El problema empieza cuando termina el congreso

Después de varios días de inscripciones, ponencias, comunicaciones y asistencia, llega una tarea que puede consumir muchas horas: preparar los certificados y hacerlos llegar a cada persona.

Además, no todos los asistentes necesitan el mismo documento. Un mismo congreso puede necesitar certificados de asistencia, participación, ponencias, comunicaciones, revisores, invitados o staff.

1. Crea la plantilla del certificado

El primer paso es configurar la plantilla que utilizarás para cada tipo de certificado. Puedes crear tantas variantes como necesite el congreso y adaptar el contenido y el diseño.

El editor permite definir el tipo de certificado, el título, el cuerpo y las variables que se completarán automáticamente con los datos del usuario y del evento. También puedes partir de distintos diseños visuales.

2. El sistema ya sabe a quién corresponde cada certificado

Una vez que una persona se ha registrado en la plataforma, sus datos y su rol dentro del congreso ya forman parte del sistema. Por eso no es necesario preparar manualmente una lista de destinatarios para cada certificado.

3. Genera certificados de forma masiva

Una vez preparada la plantilla, el proceso se realiza desde la opción de generación masiva. Seleccionas el tipo de certificado, su plantilla y la fecha de emisión.

También puedes omitir a usuarios que ya tengan ese tipo de certificado, evitando generar documentos duplicados cuando realizas nuevas tandas.

4. Envía los certificados sin hacerlo uno por uno

Una vez generada la tanda, los certificados pueden enviarse por correo electrónico o quedar disponibles para el usuario en su propio panel.

Así, la secretaría técnica no tiene que preparar y mandar manualmente cada documento. La distribución forma parte del mismo flujo de trabajo.

5. Mantén el control de lo que se ha generado y enviado

AOS Cert mantiene un registro de los certificados emitidos para que la secretaría técnica pueda consultar quién tiene cada documento, qué plantilla se ha utilizado, cuándo se ha generado y cuál es su estado de envío.

De esta forma, el trabajo no termina al generar el certificado: también existe una trazabilidad del proceso.

Un proceso completo de certificación

Gestionar los certificados de un congreso no tiene por qué significar preparar documentos uno a uno. Con los datos de los participantes ya registrados, las plantillas configuradas y la generación masiva, el proceso puede quedar centralizado en una única herramienta.

El resultado es un flujo más ordenado para la secretaría técnica: crear la plantilla, generar por lotes, distribuir los certificados y mantener un registro de lo que se ha realizado.