que la secretaría técnica pueda
gestionar sus eventos con autonomía. Si necesitas ayuda con
la configuración inicial, la web del congreso o determinadas
tareas operativas, puedes contar con servicios complementarios adaptados al alcance de cada proyecto.
Puedes contratar estos servicios cuando los necesites.
El alcance de cada intervención se define según la
infraestructura, las necesidades del evento y el trabajo
que deba realizarse.
Los importes indicados corresponden a los servicios
descritos. Cualquier necesidad adicional o desarrollo
específico deberá valorarse aparte.
Puesta en marcha de AOS Palace
Configuración inicial del entorno del congreso:
despliegue en el dominio correspondiente, ajustes de
acceso, configuración del menú y habilitación del
catálogo de servicios B2B, según el alcance contratado.
190 €Pago único
Configuración de AOS Verifactu
Configuración técnica inicial del módulo y asistencia
en los pasos de conexión con la AEAT que correspondan
al entorno.
290 €Pago anual
Diseño web del congreso
Diseño y desarrollo del portal del evento, adaptado
a la identidad visual de la organización. Puede incluir
la estructura de contenidos, la presentación del
programa y la información práctica para participantes,
ponentes y patrocinadores.
Desde 550 €Por proyecto
Servicios de secretaría técnica
Apoyo operativo o externalización de tareas de
secretaría técnica. Según las necesidades del congreso,
puede incluir atención telefónica a participantes,
revisión manual de transferencias y recepción y
organización de contenidos científicos.
A consultar Presupuesto a medida
Motor y Extensiones AOS Palace - Ecosistema Completo
Ecosistema Profesional
Gestión integral de congresos, desde el núcleo hasta la extensión.
Elegir un software de gestión de congresos implica
valorar cómo encaja en tu forma de trabajar, qué tareas
permite coordinar y cómo organizar la información de cada
evento. Resolvemos las dudas más habituales de las
secretarías técnicas y las agencias OPC.
Tecnología para organizar congresos con más control
¿Para qué tipo de organizaciones está pensado AOS Palace?
AOS Palace está dirigido principalmente a secretarías técnicas y agencias OPC que organizan congresos profesionales y necesitan
coordinar las distintas fases de cada evento.
También puede encajar en sociedades científicas,
universidades e instituciones que celebran congresos,
jornadas y reuniones profesionales.
La solución se configura según las necesidades
de la organización y las características de cada congreso.
¿Se puede integrar AOS Palace en la web de mi congreso?
AOS Palace se basa en WordPress.
Antes de instalarlo, revisamos el entorno web,
el dominio y los requisitos técnicos del proyecto.
Si tu web actual utiliza WordPress, podemos valorar
cómo implantar la solución en ese entorno.
Si tu página utiliza otra tecnología, estudiamos
previamente las posibilidades de integración para
determinar el enfoque adecuado.
Si todavía no tienes una web para el congreso,
también puedes valorar nuestro servicio de diseño
web para eventos.
¿AOS Palace puede utilizarse para distintos congresos?
Sí. AOS Palace se instala para cada congreso,
con la configuración que necesita ese evento.
Así, cada instalación mantiene organizada la
información y la operativa de su propio congreso.
Si coordinas varios eventos, puedes utilizar AOS Atlas de forma opcional para
centralizar la información relevante de los distintos
congresos desde un panel de control pensado para
organizadores profesionales de congresos (OPC).
De este modo, puedes consultar la visión global de
los eventos que coordinas sin tener que confundir
sus respectivas instalaciones.
¿Tengo que contratar todos los módulos de AOS Palace?
No necesariamente. AOS Palace tiene una arquitectura modular que permite
definir qué herramientas necesita cada proyecto.
Según la operativa del congreso, pueden incorporarse
funciones de gestión de participantes e inscripciones,
evaluación de abstracts, programación científica,
acreditaciones, certificados, comunicaciones y control
económico, entre otras.
El alcance y la configuración se concretan antes
de la implantación para adaptar la solución al trabajo
que realmente necesitas cubrir.
¿Cómo se gestionan los pagos y la facturación de las inscripciones?
AOS Core incluye el pago por transferencia
bancaria, para que puedas gestionar las
inscripciones sin necesidad de incorporar una pasarela
de pago online. Los pedidos y sus estados se gestionan
desde el entorno de administración del congreso.
Si necesitas cobrar online, AOS Pulse permite incorporar sistemas de pago electrónico,
según las pasarelas disponibles y la configuración
del proyecto.
También se pueden recoger los datos de facturación
de particulares y organizaciones y generar facturas
en PDF conforme al flujo configurado. AOS Palace
no añade una comisión propia por cada inscripción
vendida, aunque el proveedor de pagos online puede
aplicar sus propias tarifas.
¿Qué ofrece AOS Palace para la gestión de VeriFactu?
AOS Palace dispone de AOS Verifactu,
un módulo orientado a la gestión de los procesos de
facturación relacionados con los requisitos aplicables
a los sistemas informáticos de facturación.
Su implantación debe revisarse según la configuración
del sistema y las obligaciones que correspondan a
cada organización. La puesta en marcha requiere
comprobar los requisitos técnicos y fiscales
aplicables al caso concreto.
¿Dónde se alojan los datos y quién puede acceder a ellos?
Cada proyecto define el entorno de alojamiento y
los permisos de acceso según sus necesidades.
Cuando las condiciones técnicas lo permiten, AOS Palace puede instalarse en la infraestructura
del cliente, de modo que la organización
tenga control directo sobre ese entorno.
Los accesos se deben configurar según las funciones
de cada usuario y las responsabilidades de las partes.
También es necesario establecer las medidas de
seguridad, los plazos de conservación y la información
de privacidad correspondientes.
El alojamiento y la configuración técnica son parte
de la gestión de los datos, pero el cumplimiento
del RGPD también depende de cómo se tratan y protegen
esos datos en la práctica.
Tecnología para secretarías técnicas
Hablemos de cómo gestionáis vuestros congresos
Cada secretaría técnica tiene su propia forma de trabajar.
Conoce cómo AOS Palace puede ayudarte a coordinar inscripciones,
gestión científica, programa y tareas administrativas desde
un entorno conectado, adaptado a las necesidades de tus eventos.
