AOS Program · Programa y agenda

El programa de tu congreso, organizado de principio a fin.

Reúne la agenda del evento en un mismo lugar y trabaja sobre una programación clara, fácil de consultar y preparada para compartir con los asistentes.

Solicitar una demostración Descubrir AOS Palace

Calendario visual para organizar el programa de un congreso con AOS Program

La agenda de tu evento Todo el programa, en un mismo lugar

Construcción del programa

De las comunicaciones aceptadas a una agenda organizada

Cuando tienes muchas ponencias, varios días y distintas salas, encajar todas las piezas puede llevar tiempo. AOS Program te ayuda a dar forma al calendario del congreso y te permite decidir cómo quieres trabajar sobre él.

Programa del congreso

Vista de agenda

Ejemplo de distribución · Día 1

SALA 1

SALA 2

09:00

Comunicación A 09:00–09:15

Comunicación B 09:00–09:15

09:15

Comunicación C 09:15–09:30

Comunicación D 09:15–09:30

09:30

Pausa · Espacio reservado

10:00

Comunicación E 10:00–10:15

Comunicación F 10:00–10:15

Una agenda, varias salas

El calendario se adapta a la estructura de tu evento.

Organiza los días, las salas y los tramos horarios de tu congreso. Reserva también los espacios necesarios para pausas y otras actividades, para que el programa refleje cómo se desarrollará realmente el evento.

A partir de esa estructura, puedes distribuir las comunicaciones científicas aceptadas o completar la agenda con las actividades que necesites.

Dos formas de preparar el programa. Tú decides.

Puedes apoyarte en la distribución automática para avanzar más rápido o colocar las actividades manualmente cuando prefieras decidir cada horario.

01 Para avanzar más rápido

Distribuye las comunicaciones automáticamente

Si trabajas con AOS Paper, AOS Program puede repartir las comunicaciones científicas que ya han sido aceptadas entre los espacios disponibles. En lugar de empezar colocando cada ponencia a mano, obtienes una primera propuesta de agenda sobre la que seguir trabajando.

Tiene en cuenta los días, horarios y salas configurados.
Considera la disponibilidad indicada por los autores.
Respeta los espacios que hayas fijado para que no se muevan durante la redistribución automática.

02 Para decidir cada detalle

Coloca y ajusta las actividades a tu manera

La programación automática no te quita el control. Puedes incorporar actividades manualmente y mover las comunicaciones dentro de la agenda mediante arrastrar y soltar, con avisos cuando el sistema detecta incompatibilidades.

Añade conferencias, talleres, mesas redondas y pausas.
Cambia actividades de horario o de sala según las necesidades del evento.
Combina la distribución automática con los ajustes manuales.

Control de la programación

Evita solapamientos y protege los horarios importantes

Un cambio en una sala puede afectar al resto del programa. AOS Program te ayuda a detectar incompatibilidades y a mantener las sesiones que no deben cambiar de horario.

Revisión de la agenda

Ejemplo ilustrativo de un solapamiento

Revisar horario

SALA 1

SALA 2

10:00

Ponencia de Ana García 10:00–10:20

Sesión con Ana García 10:00–10:30 Posible solapamiento

10:30

Mesa redonda 10:30–11:00

Comunicaciones 10:30–11:00

Una ayuda para revisar la agenda

Detecta los conflictos antes de dar el programa por cerrado.

Cuando una persona participa en varias sesiones, los horarios deben encajar. AOS Program comprueba determinados conflictos al organizar o modificar la agenda y te ayuda a identificar qué necesitas revisar.

Comprueba las coincidencias de horario

El sistema detecta determinados solapamientos entre presentaciones y compromisos de autores o moderadores, para que puedas revisarlos.

Revisa antes de reorganizar

Si el sistema identifica una incompatibilidad, puede mostrarte un aviso. Algunos conflictos de disponibilidad pueden permitir continuar, así que conviene revisar el aviso antes de confirmar el cambio.

Horarios fijados

Hay sesiones que no deberían moverse. Y puedes indicárselo al sistema.

Marca las sesiones que deban conservar su horario, como una conferencia inaugural o una ponencia principal. Al volver a distribuir automáticamente el programa, AOS Program respeta esos espacios fijados.

Conferencia inaugural Día 1 · 09:00 · Auditorio principal

HORARIO FIJADO

Resto del programa Puede reorganizarse alrededor de las sesiones fijadas

Una agenda para todos

Más fácil para quien organiza. Más útil para quien participa.

El programa no termina cuando se publica. AOS Program también facilita la comunicación con los ponentes y permite que los asistentes preparen su propia agenda del congreso.

01 / PONENTES

Coordina la disponibilidad de los ponentes

Los autores pueden indicar desde su perfil los horarios en los que no están disponibles y añadir comentarios. La secretaría técnica revisa las solicitudes, responde y mantiene informado al ponente sobre su estado.

Las solicitudes de disponibilidad se habilitan mientras el programa está en fase de borrador y la opción está activada.

Comunicación con autores

02 / ASISTENTES

Cada asistente puede preparar su propia agenda

Publica el programa para que los asistentes consulten las sesiones y guarden sus favoritas. Si están registrados, pueden acceder a su selección desde su perfil y consultar los horarios de las actividades.

Las sesiones favoritas se conservan en el perfil y muestran su horario cuando ya están programadas.

Programa personalizado

Resolvemos tus dudas

Preguntas frecuentes sobre AOS Program

Si estás organizando un congreso, estas son algunas de las dudas más habituales sobre la creación, publicación y gestión del programa.

¿Puedo crear un programa con múltiples salas simultáneas?

Sí. Puedes configurar los días, las salas y los horarios de tu evento para organizar distintas sesiones en paralelo. AOS Program también ayuda a detectar determinados conflictos entre ponentes cuando coinciden en varias actividades.

¿Los asistentes pueden crear su propia agenda personalizada?

Sí. Los asistentes pueden consultar el programa publicado y marcar sus sesiones favoritas. Las personas registradas pueden acceder a esa selección desde su perfil y consultar los horarios de las actividades guardadas.

¿Cómo notifico a los ponentes si cambia el horario de una sesión?

AOS Program dispone de plantillas de correo para las comunicaciones del congreso y permite consultar el registro de los mensajes enviados. Así puedes gestionar las comunicaciones con los participantes y ponentes cuando sea necesario informarles de una modificación.

¿Se puede enlazar el programa con plataformas de vídeo o streaming?

Sí, mediante AOS Virtual. Este módulo permite complementar el programa presencial con actividades virtuales. La configuración concreta de los accesos dependerá de cómo se organice cada sesión y de la plataforma utilizada.

¿Necesito AOS Paper para utilizar AOS Program?

No necesariamente. AOS Program necesita AOS Core para funcionar. Si quieres incorporar y distribuir automáticamente las comunicaciones científicas aceptadas, también necesitarás AOS Paper. Si no trabajas con comunicaciones científicas, puedes crear manualmente actividades como conferencias, mesas redondas, talleres y pausas.

¿Puedo combinar la programación automática con los cambios manuales?

Sí. Puedes generar una propuesta de horario a partir de las comunicaciones aceptadas y después ajustar la agenda manualmente. También puedes fijar sesiones importantes para conservar sus horarios cuando vuelvas a organizar el calendario.

¿Puedo incluir actividades que no sean comunicaciones científicas?

Sí. Puedes añadir manualmente conferencias invitadas, talleres, mesas redondas, inauguraciones, clausuras, pausas para café y otras actividades. También puedes configurar actividades que ocupen todas las salas, como una sesión plenaria.

¿Los ponentes pueden indicar cuándo no están disponibles?

Sí. Cuando el programa está en fase de borrador y las solicitudes de disponibilidad están activadas, los autores pueden indicar los horarios que no les vienen bien y añadir comentarios. La secretaría técnica puede revisar cada solicitud y responder.

Tu próximo congreso, mejor organizado

Dedica menos tiempo a cuadrar horarios y más a cuidar cada detalle.

Descubre cómo AOS Program puede ayudarte a organizar las sesiones, coordinar a los ponentes y ofrecer a los asistentes un programa claro y fácil de consultar.

Solicitar una demostración