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AOS Palace · Gestión de alojamiento

El alojamiento de tu congreso, bajo control.

Gestiona hoteles, disponibilidad y reservas de participantes desde un mismo entorno. Con AOS Stay, organizar el alojamiento deja de ser una tarea dispersa entre correos, hojas de cálculo y listas separadas.

Hoteles y habitaciones organizados para tener claros los cupos y las opciones disponibles.
Reservas centralizadas para consultar la información de alojamiento de los participantes.
Información lista para coordinarte con los hoteles, con herramientas para facilitar la gestión logística.

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AOS Stay, módulo de gestión de hoteles y reservas para congresos

Todo el alojamiento, más organizado Integrado en el ecosistema AOS Palace

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Hoteles y cupos de habitaciones

Sabes cuántas habitaciones tienes. Y cuántas te quedan.

Negociar habitaciones con uno o varios hoteles es solo el primer paso. Después hay que controlar los tipos de habitación, los precios y las reservas para no perder de vista la disponibilidad. AOS Stay reúne toda esa información en un mismo lugar.

Organiza tus hoteles

Registra cada establecimiento con su información y descripción, y añade los cupos de habitaciones que has negociado para el congreso.

Define tipos de habitación y precios

Configura habitaciones individuales, dobles, twin u otras opciones, indicando cuántas tienes disponibles y su precio por noche.

Controla la disponibilidad automáticamente

AOS Stay descuenta del cupo las habitaciones con reservas pendientes o confirmadas. Cuando ya no quedan habitaciones de ese tipo, deja de ofrecerlas en el formulario de reserva.

Vista ilustrativa

Control de habitaciones

Hotel de ejemplo · Congreso anual

Cupos configurados 80 habitaciones

Disponibilidad restante 18 habitaciones

Tipos de habitación Disponibles / total

Habitación individual 95 € / noche

8 / 30 disponibles

Habitación doble 125 € / noche

10 / 50 disponibles

Disponibilidad controlada. Las reservas pendientes y confirmadas cuentan para el cupo, ayudando a evitar que se ofrezcan más habitaciones de las disponibles.

Los hoteles, precios y cantidades mostrados no corresponden a datos reales de AOS Stay.

Menos recuentos manuales. Más control sobre cada cupo.

Si trabajas con varios hoteles o diferentes tipos de habitación, tener la disponibilidad centralizada te permite consultar las opciones del congreso y gestionar las solicitudes sin depender de hojas de cálculo que tienes que actualizar a mano.

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La experiencia del participante

Reservar una habitación no debería convertirse en otro trámite.

Con AOS Stay, cada participante puede consultar las opciones disponibles, solicitar su alojamiento y revisar los detalles de su reserva desde su propio perfil.

Mi perfil · Congreso

Mis Reservas

Solicitud de alojamiento

Encuentra tu habitación

Selecciona el hotel, el tipo de habitación y las fechas de tu estancia.

Hotel

Hotel del Congreso

Tipo de habitación

Habitación doble

Llegada

12 oct. 2026

Salida

14 oct. 2026

Precio estimado
2 noches

250 € Importe ilustrativo

Solicitar reserva

Representación visual ilustrativa del proceso de reserva. Los hoteles, fechas y precios mostrados son ficticios.

Desde la solicitud hasta la confirmación, sin perder el hilo.

El participante no necesita escribir a la secretaría para consultar cada detalle. Su perfil reúne la información de alojamiento y el estado de sus reservas.

Elige hotel, habitación y fechas

Consulta las opciones disponibles y selecciona el alojamiento que mejor se adapta a su estancia en el congreso.

Conoce el importe antes de enviar la solicitud

AOS Stay calcula el precio estimado según el tipo de habitación y las fechas seleccionadas, para que el participante sepa cuánto costará su estancia.

Consulta el estado desde su perfil

En la pestaña «Mis Reservas» puede consultar los datos de su alojamiento y saber si la solicitud está pendiente, confirmada o cancelada.

La organización mantiene el control

La secretaría técnica puede revisar las solicitudes y gestionar su estado. Si el alojamiento se cobra mediante AOS Pulse, el pago confirmado permite actualizar automáticamente la reserva.

Importante: si el cobro se gestiona fuera de AOS Pulse, la organización puede confirmar la reserva manualmente desde el panel de AOS Stay.

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Más allá de las reservas

El alojamiento también se coordina antes de llegar.

Cuando se acerca el congreso, el hotel necesita saber quién llega y cuándo. Y el equipo organizador necesita tener a mano los detalles de cada ponente. AOS Stay te ayuda a reunir esa información y prepararla para trabajar con ella.

La lista que necesita el hotel

Genera un rooming list con los datos de las reservas para compartirlo con el alojamiento sin tener que recopilar la información a mano.

✓Nombre y correo de cada participante.
✓Hotel, tipo de habitación y fechas de entrada y salida.
✓Número de noches, precio total y observaciones.
✓Filtra por hotel y estado de la reserva antes de exportar.

Vista ilustrativa del rooming list Exportación CSV

Participante	Habitación	Entrada
María López	Doble	12 oct.
Javier Ruiz	Individual	12 oct.
Laura Martín	Doble	13 oct.

El archivo CSV incluye los datos de las reservas exportadas.

↗

Del panel al hotel. Descarga el CSV y ábrelo en Excel u otra hoja de cálculo para revisarlo y compartirlo.

Los detalles de cada ponente, reunidos

Recoge los datos necesarios para coordinar llegadas, salidas y necesidades especiales, sin depender de correos dispersos o notas por separado.

✓Medio de transporte y datos del viaje.
✓Fechas y horas previstas de llegada y salida.
✓Necesidad de traslado o servicio de recogida.
✓Preferencias alimentarias y necesidades especiales.

Ficha logística · Ejemplo ilustrativo Ponentes

Transporte	Tren
Llegada	12 oct. · 10:30 h
Traslado	Sí, desde la estación
Observaciones	Preferencias alimentarias

La información se centraliza para que el equipo organizador pueda consultarla y gestionarla.

✓

También para coordinar traslados. Consulta los datos desde la administración y exporta la información logística a CSV para compartirla con el proveedor correspondiente.

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AOS Stay · Gestión de alojamiento

Menos tiempo coordinando habitaciones. Más tiempo para tu congreso.

Centraliza hoteles, cupos y reservas, prepara la información para los alojamientos y coordina la logística de tus ponentes desde tu propio entorno de gestión. AOS Stay te ayuda a tener cada detalle bajo control.

Solicitar información Consultar el manual

Preguntas frecuentes

Resolvemos tus dudas sobre AOS Stay.

Cómo funcionan los cupos, las reservas y la coordinación del alojamiento antes y durante tu congreso.

¿Qué pasa cuando se completa el cupo de un hotel?

AOS Stay calcula la disponibilidad a partir de las reservas pendientes y confirmadas. Cuando se alcanza el cupo de un tipo de habitación, esa opción deja de estar disponible para nuevas solicitudes, evitando que se supere el número de habitaciones configurado.

¿Puedo descargar el rooming list para enviárselo al hotel?

Sí. Puedes exportar las reservas a un archivo CSV que se abre con Excel y otras hojas de cálculo. Incluye datos como el participante, el hotel, el tipo de habitación, las fechas de entrada y salida, las noches, el importe y las observaciones.

También puedes filtrar por hotel y por estado de la reserva antes de generar el listado.

¿El participante puede pagar el alojamiento junto con la inscripción?

Si el alojamiento se cobra mediante AOS Pulse, la reserva puede confirmarse automáticamente cuando el pago se completa correctamente. Si el pago se gestiona por otra vía, el administrador debe confirmar la reserva manualmente.

El funcionamiento concreto depende de cómo esté configurado el proceso de cobro de tu congreso.

¿Dónde hacen los participantes sus reservas?

Los participantes registrados pueden consultar las opciones disponibles y solicitar su alojamiento desde su perfil, en el apartado «Mis Reservas». Allí pueden revisar los datos de su reserva y su estado.

¿Qué diferencia hay entre una reserva pendiente y una confirmada?

Una reserva pendiente está registrada, pero todavía no está confirmada. Una reserva confirmada indica que el alojamiento está garantizado según el proceso de gestión establecido por la organización.

Las reservas pendientes también cuentan para el cupo, por lo que la disponibilidad se actualiza sin esperar a que todas las solicitudes estén confirmadas.

¿Puede el participante cancelar su reserva?

El participante puede cancelar sus propias reservas pendientes desde su perfil. Las reservas confirmadas deben ser canceladas por el administrador, que puede gestionar su estado desde el panel de AOS Stay.

¿AOS Stay permite gestionar la logística de los ponentes?

Sí. Permite recoger información sobre el transporte, las horas de llegada y salida, las referencias del viaje, la necesidad de traslados y las preferencias alimentarias o necesidades especiales. El equipo organizador puede consultar estos datos desde la administración y exportarlos a CSV para coordinar los traslados.

La reserva de billetes o la contratación de traslados no se realiza automáticamente desde este módulo.

¿Qué necesito para utilizar AOS Stay?

AOS Stay requiere AOS Palace Core. AOS Program es opcional y permite identificar automáticamente a los ponentes para mostrarles el formulario de logística. Consulta el manual de AOS Stay para revisar los requisitos técnicos y las opciones de configuración.

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