Visión general
Consulta conjuntamente los ingresos de servicios, las cuotas de socios, los patrocinios y los gastos para entender el conjunto de la actividad.
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AOS Palace · Gestión financiera
Las cuentas del congreso, bajo control.
Controla los ingresos, los gastos y los patrocinios de tu congreso desde un solo lugar. Con AOS Balance puedes reunir la información económica del evento, organizar los pagos pendientes y entender mejor cómo evolucionan las cuentas.
- ↗Una visión global de los ingresos
- ◎Patrocinios mejor organizados
- ✓Gastos y pagos bajo seguimiento
Control económico Más claridad para gestionar. Más criterio para decidir.
```html Balance proyectado Balance real · Caja
Una visión económica más completa
No te quedes solo con lo que entra. Entiende cómo están las cuentas.
Un congreso mueve mucho más que inscripciones. AOS Balance reúne los ingresos, los patrocinios, los gastos y los pagos para que puedas ver la situación económica desde distintas perspectivas.
Una lectura más clara de las cuentas
Panel económicoIngresos, gastos y pagos
Consulta los importes y compara la facturación con los pagos realizados.
Ingresos
Gastos facturados
Pagos realizados
Ingresos Gastos facturados Pagos realizados
Esquema ilustrativo, no representa cifras reales de un congreso. Los datos del panel dependen de los registros de cada organización.
Balance del congreso
Centra la atención en la economía del evento, sin mezclar los ingresos procedentes de las cuotas de socios de la organización.
Cuotas de socios
Revisa los ingresos por cuotas y su evolución anual, incluidas las altas y renovaciones de socios.
¿Cómo quedarían las cuentas?
Resta a los ingresos el total de los gastos facturados. Así puedes estimar el resultado del evento si se abonaran todos los gastos registrados.
¿Qué se ha pagado realmente?
Resta a los ingresos los importes que ya has abonado, incluidos los pagos parciales. Te ayuda a entender la situación de caja en ese momento.
La diferencia importa: una factura puede estar registrada aunque todavía no se haya pagado. Por eso, ver el balance proyectado y el dinero que ya ha salido de caja te ayuda a tomar decisiones con una perspectiva más completa.
```html PASO 01 PASO 02 PASO 03 PASO 04
Patrocinios sin gestiones interminables
Pon tus propuestas de patrocinio al alcance de las empresas.
Define tus modalidades de patrocinio y deja que las empresas consulten las opciones disponibles desde el portal. Tendrás los datos de cada operación organizados y podrás seguir su estado sin depender de una cadena interminable de correos.
Una gestión más ordenada
De la propuesta al pago, con cada paso localizado.
Prepara los niveles de patrocinio con su precio, descripción e imagen. Las empresas podrán elegir la opción que mejor encaje con ellas y facilitar sus datos fiscales durante la solicitud.
- ✓Presenta distintas modalidades de patrocinio en un mismo portal.
- ✓Centraliza los datos de la empresa y el importe acordado.
- ✓Consulta el estado del patrocinio y el pago desde la gestión del congreso.
Colabora con el evento
Encuentra tu modalidad de patrocinio
Consulta las opciones disponibles y elige la que mejor se adapte a tu empresa.
Patrocinio destacado
Una opción de mayor visibilidad para la empresa.
Patrocinio colaborador
Una alternativa para apoyar el encuentro.
Otras colaboraciones
Opciones adaptadas a las condiciones del evento.
Acceso al portal mediante la cuenta de usuario.
Presenta tus opciones
Configura los niveles, sus importes, descripciones e imágenes para que las empresas puedan consultarlos.
La empresa elige
La entidad interesada accede al portal, selecciona una modalidad y completa sus datos fiscales.
Gestiona el pago
Puede utilizar transferencia bancaria o, si tienes AOS Pulse configurado, realizar el pago online.
Factura y seguimiento
Cuando el pago queda confirmado, se genera la factura a través de AOS Palace Core y queda disponible según el estado de la operación.
Importante: el pago online requiere AOS Pulse. Si no lo utilizas, puedes gestionar los patrocinios mediante transferencia bancaria y registrar la confirmación del pago en el sistema.
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Proveedores, gastos y facturas
Cada gasto tiene su proveedor, su factura y su estado.
Salas, catering, tecnología, transporte… Organiza los gastos de tu evento, guarda la documentación de cada proveedor y comprueba qué está pendiente, qué has abonado y cuánto queda por pagar.
Control de gastos
La información importante, en su sitio.
Espacio y alojamiento
Proveedor, contrato adjunto y factura registrada.
Importe registrado Pendiente de pago
Catering y restauración
Importe facturado, impuestos y abonos realizados.
Pago parcial Pago parcial
Servicios audiovisuales
Factura vinculada al proveedor y pago completado.
Pago completado Pagado
Ejemplo visual de seguimiento Importes no representados
Organiza proveedores como:
Espacios y sedes Catering Tecnología y audiovisuales Transporte Imprenta y otrosLos proveedores y estados mostrados son ejemplos ilustrativos, no datos reales de una instalación de AOS Balance.
```html Preguntas frecuentes
Resolvemos tus dudas sobre AOS Balance
Lo importante es que tengas claro qué puedes gestionar y cómo encaja el módulo en el trabajo diario de tu congreso.
¿El panel cruza automáticamente los ingresos de las inscripciones?
AOS Balance se integra con el ecosistema AOS Palace para ayudarte a tener una visión conjunta de los ingresos y los gastos. El balance debe interpretarse según el estado de cada operación: por ejemplo, las inscripciones que siguen en revisión no se incluyen como ingresos.
Así puedes distinguir mejor entre las cantidades registradas y el dinero que realmente se ha cobrado.
¿Puedo adjuntar facturas reales a la ficha de mis proveedores?
Sí. Al registrar un gasto puedes vincularlo a su proveedor e incorporar el PDF de la factura, junto con datos como el importe, el IVA, el número de factura y su fecha.
De esta forma, la información económica y la documentación relacionada quedan centralizadas para que sea más fácil consultar cada gasto.
¿Se puede exportar la información para mi asesoría o contabilidad?
Las necesidades de cada asesoría pueden ser distintas. Si necesitas exportar listados o preparar documentación para el cierre contable, consúltanos qué opciones encajan con tu instalación y con la información que quieres entregar.
¿Necesito tener AOS Palace Core para utilizar AOS Balance?
Sí. AOS Balance funciona como un módulo del ecosistema AOS Palace y requiere AOS Palace Core. La versión de Core debe ser la 2.8.0 o posterior, además de cumplir los requisitos técnicos de la instalación.
¿Es obligatorio tener AOS Pulse para gestionar los patrocinios?
No para todas las funciones. Puedes gestionar los patrocinios con pago por transferencia bancaria. AOS Pulse es necesario si quieres habilitar el pago online desde el portal de patrocinadores.
¿Cómo se generan las facturas de los patrocinadores?
Cuando el pago del patrocinio queda confirmado como pagado, AOS Balance utiliza la integración con AOS Palace Core para generar la factura correspondiente. La confirmación del patrocinio y la confirmación del pago son estados diferentes, por lo que conviene comprobar que el cobro está registrado.
¿Puedo controlar los gastos que todavía no he pagado?
Sí. Puedes registrar el importe del gasto, indicar su estado de pago —pendiente, parcial o pagado— y reflejar cuánto has abonado. Esto ayuda a diferenciar los gastos registrados de los pagos que ya han salido de caja.
¿Puedo separar las cuentas del congreso de las cuotas de socios?
Sí. El dashboard permite consultar una visión general, el balance del congreso sin las cuotas de socios y una vista específica para las cuotas, las nuevas altas y las renovaciones. Así puedes revisar cada área sin mezclar conceptos.
AOS Balance · Control financiero
Ten las cuentas de tu congreso más claras desde el principio.
Organiza patrocinios, proveedores, gastos y pagos en un mismo entorno. Cuéntanos cómo gestionas tus congresos y te ayudaremos a valorar si AOS Balance encaja con tu forma de trabajar.